Einleitung
Eines der wichtigsten Arbeitsmittel für kleine Unternehmen ist das Telefon. Dank gesunkener Kosten können nun auch kleine Unternehmen ohne große Investitionen eine eigene Telefonanlage betreiben. Mit Hilfe dieses Leitfadens können die sie Beschaffung einer Telefonanlage oder den Wechsel eines Anbieters systematisch vorbereiten und planen.
Inhaltsverzeichnis des Einkaufsleitfaden
Begriffe rund um die Cloud Telefonanlage
Markt – Anbieter von Cloud Telefonanlagen
Kosteneinsparungspotential
Beispielrechnung
Auswahlkriterien für eine Telefonanlage
Anforderung des kleinen Unternehmens
Funktionsumfang
Zeit für die Einrichtung
Zeit/Kosten für die Wartung und Updates
Moderne Funktionen
Softphone
Sprachqualität
Sicherheit
Integration ins Customer Relationship Management System (CRM)
Zusammenfassung
Checklisten
Begriffe rund um die Cloud Telefonanlage
Für eine Cloud Telefonanlage werden unterschiedliche Begriffe benutzt. Einige Anbieter und Nutzer sprechen von VoIP Telefonie oder einer VoIP-Telefonanlage. Auch der Begriff PBX, der für Private Branch Exchange steht, wird gerne benutzt. Gehostete Telefonanlage ist auch ein Synonym.
Dahinter verbirgt sich aber in der Regel immer eine Telefonanlage umgesetzt als Software, die im Rechenzentrum eines Anbieters betrieben wird und Kunden ihre eigene Telefonanlage bereitstellt ohne, dass diese Hardware betrieben müssen.
Markt – Anbieter von Cloud Telefonanlagen
In Deutschland gibt es ca. 63 Anbieter von Cloud-Telefonanlagen. Das macht die Auswahl nicht einfach.
Jeder Anbieter hat dabei ein eigenes Profil.
Viele Anbieter in Deutschland bieten den Service mit Hilfe eines Partners an. D.h. Sie gehen auf die Webseite und werden dann von einem Partner des Anbieters kontaktiert.
Im Gegensatz dazu können Sie bei anderen VoIP-Anbieter die Cloud Telefonanlage direkt auf der Homepage für Sie aktivieren. Zu überlegen ist, dass Anbieter mit Self-Service weniger Kosten haben, und diese Mittel in die Stabilität und Infrastruktur des Telefonservices investieren können.
Kosteneinsparungspotential
Grade kleine Unternehmen müssen versuchen besonders effizient zu sein. Die Umstellung der Telefonanlage auf VoIP oder der Wechsel eines VoIP Anbieters bietet immer noch die Möglichkeit Kosten zu sparen. Die Möglichkeiten Kosten zu sparen liegen in folgenden Elementen der Preisgestaltung. Der Grundgebühr, dem Minutenpreis, Kosten für Rufnummern und der Hardware.
Nicht zu vergessen sind aber auch die Opportunitätskosten ihrer Zeit bei Einrichtung, Pflege, Abrechnung und durch Störungen und Ausfall.
Beispielrechnung
Im Folgenden wird eine Beispielrechnung abgebildet. Diese zeigt die Kostenersparnis bei einem Wechsel von einem VoIP Anbieter zu VoIPstudio.
Die Kosten der Anbieter sind von deren Webseite Anfang November 2019. Irrtum vorbehalten. Die Durchschnittskosten wurden durch eine
Auswahlkriterien für eine Telefonanlage
Nachdem die mögliche Kostenersparnis ist es wichtig die Auswahlkriterien festzulegen. Eine leicht auszufüllende Checkliste für Ihr kleines Unternehmen finden Sie im Anhang.
Folgende Auswahlkriterien sollten berücksichtigt werden:
Anforderung des kleinen Unternehmens
• Anzahl der Nutzer
• Hardwareanforderung
• Höhe der Grundgebühr
• Wie einfach können weitere Nutzer hinzugefügt werden
• Ist der Service monatlich kündbar?
Funktionsumfang
Hier eine Lister der häufigsten und wichtigsten Funktionen einer Telefonanlage.
• Telefon (das ist natürlich klar)
• Kostenlose interne Gespräche
• Vermittlung von Telefonaten
• Anklopfen
• Gespräche parken
• Makeln: Zwischen zwei Telefonaten hin- und herschalten
• Anrufbeantworter mit Benachrichtigung per Email
• Nachtschaltung, Rufumleitung, Weiterleitung von Rufnummern
• Aufschaltung: Teilnehmer hinzufügen
• Konferenzschaltung: mehrere Teilnehmer telefonieren gleichzeitig
• Heranholen: das Telefonat von einem anderen Telefon annehmen
• Automatische Rufverteilung: Nebenstellen zu einer Rufgruppe zusammenfassen für eine bessere interne Vermittlung
• Gespräche aufzeichnen
• Einbindung von Faxgeräten, Computer und sonstigen Telekommunikationsgeräten
• Aufzeichnen von Verbindungsdaten
• Einfache Verwaltung der Nutzer und Abrechnungen
Zeit für die Einrichtung
Neben den harten Zahlen sollten Sie aber auch die Zeit für die Einrichtung berücksichtigen. Insbesondere in kleinen Unternehmen wird dies oft vom Chef am Wochenende gemacht, wenn kein Dienstleister beauftragt wurde. Aus diesem Grund sollte die Einrichtung der Telefonanlage einfach sein und eine gute Dokumentation bereitstehen.
Zeit/Kosten für die Wartung und Updates
Wenn Sie sich für eine physische Telefonanlage entschieden haben, sollten Sie auf jeden Fall Zeit und Geld für die Wartung und Updates einplanen. Immer wieder kommt es zu Veränderungen im Netzwerk, die diesen Aufwand notwendig machen.
Moderne Funktionen
Eine Telefonanlage hat eine Reihe von Funktionen, die als Basisfunktionen angesehen werden. Dies sind das Telefonieren, der integrierte Anrufbeantworter, Anrufweiterleitungen und z.B. Konferenzschaltungen.
Moderne Cloud Telefonanlagen der besten Anbieter können aber inzwischen deutlich mehr. Im Folgenden eine Liste der am weitesten verbreiteten modernen Funktionen:
• Chat
• Teilen von Dateien
Softphone
So gut wie alle Anbieter von Cloud Telefonanlagen bieten ein Softphone an.
Ein Softphone ist eine Software, die ein physisches Telefon abbildet. Sie können damit genauso wie mit Ihrer alten Hardware telefonieren.
Aber Softphone ist nicht gleich Softphone. So kam ein in Test verschiedener Anbieter bei einigen Softphones zu Problemen. Dies können am Computer oder am Netzwerk liegen. Informieren Sie sich also, wie andere Nutzer das Softphone des Cloud-Telefonanlagenanbieters Ihrer Wahl finden.
Es gibt auch Softphones unabhängig von der Telefonanlage. Ein Beispiel ist Zoiper.
Sprachqualität
Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, aber die Sprachqualität der Anrufe spielt bei einer Cloud Telefonanlage eine wichtige Rolle. Hier spielen die Fähigkeiten der Entwickler eines VoIP-Anbieters eine Rolle.
Informationen über die Sprachqualität können Sie am besten in Form von Kundenmeinungen zu dem VoIP-Anbieter in Ihrer engeren Auswahl sammeln.
Sicherheit
Eine verbreitete Sorge, die auch kleine Unternehmen teilen ist die Sicherheit. Die Telefonanlage sollte besonders geschützt sein. Denn Gespräche sind vertraulich.
Grundsätzlich sind diese Sorgen unbegründet. VoIP Anbieter verschlüsseln die Datenpakete. Achten Sie auf den Webseiten des Anbieters Hinweise wie AES-256, TLS-verschlüsselte SIP-Signale und ZRTP zur Datenverschlüsselung.
Integration ins Customer Relationship Management System (CRM)
Ein wichtiger Aspekt auch für kleine Unternehmen ist die Möglichkeit die Telefonanlage direkt in das CRM zu integrieren. Der Vorteil ist, dass die Mitarbeiter Zeit sparen und direkt aus dem CRM anrufen können. Ebenso wird der erfolgte Kontakt sofort in die Kontakthistorie eingetragen. Achten Sie also auf die Integrationsmöglichkeit Ihres Anbieters in die gängigsten CRMs.
Diese Integrationen sollten zum Beispiel
• Salesforce
• Zoom
• und andere häufig genutzte CRMs umfassen.
Zusätzlich sollte eine Browsertool verfügbar sein, dass eine sogenannte Click to Call Funktion ermöglicht. Einige Nutzer kennen das noch von Skype. Bei der Click to Call Lösung wird die Telefonnummer als Link hinterlegt und
Zusammenfassung
Die Auswahl der besten Telefonanlage und des besten Anbieters für Ihr kleines Unternehmen umfasst eine Reihe von Schritten. Dieser Einkaufsführer hat die wichtigsten Punkte, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten, aufgelistet.
Checklisten
Folgende Checklisten stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Diese dienen als Beispiel. Sie können beliebig auf Ihr kleines Unternehmen angepasst und erweitert werden.
Der komplette Einkaufsleitfaden als Download
Beispielkalkulation
Checkliste mit Bewertungsfunktion
Dank für das Foto: Photo by Startup Stock Photos from Pexels
