VoIP hat in der Geschäftswelt schnell an Bedeutung gewonnen. Die meisten Unternehmen haben bereits auf VoIP umgestellt oder planen dies in naher Zukunft. Tatsächlich haben nicht wenige neue Unternehmen, die in den letzten fünf Jahren gegründet wurden, möglicherweise das Festnetz überhaupt nicht genutzt!
Der Einstieg in VoIP ist einfacher als je zuvor, kann aber dennoch herausfordernd für Unternehmer, Freiberufler oder Gründer sein, der keinerlei Kenntnisse über die Technologie hat.
In diesem Tutorial werden die Grundlagen von VoIP – unter Verzicht jeglicher Fachsprache – erläutert, sodass jeder die geschäftlichen VoIP-Bereitstellungen verstehen kann.
Um zu verstehen, was VoIP ist, müssen Sie wissen, wie das herkömmliche Telefonsystem (POTS) funktioniert.
Der Unterschied zwischen PSTN und VoIP
Das öffentliche Telefonnetz arbeitet mit Vermittlungstechnologie, sogenannten Switches, um die Festnetze der Welt miteinander zu verbinden. Obwohl die ursprünglichen Switches analog waren, ist heute der größte Teil des Netzwerks digital.
Trotzdem ist es immer noch ineffizient, da ein Unternehmen zwei unterschiedliche Netze benötigt – das öffentliche Telefonnetz für Telefonanrufe und drahtgebundene / drahtlose Netze für Daten. VoIP ermöglicht es Unternehmen, egal ob klein, mittel oder groß, Sprachanrufe mit dem Datennetz zu kombinieren. Diese Technologie leitet normale Telefonanrufe über das Internet anstelle des öffentlichen Telefonnetzes weiter.
Warum kostet VoIP weniger?
Die meisten Unternehmen kennen die Tatsache, dass neue Technologien unerschwinglich teuer sind. Deswegen sind viele kleine und mittlere Unternehmen überrascht, dass VoIP tatsächlich billiger ist als normale Telefongespräche. Der Grund dafür ist, dass VoIP-Anbieter keine separate Infrastruktur unterhalten müssen, die ausschließlich der Sprachkommunikation vorbehalten ist.
Mit VoIP sind Anrufe zwischen Kollegen unabhängig vom Standort praktisch kostenlos. Dies ist möglich, da der Anruf keinen Teil des PSTN-Netzwerks berührt, während er von der Quelle zum Ziel geleitet wird.
Dasselbe gilt nicht für Auslandsgespräche, aber die Gebühren sind erheblich niedriger, da nur ein kleiner Teil des Anrufs über das öffentliche Telefonnetz geleitet wird.
Ein weiterer Grund ist, dass VoIP effizienter ist. Wenn ein Anruf über das öffentliche Telefonnetz getätigt wird, muss die Verbindung zwischen den beiden Anrufern für die Dauer des Anrufs offenbleiben, und niemand anderes kann sie verwenden (auch wenn sie auf gegenüberliegenden Seiten der Welt sitzen).
Natürlich ist es sehr ineffizient und kostet mehr für den Endverbraucher. Die Technologie hinter VoIP stellt sicher, dass einzelne Pakete eine beliebige Route zu ihrem Ziel nehmen können. Es ist nicht erforderlich, für jeden Anruf eine separate Verbindung einzurichten.
Was ist gehostetes VoIP?
Jeder Unternehmer oder Einkäufer von Telefonleistungen, der sich mit VoIP beschäftigt, wird mit Begriffen wie gehostetes VoIP, VoIP in der Cloud usw. konfrontiert sein. Eine Vielfalt von Begriffen rund um die Telefonanlage, was auf den ersten Blick verwirrend erscheinen kann. Aber Hosted VoIP ist eigentlich ein ziemlich einfaches Konzept.
Bei herkömmlichen On-Premise-Telefonsystemen musste das Unternehmen die gesamte Hardware für die Sprachkommunikation selbst installieren, vor Ort haben und warten. Bei einem gehosteten Modell wird all diese Arbeit vom VoIP-Dienstanbieter erledigt. Sie kaufen, installieren und warten die Geräte, die für die Bereitstellung des Telefondienstes für mehrere Kunden erforderlich sind.
VoIP-Dienste werden im Wesentlichen über die Cloud bereitgestellt oder vom Anbieter „gehostet“. Dieser englische Begriff hat auch im Deutschen Einzug gefunden. Gehostetes VoIP ist die bevorzugte Wahl für kleine und mittlere Unternehmen, die die mühsame Wartung ihrer eigenen Systeme vermeiden möchten. Auch wird so keine Investition notwendig. Außerdem werden Unsicherheiten in den Abrechnungszyklen beseitigt, da jeden Monat oder jedes Jahr derselbe Betrag gezahlt werden muss.
Hardwareanforderungen für VoIP im Unternehmen (KMU)
In der Regel verfügen Unternehmen über einen Telefon- oder Computerraum, in dem die Telefonanlage untergebracht ist. Bei gehostetem VoIP ist dies nicht mehr der Fall. Trotzdem ist immer noch Hardware erforderlich, um Anrufe zu tätigen, wie zum Beispiel:
IP-Telefone – Tischtelefone, die VoIP-Anrufe tätigen können
ATA – Analoge Telefonadapter, mit denen normale Festnetzanschlüsse VoIP-Anrufe tätigen können
Headset und Mikrofon – VoIP-Anrufe können von einem Computer aus getätigt werden
Mobile Geräte – So tätigen Sie VoIP-Anrufe von unterwegs
Viele Unternehmen verwenden eine Kombination aller drei Gerätetypen, aber dedizierte IP-Telefone bieten die beste Erfahrung und Klangqualität.
Darüber hinaus sollte das Unternehmen über ausreichende Bandbreite und Hochgeschwindigkeits-Datennetze verfügen. Möglicherweise müssen Sie das interne Netzwerk aktualisieren, indem Sie die Router ändern, schnellere Verbindungen vom Internetdienstanbieter abonnieren usw.
Einschränkungen von VoIP
Wie bei jeder Technologie weist auch VoIP einige Einschränkungen auf. Obwohl diese leicht zu umgehen sind, ist es am besten, sich ihrer bewusst zu sein, damit Ihr Unternehmen vorbereitet ist. Die erste Einschränkung ist, dass VoIP-Telefone im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonen Strom benötigen.
Sie können nicht Strom durch die Telefonleitung abrufen, was bedeutet, dass ein Notfall die Telefone ausfallen. Dies ist jedoch kein großes Hindernis, da die meisten Unternehmen die Telefone einfach zu ihrem vorhandenen Notstromversorgungssystemen hinzufügen.
Ein wichtiger Vorteil von VoIP ist die Integration in viele moderne Softwareanwendungen, aber auch die Inkompatibilität mit bestimmten analogen Systemen wie Fax-, Sicherheits- und Alarmsystemen um einige Beispiele zu nennen.
Wenn Ihr Unternehmen auf Geräte angewiesen ist, die nicht mit VoIP funktionieren, müssen Sie möglicherweise Alternativen implementieren. Beispielsweise bieten viele VoIP-Anbieter Gateways für das IP-Faxen an.
In den Anfängen von VoIP konnten Dienstanbieter keine Notruf-Nummern anbieten, da sie den Standort der Benutzers (VoIP kann von überall verwendet werden) nicht kannten. Gegenwärtig bieten die meisten Anbieter jedoch E911-Dienste an, bei denen die Notwahl aktiviert werden kann, sobald der Benutzer einen Standort angibt.
Nummernportierung zu VoIP
Unternehmen, die schon lange am Markt aktiv sind, sind sehr wahrscheinlich eng mit ihren Telefonnummern verbunden. Wenn Sie Nummern ändern, kann es ein mühsamer Prozess sein, Kunden, Partner, Lieferanten und alle anderen über die neue Nummer zu informieren. Ganz zu schweigen von der Schwierigkeit auch in 2019 Verzeichnisse upzudaten in denen die Nummer eingetragen ist.
Glücklicherweise können Telefonnummern auf praktisch jeden VoIP-Dienst portiert werden, sofern der Anbieter die Vorwahl, die ihr kleines oder mittleres Unternehmen nutzt, anbietet. Der Nummernportierungsprozess ist relativ unkompliziert und sollte nicht länger als ein paar Wochen dauern.
Dies bedeutet, dass Unternehmen auf VoIP umsteigen und weiterhin ihre alten Nummern verwenden können, oder für bestimmte Zwecke, wie zum Beispiel das Einrichten eines Kontaktcenters für den Kundendienst neue hinzufügen.
VoIP-Qualität und Zuverlässigkeit
Die Klangqualität ist eine ziemlich große Sorge für Unternehmen, die es sich nicht leisten können, dass Anrufe abbrechen, fehlende Wörter oder die geringste Verzögerung zwischen Sätzen die Kommunikation erschweren.
Obwohl Early Adopters unter einigen Problemen litten, ist die Technologie inzwischen ausgereift genug, dass die meisten Benutzer den Unterschied zwischen traditionellem Festnetz und VoIP nicht erkennen können.
Solange das Datennetz für VoIP-Verkehr ordnungsgemäß konfiguriert ist, ist die Qualität mindestens so hoch sein wie bei herkömmlichen Anrufen. Tatsächlich bieten einige Anbieter als Teil bestimmter Pakete sogar Sprachdienste in HD-Qualität an.
VoIP-Zuverlässigkeit folgt dem Muster. Die frühesten Implementierungen hatten einige Probleme, vor allem, weil die Technologie nicht von allen verstanden wurde.
In den letzten zehn Jahren haben Unternehmen und Fachleute viel Erfahrung gesammelt, was für mehr Zuverlässigkeit sorgt.
Durch die gleichzeitigen Innovationen im Geschäftsmodell und in der Codetechnologie müssen sich Unternehmen nicht mehr um die Zuverlässigkeit von VoIP sorgen. Genau wie bei Systemen der alten Schule wird der Anruf ohne Probleme weitergeleitet.
VoIP bietet nicht nur fortschrittliche Funktionen zu einem viel günstigeren Preis als herkömmliche Telefondienste, sondern ist auch einfach einzurichten und zu verwenden. Die Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsabläufe nicht ändern und die Produktivitätssteigerungen sind sofort sichtbar.
Darüber hinaus wird VoIP die Zukunft der Sprachkommunikation sein. So nutzen viele kleine, mittlere oder große Unternehmen VoIP als Grundlage für die weitere Konsolidierung von Unternehmenssystemen.
