8 Tipps zur Auswahl des besten Telefonsystems für kleine Unternehmen

Unternehmen haben heute eine Vielzahl von Optionen, wenn es um Geschäftstelefonsysteme geht. Alleine in Deutschland sind ca. 65 Anbieter aktiv. Jedes System scheint die besten VoIP-Telefonfunktionen zu haben. Wie erstellen Sie eine Auswahlliste aus den Hunderten von Alternativen, um den besten VoIP-Anbieter für Ihr Unternehmen heraus zu finden? Der Prozess kann für jedes Unternehmen zeitaufwändig und herausfordernd sein.

Fast jedes Unternehmen scheint eine VoIP-Lösung für kleine Unternehmen zu verwenden. Aber ist es die richtige Wahl für Sie? Lassen Sie uns einen kurzen Blick auf die verschiedenen Arten von Geschäftstelefonsystemen werfen, die für Unternehmen verfügbar sind.

Was sind Ihre Möglichkeiten?
Im Jahr 2019 haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können zwischen analogen Festnetzen, virtuellen Telefondiensten, VoIP-On-Premise-Systemen und Cloud-gehosteten VoIP-Diensten wählen.

PSTN und Festnetz

Die erste Option ist, mit einer Technologie zu arbeiten, die bekannt ist – dem analogen Festnetz. Unternehmen nutzen diese Telefonsysteme seit Jahrzehnten. Es ist eine bewährte Alternative. Sie erhalten eine hohe Anrufqualität und sie sind sehr zuverlässig.
Nutzer schließen das Telefon einfach an eine Steckdose an und beginnen mit dem Telefonieren. Unternehmen haben komplexere Anforderungen. Sie benötigen eine so genannte Nebenstellenanlage (Private Branch Exchange, PBX), die Anrufe dorthin weiterleitet, wo sie hingelangen sollen. Sie müssen eine Menge Ausrüstung kaufen und warten. Diese PBX-Systeme befinden sich normalerweise irgendwo in einem Serverraum oder einem eigene Serverschrank in dem kleinen oder mittleren Unternehmen.

Trotz ihrer Vorteile sind sie für unsere moderne, digitale Welt ungeeignet. Sie sind nicht flexibel und funktionieren nicht gut mit anderen Unternehmenssystemen. Abgesehen davon haben viele Telefonanbieter Stichtage für die Umstellung des gesamten öffentlichen Telefonnetzes angekündigt. So stellt die Telekom im Moment von ISDN auf All-IP um. Nach diesem Datum können Sie kein analoges Festnetz mehr nutzen, auch wenn Sie dies wollten.

Virtueller Telefondienst

Diese unterscheiden sich von herkömmlichen Telefonsystemen. Es handelt sich einfach um einen weiterentwickelten Anrufweiterleitungsdienst, der sich ideal für Unternehmer und Freiberufler eignet. Wenn jemand Ihre Geschäftsleitung anruft, ruft er keine dedizierte Nummer an. Sie werden an eine von Ihnen angegebene Nummer weitergeleitet, unabhängig davon, wo Sie sich befinden.

Leider funktionieren die Systeme höchstens für zwei Personen. Es ist eher ein Add-On für vorhandene Telefonsysteme als eine eigenständige Option. Es ist kostengünstig, aber auch ein Freiberufler oder ein kleines Unternehmen, das erfolgreich ist, wird bald andere Anforderungen über die begrenzten Möglichkeiten hinaus haben.

VoIP-On-Premise-Lösungen

VoIP ist die Kommunikationstechnologie der Zukunft. Anstatt sich auf Kupferleitungen zu verlassen, werden Sprachsignale als Datenpakete im Internet übertragen. On-Premise-VoIP-Lösungen ähneln altmodischen PBX-Systemen. Sie müssen dafür immer noch Geräte kaufen und selbst warten. Dies Hardware nutzt jedoch VoIP-Technologie, die diese Technologie für Unternehmen im 21. Jahrhundert flexibler, zuverlässiger und geeigneter macht.

Cloud VoIP-Dienste

Diese Systeme verwenden auch VoIP, aber alle Telefonfunktionen und -dienste werden über die Cloud bereitgestellt. Dies bedeutet, dass Sie keine Hardware kaufen, Fehler beheben und warten müssen. Der Dienstleister kümmert sich um alles. Von Software-Updates bis hin zu neuen Funktionen – Sie als Chef z.B. eines kleinen Unternehmens müssen nichts tun.

Diese Telefonsysteme sind besonders für kleine Unternehmen und Freiberufler geeignet. Sie erfordern keine großen Investitionen oder internes Fachwissen. Sie können eine innerhalb weniger Stunden einrichten und problemlos verwenden.

Sie haben sich also für Cloud-VoIP-Lösungen entschieden. Aber welcher Service ist der beste für Sie? Hier sind ein paar Dinge, auf die Sie achten sollten, bevor Sie sich anmelden.

1. Funktionen der Cloud Telefonanlage planen

Das erste, was Sie sich ansehen müssen, sind die Funktionen, die in jedem Plan enthalten sind. Verfügt der besten VoIP-Anbieter für Sie über alle notwendigen Funktionen, die Sie unbedingt benötigen? Verfügt die Cloud-Telefonanlage über zusätzliche Funktionen, die für Ihr Unternehmen nützlich sein könnten? Sie sollten sich auch beim Anbieter über zusätzliche Gebühren für bestimmte Tools erkundigen. Einige Funktionen sind möglicherweise nicht in dem Grundplan enthalten, den Sie sich ansehen und planen zu nutzne.

Fragen Sie den Hersteller nach Wartungsfenstern, Aktualisierungsplänen und der Roadmap für neue Funktionen. Sehen Sie sich die älteren Versionen des Dienstes an und prüfen Sie, ob der Anbieter die versprochenen Zeitpläne für Updates und neue Features der Telefonanlage einhält.

2. Gesamtbetriebskosten

Es besteht kein Zweifel, dass Cloud-Telefonlösungen für kleine Unternehmen kostengünstig sind. Der angegebene Preis scheint zwar günstig zu sein, Sie sollten sich jedoch die Gesamtbetriebskosten (TCO) ansehen.

Wie sehen Ihre Ausgaben für das erste Jahr der Nutzung der Cloud Telefonanlage aus? Betrachten Sie die Geräte und Telefone, die Sie kaufen müssen. Berücksichtigen Sie bei Bedarf die Kosten für die Aktualisierung Ihres Datennetzwerks. Einige Ihrer Mitarbeiter benötigen möglicherweise zusätzliche Schulungen für das neue System. Diese an sich geringen, teilweise einmaligen Kosten machen einen erheblichen Teil des Projektbudgets aus.

Sie sollten sich auch den Return on Investment (ROI) ansehen. Sie möchten einen positiven ROI für Ihre Anfangsinvestition. Das heißt, Sie sollten Einsparungen ab dem ersten Monat des Eigentums sehen. Je geringer die Anfangsinvestition ist, desto höher sind die Chancen auf einen positiven ROI.
Ein Beispiel für einen Einkaufsleitfanden für die Telefonanlage für kleine Unternehmen inklusive Beispielrechnungen finden Sie hier.

3. Bestehende Infrastruktur

Sie sollten sich auch überlegen, ob das Geschäftstelefonsystem, das Sie sich ansehen, mit Ihrer vorhandenen Infrastruktur kompatibel ist. Haben Sie ältere Geräte, die ausgetauscht oder aufgerüstet werden müssen? Möglicherweise müssen Sie eine zweite Internetverbindung für VoIP einrichten. Das Durchführen dieser Änderungen erfordert Zeit und finanzielle Ressourcen.

Wenn Sie keine internen Experten haben, müssen Sie möglicherweise jemanden einstellen, der Ihr vorhandenes Netzwerk bewertet. Einige Anbieter bieten diesen Service intern gegen eine geringe Gebühr an oder bieten ihn sogar kostenlos an. Nehmen Sie sich genügend Zeit und budgetieren Sie einige Ressourcen für die Bewertung (und Aktualisierung) Ihres aktuellen Setups.

4. Aktuelle und zukünftige Bedürfnisse an die Cloud Telefonanalge

Sie sollten prüfen, ob die Telefonlösung Ihren aktuellen Anforderungen sowie dem zukünftigen Wachstum entspricht. Ihr Geschäft mag jetzt klein sein, aber Sie wissen nie, was in Zukunft passieren wird. Sie planen in den nächsten Jahren ein spektakuläres Wachstum und eine beträchtliche Expansion zu verzeichnen? Alternativ kann Ihr Geschäft ohne größere Änderungen für das nächste Jahrzehnt auf Stabilität ausgelegt sein.

Ihr Telefonsystem sollte für beide Szenarien geeignet sein. Mit Cloud-VoIP können Sie Leitungen ganz einfach nach Ihren Anforderungen hinzufügen und entfernen. Sie bezahlen nur das, was Sie brauchen. So können Sie zum Beispiel neuen Mitarbeitern innerhalb von Minuten Nummern zuweisen oder wenn notwendig auch wieder entfernen.

Fragen Sie den Anbieter jedoch, ob Änderungen kostenlos sind, eine Zahlung erforderlich ist und wie schnell sie implementiert werden. Nicht jeder Telefondienst funktioniert gleich!

5. Unterstützung für mobile Geräte

Einige Umfragen haben ergeben, dass ungefähr 43% der amerikanischen Benutzer irgendwann remote arbeiten. Ihr Telefonsystem muss Telearbeiter und Remote-Mitarbeiter unterstützen. Das bedeutet Unterstützung für mobile Geräte aller Art. Ihre Mitarbeiter verwenden möglicherweise Smartphones, Tablets und Laptops, um unterwegs zu arbeiten. Das Telefonsystem sollte entweder:

In Zukunft wird der mobile Support für kleine Unternehmen noch wichtiger. Stellen Sie also sicher, dass das ausgewählte System über die entsprechenden Funktionen verfügt. Mobiler Support stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter immer verbunden sind, egal wo sie sind.

6. Benutzerfreundlichkeit

Ein wesentlicher Grund für die Beliebtheit von Cloud-VoIP ist die Benutzerfreundlichkeit. Viele Systeme benötigen überhaupt keine Schulung. Ihre Mitarbeiter können vom ersten Tag an produktiv mit der VoIP-Telefonanlage arbeiten. Jedes System ist jedoch anders.

Bewerten Sie die Systeme, die Sie in Betracht ziehen, anhand der Benutzerfreundlichkeit für Ihre Mitarbeiter. So finden Sie den besten VoIP-Anbieter für Ihr kleines Unternehmen. Orientieren Sie sich nicht einfach am Marketing- oder Werbematerialien. Das am einfachsten zu verwendenden System passt möglicherweise nicht optimal zu Ihrem Unternehmen.
Denken Sie auch daran, dass Sie verschiedene Systeme für einen kurzen Zeitraum (in einigen Fällen bis zu 30 Tagen) testen können. Einige Anbieter benötigen nicht einmal eine hinterlegte Kreditkarte. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Benutzer das System unter realen Bedingungen testen.

7. Unterstützung für alte Funktionen

Viele Unternehmen nutzen ihr Telefonsystem nicht nur für die Kommunikation. Beispielsweise können Festnetze an Sicherheits- oder Türalarmsysteme angeschlossen werden. Andere Unternehmen benötigen auch im Jahr 2019 Faxfunktionen. Wenn Sie solche Anforderungen haben, stellen Sie sicher, dass das System die von Ihnen benötigten Funktionen unterstützt.

Die meisten bekannten VoIP-Telefondienste in der Cloud unterstützen digitales Faxen. Das heißt, Sie müssen auf Ihr Faxgerät nicht verzichten! Faxe werden einfach als E-Mails an Ihren Posteingang gesendet. Mitarbeiter können auf die gleiche Weise auch Faxe senden. Sie müssen nicht jedes Fax ausdrucken, sondern nur die wichtigen.

8. Vendor Expertise und Support

Abgesehen von diesen wichtigen Aspekten gibt es noch einige andere Dinge, die Sie beachten sollten. Sehen Sie sich beispielsweise die Erfolgsgeschichte und das Fachwissen des Anbieters genau an. Haben sie eine gute Geschichte in der Unterstützung kleiner Unternehmen? Wenn Sie in einer regulierten Branche tätig sind, erfüllt das System die rechtlichen Anforderungen?

Eine andere Sache, die Unternehmen oft übersehen, ist die Kundenbetreuung. Der Cloud-VoIP-Dienstanbieter sollte Ihr Geschäftspartner sein und nicht nur ein anderer Anbieter. Wann können Sie nach einem Systemausfall Hilfe erwarten? Wenn der Telefondienst beendet wird, wie schnell erhalten Sie ihn zurück? Dies sind alles wichtige Fragen, die Sie stellen und vom Anbieter beantworten müssen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Das Upgrade auf VoIP-Geschäftstelefonsysteme kann jedoch das Beste sein, was Sie heute für Ihr Unternehmen tun können. Sie werden sofort Einsparungen in Ihren monatlichen Rechnungen sehen. Diese Telefonsysteme wirken sich auch positiv auf die Produktivität und Zusammenarbeit der Mitarbeiter aus. Rufen Sie einen Dienstleister an und starten Sie den Vorgang noch heute!

Danke für das Foto – Marc Mueller from Pexels