Der Zweck eines Telefonsystems besteht darin, Menschen miteinander zu verbinden und ihnen die Kommunikation zu ermöglichen. Für den größten Teil des 20. Jahrhunderts erfüllten analoge Festnetzanschlüsse diesen Zweck sehr gut.
Mit dem Aufkommen internetbasierter Technologien reichen diese Systeme jedoch nicht mehr aus. Sie benötigen moderne digitale Kommunikationssysteme für Ihr Unternehmen im 21. Jahrhundert.
VoIP und Cloud Telefonanalgen bieten mehr als Kostenersparnis für KMU
Die meisten Unternehmen wissen bereits, dass die Verwendung eines VoIP-Telefonsystems enorme Einsparungen bei den monatlichen Rechnungen ermöglicht. Jeder VoIP-Telefondienst kann Ihnen dabei helfen, Kosten zu sparen. Aber die besten VoIP-Anbieter und Telefonsysteme können noch mehr. Mit VoIP-Telefonen können Sie die Konnektivität, Zusammenarbeit und Produktivität in Ihrem Unternehmen und Ihrer Mitarbeiter verbessern.
Wie kann ein VoIP-Dienstanbieter für Unternehmen kleinen Unternehmen helfen, ohne hohe Preise zu verlangen? Die Antwort liegt in der Funktionsweise der VoIP-Technologie. Im Gegensatz zu früheren Telefonanlagen müssen Sie sich nicht auf Jahresverträge, feste Ressourcen oder teure Hardware festlegen. Sie erhalten einen flexible Telefonanlage für Unternehmen zu angemessenen Preisen. Egal, ob Sie einen oder zwei Dutzend Mitarbeiter haben, es gibt eine Telefonanlage in der richtigen Größe für Sie.
Wie funktioniert VoIP?
Sie freuen sich also über ein Upgrade auf ein neues Telefonsystem und Ihre Cloud-Telefonanlage. Sie möchten sehen, wie VoIP Ihrem Unternehmen helfen kann. Bevor wir darauf eingehen, müssen Sie wissen, wie VoIP funktioniert. Analoge Telefone übertragen Sprachsignale über Kupferkabel zwischen zwei Punkten. Je länger der Abstand zwischen den beiden Punkten ist, desto mehr kostet der Anruf.
VoIP nutzt das Internet, um Anrufe weiterzuleiten. Sprachsignale werden in Datenpakete umgewandelt und über miteinander verbundene Netze gesendet. Jedes Datenpaket kann eine andere Route zum Ziel nehmen. Dort werden die Pakete zusammengesetzt und am anderen Ende wieder in Audio umgewandelt. Da sie vorhandene Netzwerke nutzen, spielen Entfernung und Standort keine Rolle mehr.
Welche Ausrüstung benötigen Sie für VoIP?
Nur wenige kleine und mittlere Unternehmen können es sich leisten, Tausende von Euro in Hardware und Software zu investieren. Mit gehostetem VoIP müssen Sie dies nicht, sie haben keine Investitionskosten. Sie können heute einen gehosteten VoIP-Dienst sofort nutzen, wenn Sie über eine stabile Internetverbindung und ein Computer (Laptop, Smartphone, Tablet usw.) verfügen. Dieses Setup ist das Basissetup und nützlich, um den VoIP-Anbieter zu testen.
Doch kleine und mittlere Unternehmen benötigt jedoch mehr Funktionen für seine Kommunikationssysteme. Der Vorteil von VoIP ist, dass viele Szenarien sind möglich.
Wenn Sie auf VoIP-Telefone umsteigen möchten, gibt es mehrere Möglichkeiten. Die meisten Unternehmen verwenden eine Kombination aus physischen Telefonen und Softphones. Die Mitarbeiter können auch Softphone-Apps auf Mobilgeräten herunterladen und installieren. Wenn Ihr Festnetz ausfällt, können Sie diese durch VoIP-Telefone ersetzen.
Eine weitere Alternative ist der Kauf von VoIP-Telefonen zu Beginn. Grundlegende Einstiegsmodelle kosten nur 50 Euro. Die teureren Executive-Modelle (einschließlich Konferenzgeräten) können leicht mehrere hundert Euros kosten. Die meisten Unternehmen nutzen diese Option, da Sie früher oder später auf VoIP-Telefone aktualisieren müssen. Denn die Telekom führt grade die All-IP Umstellung durch. Sie können die erweiterten Funktionen nicht mit älteren Festnetzen verwenden.
Das ist alles, was Sie in Ihrem Büro kleinen und mittleren Unternehmen brauchen, um gehostetes VoIP zu nutzen! Sie müssen keine weiteren Geräte kaufen, da der VoIP-Anbieter die Telefonfunktionen online bereitstellt. In vielen Fällen Sie können einige Wochen lang die am besten gehosteten VoIP-Dienste testen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.
Verwenden von Sykpe oder anderen Services für kleine Büros am Beispiel von Google Voice
Zu diesem Zeitpunkt sind viele Selbstständige versucht, Google Voice (als Beispiel für viele ähnliche Services) auf Verbraucherebene für ihr Unternehmen zu verwenden. Zu einem niedrigen monatlichen Preis erhalten Sie viele nützliche Funktionen wie visuelle Voicemail und Anrufweiterleitung. Das Problem ist, dass Sie nicht nur bei Google Voice, sondern auch bei allen VoIP-Diensten für Endverbraucher haben, ist, dass es auf einen Endnutzer eingerichtet ist. Sobald Sie einen anderen Mitarbeiter einstellen (Google Voice ist für Einzelbenutzer konzipiert), funktioniert Ihr vorhandenes Setup nicht mehr für Sie.
Es macht also mehr Sinn einen VoIP-Anbieter zu nutzen, der in den kommenden Jahren mit Ihrem Geschäft mitwächst. Sie müssen dieses erstklassige VoIP-Telefonanlage nicht kaufen. Es sind nur monatliche Gebühren fällig. Der richtige Telefonservice entspricht also Ihren Anforderungen und Ihrem Budget.
Wie können VoIP-Telefonsysteme die Konnektivität in Ihrem Unternehmen verbessern?
Die Verbreitung des analogen Festnetztes war ein großer Erfolg. Mitarbeiter konnten zum Telefon greifen und mit jemandem sprechen, der Tausende von Kilometern von Ihnen entfernt ist. Natürlich gab es Einschränkungen – Gespräche waren teuer, beide Personen mussten sich neben das Gerät setzen, Sie benötigten einen Telefondienst eines Betreibers, ein Telefon und eine Telefonanlage.
In jeder modernen Kleinunternehmensorganisation sind Mitarbeiter nicht mehr an einen physischen Standort gebunden. Möglicherweise haben Sie mehrere Niederlassungen im ganzen Land oder auf der ganzen Welt. Einige Mitarbeiter arbeiten möglicherweise von zu Hause aus, von Kundenstandorten aus oder wechseln häufig zwischen verschiedenen Standorten. Andere – insbesondere Verkäufer und Führungskräfte – müssen auf Reisen arbeiten. Sie benötigen ein System, das kostengünstig, flexibel, mobil und mit anderen Unternehmenssystemen kompatibel ist. Mit anderen Worten, Sie benötigen ein Telefonsystem, das Menschen und nicht nur physische Standorte miteinander verbindet.
Aus diesem Grund sind gehostete VoIP-Dienste so beliebt geworden. Ähnlich wie beim analogen Festnetz können Sie den Hörer abheben und jeden auf der Welt anrufen – aber noch viel mehr. Denn hier enden die Gemeinsamkeiten. VoIP-Telefonsysteme für kleine Unternehmen beseitigen oder minimieren Hindernisse, die die Konnektivität behindern – Kosten, Standort, Entfernung, Kabel und sogar Geräte.
Anrufe von überall nach überall – dank VoIP
Ein grundlegender Unterschied zwischen Festnetz und VoIP ist, dass der Standort keine Rolle mehr spielt. Sie müssen nicht darüber nachdenken, ob es sich um ein lokales, nationales oder internationales Gespräch handelt. Ihr Standort – oder der der anderen Person – hat keinen Einfluss auf die Kosten oder die Qualität des Anrufs.
Sie können einen Kunden mit Ihrer Arbeitsnummer anrufen, auch wenn Sie im HomeOffice sind. Ihre Mitarbeiter können unterwegs Anrufe entgegennehmen. Sie können sogar Besprechungen und Konferenzen abhalten, ohne Ihren Schreibtisch zu verlassen. Ihre Mitarbeiter müssen sich nicht mehr darum kümmern, Spesenabrechnungen einzureichen oder fürchten das Monatsbudget zu überschreiten. Wenn Sie zu VoIP wechseln, können Sie mehr Anrufe tätigen und erhalten trotzdem niedrigere monatliche Rechnungen!
Kostenlose und preiswerte Anrufe
Tatsächlich besteht der einzige Unterschied zwischen Anrufen bei VoIP darin, ob es sich um interne oder externe Anrufe handelt. Anrufe zwischen Ihren Mitarbeitern – egal wo sie sind – kosten Sie nichts. Sie haben es richtig gehört, Anrufe innerhalb Ihres Netzwerks sind völlig kostenlos. Sie müssen für Auslandsgespräche bezahlen. Dies liegt daran, dass der Anruf für einen kleinen Teil der Gesamtentfernung über PSTN-Netze übertragen wird.
Wenn Ihr Unternehmen häufig in ein bestimmtes Land telefoniert, können Sie ein unbegrenztes Paket oder Minutenpakete kaufen. Dies ist oft günstiger als die Bezahloptionen.
Verwenden Sie ein beliebiges Gerät
Die meisten Erwachsenen haben und benutzen heutzutage mehrere Geräte während des Tages. Möglicherweise wechselt eine Person von einem Desktop im Büro zu einem Smartphone im Zug. Andere jonglieren sogar unter der Woche mit mehreren Computern und Telefonen. Wenn Sie einen VoIP-Anruf tätigen möchten, können Sie dies von jedem Gerät mit einer Internetverbindung aus tun. Solange Sie die Softphone-App installiert und Ihre Kontodaten eingegeben haben, können Sie beliebig Telefonate führen.
In ähnlicher Weise können Sie Ihr Konto so einrichten, dass bei eingehenden Anrufen eines oder alle Ihrer Geräte angerufen werden. Eine Möglichkeit besteht darin, eine Klingelreihenfolge für Ihre Geräte einzurichten. Zum Beispiel klingelt zuerst Ihr Tischtelefon. Wenn es keine Antwort gibt, dann Ihr mobiles Gerät und schließlich Ihr Computer. Sie können auch festlegen, dass alle Ihre Geräte gleichzeitig klingeln und Sie den Anruf entgegennehmen können, der Ihnen am nächsten liegt. Sie können es so einstellen, dass die Uhrzeit oder die angerufene ID bestimmt, welches Gerät klingelt!
Zwischen verschiedenen Kanälen wechseln
Lange Zeit waren Sprachanrufe auf Ihr Telefonsystem beschränkt. Es war beispielsweise nicht möglich, eine Voicemail an Ihren E-Mail-Posteingang zu senden. Sie konnten mit Ihrem Browser keine Anrufe tätigen. Wenn ein Kunde Ihr Unternehmen anrufen möchte, muss er Ihre Nummer auf der Website notieren und im Wahlfeld eingeben. Dann müssen sie einen Festnetzanschluss oder ein Mobiltelefon verwenden, um anzurufen.
Mit VoIP wird die Unterscheidung zwischen Kanälen praktisch aufgehoben. Sie können Voicemails an Ihren Posteingang senden. Sie können sogar Faxe über Ihre E-Mail senden! Ihre Kunden können Ihr Unternehmen anrufen, indem Sie in ihrem Webbrowser auf die Nummer klicken.
Mitarbeiter können Anwesenheitsinformationen einstellen (verfügbar, beschäftigt, in einer Besprechung usw.), damit Kollegen sie bei wichtigen Aufgaben nicht stören. Sie können eine Textnachricht, Sofortnachricht oder E-Mail mit einer einzigen Anwendung senden, anstatt mit mehreren Apps zu kämpfen.
Wie Sie sehen, verbessern VoIP-Telefonsysteme die Konnektivität in vielerlei Hinsicht. Sie müssen nicht über Anrufkosten, Standort, Entfernung oder das zu verwendende Gerät nachdenken. Nehmen Sie einfach den Hörer ab und rufen Sie jemanden an. Sie erhalten die Nachricht, egal wo sie sind.
Also, worauf warten Sie? Wenden Sie sich noch heute an VoIPstudio und nutzen Sie das beste Telefonsystem für kleine Unternehmen!
