Was ist ein digital Workplace?
Auf Grund der voranschreitenden Digitalisierung, die inzwischen auch in Deutschland angekommen ist, beschäftigen sich immer mehr Büros oder kleine und mittelständische Unternehmen mit der Frage was dies konkret bedeutet. Einer der Trends der neuen Arbeitswelten der immer wieder als Begriff auftaucht, ist der sogenannte digitale Workspace oder auch digitaler Arbeitsplatz. Nachdem hier unterschiedliche Bezeichnungen und Definitionen für den digitalen Workplace benutzt werden, ist eine Definition erst einmal wichtig.
Auch wenn es abweichende Meinungen gibt, ist ein digitaler Arbeitsplatz dadurch definiert, dass dem Mitarbeiter alle notwendigen Arbeitsutensilien und Programme für die tägliche Arbeit über das Internet bzw. webbasiert zur Verfügung gestellt werden.
Dies bedeutet konkret, dass jeder Mitarbeiter auf jede Anwendung über einen Webbrowser oder ein Mobilgerät zugreifen kann. Der Mitarbeiter kann also alle seien Arbeit betreffende Prozesse über den Browser durchführen.
Dies bedeutet im Umkehrschluss aber auch, dass der Mitarbeiter nicht mehr an eine fest vorgegebene physische Arbeitsumgebung gebunden ist, sondern an jedem Arbeitsplatz, der über Internet mit Zugang zum Firmenintranet und einem Webbrowser verfügt, jederzeit arbeiten kann.
Die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes für kleine und mittelständische Unternehmen
Die Vorteile, die sich insbesondere auch kleine und mittelständische Unternehmen zunutze machen können, liegen damit klar auf der Hand.
Fangen wir zuerst mit den firmeninternen Vorteilen an. Die Anzahl der Arbeitsgeräte, die ein Arbeitgeber dem Mitarbeiter zur Verfügung stellen muss, sinkt damit deutlich. In der Regel reicht wie bereits gesagt ein Desktop-Computer, ein Laptop oder auch ein Tablett oder das Handy aus.
Damit lassen sich eine ganze Reihe von modernen Arbeitsplatzszenarien realisieren. Zum einen ist der sogenannte „Floating Desk“ zu nennen, also ein Konzept in dem Mitarbeiter basierend auf ihren täglichen Arbeitsabläufen und Anforderungen sich einen Schreibtisch, unter den im Büro verfügbaren für einen Tag auswählen. Dieses Konzept ist insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen beliebt, die zum Beispiel eine agile Verkaufsabteilung haben. Dies bedeutet auch, das von allen Mitarbeiter immer nur eine geringe Anzahl gerade aktuell im Büro sind.
Aber auch das Home-Office, das viele Mitarbeiter gerade wegen der sich verändernden Anforderungen an die Vereinbarkeit von Arbeitsleben und Familie inzwischen erwarten, können damit umgesetzt werden. Der Mitarbeiter kann sich zu Hause (natürlich nach Authentifizierung) in das System einloggen und arbeiten, als ob er im Büro wäre.
Auch das sogenannte mobile Arbeiten, also Arbeiten auf Dienstreise oder dank Mobilgerät von unterwegs lässt sich damit viel einfacher ermöglichen.
In der Summe steigt damit die Möglichkeit des Unternehmens auf die vielfältigen Anforderungen individuell einzugehen, die sich entweder aus dem Arbeitsablauf und dem Berufsbild selbst ergeben oder von den Wünschen der Mitarbeiter nach zeitgemäßen modernen Arbeitsformen kommen.
Die Telefonanlage als festes Element des digitalen Arbeitens
Als Beispiel für das Wegfallen von physischen Arbeitsgeräten und den Vorteilen, die sich durch die Softwarisierung von Prozessen im Rahmen des digitalen Arbeitsplatzes ergeben, soll hier die Telefonanlage genannt werden. Eine Telefonanlage musste ursprünglich fest im Büro installiert werden. Dazu kamen die Kable. Am Anfang waren es die analogen Telefonleitungen durch das Büro gezogen werden musste, später ISDN, immer zusätzlich zum Datenkabel. Es bedeutete aber auch, dass jeder Schreibtisch mit einem festen, physischen Telefongerät ausgestattet werden musste.
Bei der Umstellung auf eine VoIP basierte Cloud Telefonanlage, wie sie viele gute VoIP Anbieter heute bieten, fällt diese Notwendigkeit weg.
Vorteile einer digitalen Telefonanlage als Element des Workspaces
Die komplette Telefonanlage wird mit Software realisiert und in die Cloud verlagert. Dies bedeutet für den Firmenchef oder den entsprechenden Leiter für Technik, dass alle Einstellungen der kompletten Telefonanlage – inklusive der Übersicht über die Rechnungen – bequem von einem Dashboard vorgenommen werden können. Dies sogar für alle Anschlüsse für alle Büros weltweit, die ein dynamisches kleines oder mittleres Unternehmen heutzutage in der globalisierten Wirtschaft benötigt.
Gleichzeitig kann der Mitarbeiter sich in den persönlichen Telefon-Account mit eigener Rufnummer und der entsprechenden Kontaktliste von jedem Gerät mit Internetanschluss einloggen. Entweder am Desktop, am Laptop, am Tablett oder auf dem Mobilfunkgerät.
Diese neue Möglichkeit immer und überall einfach für den Job zu telefonieren, für Anrufe erreichbar zu sein oder auch eine der neuen Unified Communications Funktionen wie den Chat mit Kollegen zu benutzen entspricht genau der Philosophie des digitalen Arbeitsplatzes und wird mit einer Cloud Telefonanlage Realität.
Mitarbeiter und die digitale Telefonanlage
Viele Mitarbeiter empfinden das als sehr angenehm und vorteilhaft, wenn die erste Umstellungsphase vorbei ist.
Ein Beispiel: Jeder kennt die Situation, dass man eigentlich zum nächsten Meeting müsste oder etwas anderes zu erledigen hat, während man noch dringend auf einen Rückruf eines wichtigen Kunden oder Projektpartners wartet. Dank der virtuellen Telefonanlage als Teil des digitalen Arbeitsplatzes kann jetzt der Telefonanruf einfach mitgenommen werden. Weitere moderne Funktion wie interne Chats zur Teamkommunikation machen ganz neue Szenarien möglich. Auch ist das Wallbord für den Kundensupport zu nennen.
Natürlich ist die Umsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes nicht auf eine so grundsätzlichen Funktion wie die Telefonanlage und im Telefongerät beendet oder beschränkt.
Genauso ist die Zeiterfassung, das CRM oder auch das ERP-System Teil eines digitalen Arbeitsplatzes. Genauso wie die Dockingstations oder Bildschirme, die immer noch zur Grundausstattung gehören.
Viele kleinere und mittlere Unternehmen vergessen aber, dass die ersten Schritte zur Umsetzung einer konsequenten Digitalisierungsstrategie mit so einfachen Basisfunktionen wie der Business-Telefonie beginnt.
Zumal diese oft mehr Bequemlichkeit und sogar Kostenersparnis bedeutet. Dank Softfone benötigen Sie keine Telefongeräte mehr. Dank der Cloudlösung müssen Sie keine physische Telefonanlage mehr installieren.
Außerdem sollte die Produktivität der Mitarbeiter stiegen, da weniger Papier benötigt wird, alle Informationen sehr schnell per Computer verfügbar sind und digitale Prozesse (richtige Umsetzung vorausgesetzt) weniger Fehler bedeuten.
Der digitale Arbeitsplatz oder digitale Workspace ist also ein interessantes Konzept, dass sich immer mehr durchsetzen wird.
