7 Business VoIP-Telefonfunktionen, die Ihnen den Arbeitstag erleichtern

Gepostet am: 2020-07-31 | Kategorien: VoIP für Unternehmen

Wie jeder Geschäftsinhaber zugeben wird, spielt eine Telefonanlage im Unternehmen eine wesentliche Rolle für den Erfolg. Effektive Kommunikation kann für jedes Unternehmen den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg bedeuten. Die Büro-Telefonanlage wird jedoch oft als Erfolgsfaktor übersehen, bis diese Probleme aufweist. Welche Telefonanlage ist für Ihr Unternehmen geeignet? Was genau kann eine professionelle Lösung im Bereich Telefonie tun, um Ihr Unternehmen produktiver und erfolgreicher zu machen?

Zunächst ist zu beachten, dass eine Telefonanlage mehr als nur ein Mittel zum Telefonieren ist. Telefongespräche sind zwar die Hauptfunktion einer modernen VoIP-Telefonanlage, diese kann aber noch viel mehr.

Administrative Funktionen wie gebührenfreie Nummern und Anrufaufzeichnung erleichtern die Verwaltung des Systems. Anruffunktionen wie Ringstrategie, Warteschlangen und Anrufweiterleitung ermöglichen Ihnen die Verwaltung hoher Anrufvolumen. Funktionen wie Anklopfen, Multi-Device-Ring und visuelle Voicemail helfen Ihren Mitarbeitern, produktiver zu arbeiten. Eine Business-Telefonie kann Ihren Teams auch dabei helfen, mit Tools wie Bildschirmfreigabe, virtuellen Konferenzen und Anwesenheitsinformationen besser zusammenzuarbeiten.

Wenn Sie mit einem modernen Business-Telefonie nicht vertraut sind, können sich einige dieser Funktionen komplex oder sogar teuer in der Implementierung anhören. In Wahrheit ist es schnell und einfach, die Telefonanlage nach Ihrem Belieben zu konfigurieren. Und eine VoIP-Business-Telefonanlage muss nicht teuer sein. In der Tat ist es häufig der Fall, dass eine VoIP-Telefonie Ihnen einiges an monatlichen Telefonrechnungen ersparen kann.

Schauen wir uns also genauer an, wie einige dieser Funktionen Ihren Arbeitstag erleichtern können.

1 – Nummernportierung

Eine der häufigsten Sorgen von Geschäftsinhabern bei der Umstellung auf ein neues Telefonsystem sind die Telefonnummern. Was passiert mit all Ihren Geschäftsnummern? Verlieren Sie den Zugang zu ihnen? Müssen Sie eine Nummer aufgeben, die alle Ihre Kunden seit Jahren verwenden?

Der Wechsel von Rufnummern kann sehr nachteilig für ein Unternehmen sein. Denken Sie an all die Stellen, an denen Sie Ihre Telefonnummern verwenden – Marketingmaterial, Briefköpfe, Beschilderungen, Anzeigen, online usw. Sie müssten die Informationen überall dort ändern, wo sie erscheinen, ganz zu schweigen von Dingen wie internen Durchwahlen, Memos und E-Mails.

Das aber können Sie vermeiden, wenn Sie zu VoIPstudio oder, in den meisten Fällen, zu anderen VoIP-basierten Telefonsystemen wechseln. Hier können Sie alle Ihre alten Nummern ohne zusätzliche Kosten portieren. Es kann einige Tage dauern, bis der Portierungsprozess abgeschlossen ist, aber die meisten Anbieter können Ihnen dabei helfen. Solange Sie die relevanten Details haben und Ihr neuer Anbieter Nummern zur Verfügung hat, sind Sie startklar. Alles läuft, wie gewohnt und wird bemerken, dass Sie zu einem neuen Anbieter gewechselt sind oder überhaupt etwas geändert haben.

2 – Automatische Bereitstellung

Wie Sie jetzt wissen, können Sie sich einfach darauf verlassen, dass Sie Ihre alten Nummern behalten können. Die nächste große Sorge ist nun normalerweise die Installation. Ein kleines Unternehmen mit ein paar Telefonen ist noch recht einfach einzurichten. Aber was ist, wenn Sie 30 – 40 Telefone einrichten müssen? Selbst wenn jedes Telefon nur 30 Minuten benötigt, bedeutet dies, dass es einige Tage dauert, um alle Telefone zu installieren. Hier kommt die automatische Bereitstellung ins Spiel.

Dies ist eine sehr wichtige Funktion, die Unternehmen dabei hilft, VoIP sofort zu nutzen, ohne stunden- oder tagelang warten zu müssen. Es ist das VoIP-Äquivalent zur Plug-and-Play-Funktionalität. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Telefone anzuschließen und von einem zentralen Ort aus gleichzeitig bereitzustellen. Sie müssen sich nicht mit den individuellen Einstellungen jedes einzelnen Telefons herumschlagen. Einmal betriebsbereit, können Benutzer ihre Einstellungen ganz einfach gemäß ihren Anforderungen festlegen.

3 – Mehrpunktregistrierung

Auto-Provisioning ist ein großartiges Tool für Tischtelefone, aber was ist mit Computern, Mobiltelefonen und Tablets? Nur wenige Unternehmen können ohne diese wesentlichen Mobilitätsgeräte funktionieren. Einige Mitarbeiter bevorzugen möglicherweise ein Tischtelefon, da sie immer im Büro sind. Andere – insbesondere Verkäufer – nutzen ihre mobilen Geräte möglicherweise gern, wenn sie zur Arbeit unterwegs sind. Wie gehen Sie mit der Einrichtung und Verwendung anderer Geräte im gesamten Unternehmen um?

VoIPstudio unterstützt die Mehrpunktregistrierung, wodurch die Verwaltung mehrerer Geräte unter demselben Konto / derselben Telefonnummer vereinfacht wird. Benutzer können Anrufe von mehreren Geräten gleichzeitig tätigen und empfangen. Dies ist sehr wichtig, da Unternehmen erwarten, dass Mitarbeiter von jedem Standort aus arbeiten. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter einen Laptop, ein Tischtelefon und eine Softphone-App auf einem mobilen Gerät haben. Sie können Anrufe von überall und jederzeit auf dem nächstgelegenen Gerät entgegennehmen.

4 – Anrufaufzeichnung

Das Aufzeichnen von Anrufen wird häufig übersehen. Dies ist jedoch für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Einige Unternehmen müssen Anrufe aufzeichnen, um die Vorschriften einzuhalten. Andere möchten dies möglicherweise zu Schulungszwecken tun oder um Feedback geben. Das Aufzeichnen von Geschäftsgesprächen schützt Ihr Unternehmen vor möglichen rechtlichen Schritten. Ebenfalls können aufgezeichnete Anrufe eine wertvolle Quelle für geschäftliche Erkenntnisse sein. 

Dennoch zeichnen nicht viele Unternehmen Gespräche auf, trotz aller potenziellen Vorteile. Dies ist hauptsächlich auf die Kosten für den Kauf und die Einrichtung eines separaten Systems zurückzuführen, mit dem Anrufe aufgezeichnet werden können. Wenn Sie zu VoIPstudio wechseln, können Sie Anrufe aufzeichnen, ohne zusätzliche Hardware oder Software zu benötigen. Sie müssen nicht einmal extra bezahlen, da die Anrufaufzeichnung standardmäßig in allen Plänen enthalten ist!

5 –  Anrufprotokollierung

Das Protokollieren von Anrufen ist aus mehreren Gründen wichtig. Zum einen möchten Sie eine Aufzeichnung von Anrufen haben, um Betrug oder anderweitig nicht autorisierte Verwendung zu verfolgen. Zum anderen möchten Sie möglicherweise Anrufe von Teams oder Einzelpersonen zur Analyse nachvollziehen. Erhöht sich beispielsweise das Anrufvolumen an bestimmten Tagen? Benötigen Sie morgens statt abends mehr Leute am Telefon? Sie können solche Fragen nicht ohne Daten in Form von Anrufprotokollen beantworten.

Mit VoIPstudio können Sie auf Anrufprotokolle zugreifen, einschließlich wertvoller Daten wie Uhrzeit, Datum, Dauer, Klingelzeit und eventuell weitere Details. Mit diesen Daten können Sie Vorgänge optimieren oder die Effizienz verbessern. Weisen Sie den Telefonen in Stoßzeiten mehr Mitarbeiter zu und weisen Sie diese neu zu, wenn Sie keine zusätzlichen Arbeitskräfte mehr benötigen. Solche Daten können auch zu Personalentscheidungen führen, z. B. wenn Sie mehr Mitarbeiter für eine bestimmte Rolle einstellen oder Schulen müssen.

6 – Webportal

Die Einrichtung und Konfiguration sind nur ein kleiner Teil der Nutzung einer neuen Telefonanlage. Sobald die Telefone betriebsbereit sind, müssen Sie jeden Tag die Verwaltung des Systems vornehmen können. VoIPstudio und die meisten anderen Anbieter erleichtern auch diesen Teil für Ihre Kunden. Sie müssen kein Experte sein, um Ihre Telefone, die Telefonanlage und Ihre Nebenstellen zu verwalten. Sie benötigen lediglich einen Webbrowser.

VoIPstudio verfügt über ein intuitives und benutzerfreundliches Web-Dashboard für alle Kunden. Sie können von einem Ort aus auf Ihr gesamtes System zugreifen, es konfigurieren und es warten. Alles, vom Hinzufügen von neuen Nummern bis zum Entfernen von Benutzern, ist nur einen Klick entfernt. Sie können folgende Verwaltungsaufgaben leicht erledigen:

  1. Hinzufügen von Benutzern, Nummern, Leitungen und anderen Ressourcen
  2. Anrufprotokolle und detaillierte Berichte anzeigen
  3. Aktivieren oder deaktivieren von Funktionen für Einzelpersonen und Gruppen
  4. Standortinformationen hinzufügen, um Notrufe zu ermöglichen
  5. Verwalten Sie Ihr Konto und bezahlen Sie Rechnungen
  6. Minuten zu Ihrem Anrufplan hinzufügen
  7. Ändern Sie Pläne oder fügen Sie Funktionen hinzu, wann immer Sie diese benötigen

7 – Gebührenfreie und lokale Nummern

VoIP-Telefonsysteme sind ortsunabhängig. Was bedeutet dies für Ihr Unternehmen außer kostenlosen oder günstigen Anrufen? Dank der Standortunabhängigkeit können Sie von vielen weiteren Funktionen profitieren. 

Ein Beispiel sind gebührenfreie Nummern. In der traditionellen Business-Telefonie waren gebührenfreie Nummern teuer. Große Unternehmen konnten die Rechnung für Kunden übernehmen, wenn diese anriefen. Für kleinere Unternehmen war dies jedoch unerreichbar. Das hat sich jetzt geändert. VoIP-Anbieter bieten kostengünstige gebührenfreie Nummern an, die Ihre Kunden von überall aus anrufen können. Gleichzeitig wird am Ende des Monats keine große Rechnung auf Sie zukommen. 

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, lokale Nummern von jedem Ort zu kaufen und zu verwenden. Bei Verwendung von analogen Telefonen wurde die Ortsvorwahl verwendet, um den Standort zu identifizieren. Da VoIP-Nummern nicht an einen Ort gebunden sind, haben die Vorwahlen nicht dieselbe Bedeutung und sind für Sie zugänglich. Sie können Telefonnummern mit jeder – auch internationalen – Ortsvorwahl kaufen und verwenden. 

Dies bedeutet, dass Sie Kunden eine lokale Nummer zum Anrufen mitteilen können, um ihre Gebühren zu senken. Sie können auch den Eindruck erwecken, ein lokales Unternehmen mit einer vertrauten Nummer zu sein. Unternehmen können in einem neuen Markt Rufnummern hinzufügen, noch bevor sie dort ein Büro einrichten. Sie können sogar unterschiedliche Nummern verwenden, um Antworten auf mehrere Werbekampagnen zu sehen und deren Effektivität zu verfolgen. 

Von der automatischen Bereitstellung bis zur Anrufprotokollierung mangelt es Unternehmen mit der besten VoIP-Telefonanlage für das jeweilge Unternehmen nicht an ausgefeilten Funktionen. Mit dem richtigen Dienstanbieter kann die Verwaltung Ihrer Telefone angenehm und einfach sein. Wenn Sie sich fragen, ob es der richtige Zeitpunkt für die Umstellung ist, warten Sie nicht länger. Lassen Sie sich die wunderbaren Vorteile der VoIP-Telefonie nicht entgehen. Melden Sie sich noch heute für die kostenlose 30-Tage-Testversion an und holen Sie mehr aus Ihrem Business-Telefonanlage heraus!