Auf den ersten Blick scheint sich die Auswahl und Einrichtung eines VoIP-Telefonsystems für kleine Unternehmen nicht von dem Prozess bei jedem andere Unternehmen zu unterscheiden.
Insbesondere wenn man überlegt, dass gehostete Telefonservices für alle Kunden gleich aufgebaut sind. Folglich scheint der einzige Unterschied die Anzahl der Nutzer in Proportion zu der Zahl der Angestellten zu sein.
Doch dies trügt. Denn die Anforderungen und Bedürfnisse von kleinen Unternehmen sind doch so unterschiedlich, dass es sinnvoll ist einen passenden Anbieter auszuwählen. Dieser konzentriert sich idealerweise entweder ausschließlich auf kleine und mittlere Organisationen. Oder dessen Kunden kommen hauptsächlich aus diesem Segment, oft auch als KMU abgekürzt.
Warum macht die Größe des Unternehmens für eine Cloud Telefonanlage den Unterschied aus?
Zuerst umfasst der Begriff „kleines Unternehmen“ eine große Bandbreite an Unternehmensgrößen, da er weit definiert ist. Ein kleines Unternehmen kann z.B. entweder eine örtliche Bäckerei mit acht Angestellten sein. Aber genauso wird eine IT-Firma mit 50 Angestellten mit Standorten in drei unterschiedlichen Ländern bezeichnet.
Auch die Art des Geschäfts und die angebotenen Produkte können einen großen Unterschied machen. Eine professionelle Dienstleistungsfirma die Steuerberatung, Buchhaltung oder IT-Services anbietet, hat komplett andere Anforderungen an ihr Telefonsystem im Vergleich zu einem kleinen Einzelhändler der Produkte für Haustiere verkauft.
Einige Angebote konzentrieren sich exklusiv auf kleine Geschäfte oder Einzelunternehmen, wie zum Beispiel Freiberufler oder unabhängige Dienstleister, die meist von zu Hause aus oder in kleinen Büros mit nicht mehr als zwei bis drei Angestellten arbeiten
Natürlich sind Telefonservices für diese Gruppe nicht für „kleine Unternehmen“ passend, die deutlich am oberen Ende der Begriffsdefinition eingeordnet sind oder Firmen, die rapiden Wachstum erleben.
Die gleiche Logik kann man auch in die andere Richtung anwenden. So gibt es nur wenig Anbieter von Cloud-Telefonanlagen die sowohl kleine und mittlere Unternehmen als auch große Unternehmen, gerne auch Enterprise oder Corporates genannt, bedienen und diesen Unterschied auch wirklich in ihrem Angebot abbilden.
Welche Punkte sollte ein kleines Unternehmen bei der Auswahl einer Telefonanlage beachten?
So kann es vorkommen, dass diese Anbieter Funktionen anbieten, die für ein kleines Unternehmen unerheblich sind. Oder sie bündeln so viele Funktionen in das Einstiegspaket, dass dieses sehr teuer wird. Dies bedeutet, dass ein kleines Unternehmen am Ende für ein Angebot mit vorgegebenen Features bezahlt, obwohl es 30-40 % der Features nicht benutzt
Zum Glück gibt es zwischen diesen beiden Extremen der Ausrichtung von Telefonserviceprovidern eine Reihe von Anbietern, die ihr Angebot speziell auf kleine Unternehmen ausrichten. Dies bringt einige Vorteile.
So verliert das kleine Unternehmen, das eine VoIP-Service nutzen möchte, keine Zeit damit ein individuelles Angebotspaket passend zu den eigenen Anforderungen aus dem Angebot gedacht für größere Unternehmen zu erstellen.
Auch erhält die kleine Firma so den Support bei der Umstellung und dem Betrieb der Cloud-Telefonanlage, den sie braucht. Denn der Anbieter hat Erfahrung im Umgang mit kleinen Kunden.
VoIPstudio ist so ein spezialisierter Anbieter für Cloud-Telefonanlagen, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen ausgelegt sind. Dies gilt natürlich für die enthaltenen Features, die Angebotspläne und den Support.
Stellt sich also die Frage, welche Features Sie berücksichtigen sollten.
Features für die Geschäftstelefonie eines kleinen Unternehmens
Eine VoIP-Telefonanlage bietet eine Reihe von Funktionen, die man grob in zwei Kategorien einteilen kann: Funktionen wichtig für den Geschäftsablauf und die Geschäftskommunikation und technische Eigenschaften.
Business-Features der Cloud-Telefonanlage
Wichtige Aspekte in der Kategorie „Business Features“ eines Telefonanbieters, auf die man achten sollte, sind: keine jährliche Vertragsbindung, die Möglichkeit eine Rufnummer zu portieren und die Möglichkeit den Service auch auf dem Mobilgerät mithilfe von nativen, sogenannten Clients oder Software von Drittanbietern nutzen zu können.
Auch bei einem Anbieter, der Rabatte für die Vertragsbindung anbietet, ist es am Anfang deutlich sinnvoller für ein kleines Unternehmen den Telefonanbieter für ein paar Monate auszuprobieren, bevor eine endgültige Entscheidung mit einer langfristigen Bindung fällt.
Dann soll noch ein oft übersehenes und sehr wichtiges Feature genannt werden. Kleine Unternehmen sind viel stärker von der Kundenzufriedenheit abhängig. Und damit von der Möglichkeit eine bei Kunden bekannte Rufnummer mitzunehmen, wenn sie ihren Anbieter wechseln.
VoIPstudio bietet alle diese drei Eigenschaften und viele weitere Vorteile darüber hinaus. Zum Beispiel bietet der Service von VoIPstudio sekundengenaue Abrechnung. Das bedeutet, dass kein Anruf auf die Minute aufgerundet wird wie bei anderen Anbietern. Ein 43-Sekunden-Anruf wird genau mit 43 Sekunden abgerechnet. Und nicht als 1 Minute.
Auch wenn diese Einsparungen von ein paar Cent pro Anruf am Anfang relativ bedeutungslos aussehen, summiert sich diese Zeit im Laufe eines Monats deutlich auf. Solche Sparmöglichkeiten sind besonders für kleine Unternehmen wichtig, die sich nicht leisten können für grundlegende Services zu viel zu bezahlen.
Damit sind für die Auswahl wichtige Punkte genannt. Mehr über die Vorteile eines passenden Telefonsystems für kleine Unternehmen können Sie hier lesen.
Technische Eigenschaften der Cloud-Telefonanlage und des Anbieters
VoIP-Anbieter haben oft eine beeindruckende Liste von technischen Features. Aber es kann sehr zeitaufwändig und schwierig sein, die Features zu identifizieren, die für ihr Geschäft wirklich notwendig sind.
Für viele kleine Organisationen sind dies die Eigenschaften, die ihnen erlauben eine professionelle Außendarstellung zu erreichen und so auf Augenhöhe mit größeren Unternehmen im Wettbewerb zu stehen. Dies können Features wie interaktives automatisches Leitsystem sein, dass Anrufer ohne Zeitverlust mit der richtigen Abteilung im Unternehmen und mit der richtigen Person darin verbindet.
Ihr kleines Unternehmen hat vielleicht auch keine eigene Abteilung für Kundensupport. Denn oft besteht die Supportabteilung in kleinen Unternehmen genau aus zwei Angestellten, die die Telefonanfragen bearbeiten. Aber dies heißt nicht, dass ihre Telefonanlage rudimentär sein muss und Anrufer nur das Besetzt-Zeichen hören.
VoIPstudio bietet Ihnen zum Beispiel die Option von ACD-Warteschlangen, mit deren Hilfe der Kunde direkt zum ersten verfügbaren Angestellten weitergeleitet wird. Dies bedeutet einen professionellen Service auch bei zwei Mitarbeitern. So können Sie sogar eine Zeitinformation bereitstellen. Der Anrufer weiß jederzeit, auf welcher Position in der Warteschlange er/sie sind und wie lange es noch dauert bis sie durchgestellt werden.
Ein weiteres wichtiges Feature ist die Größe des Speicherplatzes, der für die Anrufbeantworternachrichten, Anrufaufnahmen und Mitschnitte oder andere Daten, die bei der Nutzung anfallen, zur Verfügung steht.
Während einige Anbieter hier ein hartes Limit setzen, bei dessen Erreichen alte Aufnahmen gelöscht werden, bietet VoIPstudio unlimitierten Speicherplatz. Folglich muss sich Ihre Firma oder Sie sich nie Gedanken machen, dass ein Anrufer keine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen könnten, weil dieser voll ist. Und Sie sparen Zeit, da Sie nicht unbedingt Aufnahmen löschen müssen was oft eine langwierige Auswahl bedeutet.
Es gibt viele weitere Features, die von VoIP-Anbietern in das Angebot integriert werden. Aber nicht jedes Feature ist das Geld wert. Die goldene Regel ist: Solange die notwendigen Features in dem Basisangebot beinhaltet sind, liegt man auf der richtigen Seite. Denn es ist es immer möglich, später weitere Features hinzuzufügen.
Noch besser ist natürlich, wenn ein Anbieter alle Features allen Kunden in gleichen Maßen ohne Aufpreis zur Verfügung stellt.
Viel Erfolg bei der Auswahl
