Wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten, wissen Sie wahrscheinlich schon, dass Ihre wertvollsten Fähigkeiten in der Arbeit mit Menschen und nicht in der manuellen Dateneingabe liegen. Das ändert aber nichts an der Tatsache, dass HR-Software immer nützlicher und beliebter wird.
Von der Überwachung des Einstellungsprozesses bis zur Förderung des Mitarbeiterengagements verwalten Personalabteilungen oft mehrere Prozesse, kommunizieren mit zahlreichen Personen und bearbeiten eine Vielzahl von Formularen. Es liegt auf der Hand, dass die Rationalisierung all dieser Aufgaben wertvolle Zeit und Ressourcen sparen kann.
Hier kommt die Auswahl der besten Automatisierungsplattform ins Spiel. Die HR-Automatisierung kann Ihnen dabei helfen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, so dass Ihr kleines Unternehmen langfristig erfolgreich sein und sich auf künftiges Wachstum konzentrieren kann. Schauen wir uns an, wie die Leistung der Automatisierung in der Praxis aussehen kann.
Was ist HR-Automatisierung?
Die HR-Automatisierung rationalisiert und optimiert verschiedene HR-Funktionen mithilfe moderner digitaler Tools. Auf diese Weise können Unternehmen die Effizienz ihrer Personalabteilung erheblich verbessern, indem sie Plattformen nutzen, die manuelle Aufgaben und Prozesse wie Dateneingabe, Verwaltung von Sozialleistungen, Onboarding von Mitarbeitern und Gehaltsabrechnung automatisieren.
Automatisierungssoftware kann dazu beitragen, menschliche Fehler zu reduzieren, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern, die Erfahrung der Mitarbeiter zu erhöhen und Möglichkeiten für datengestützte Entscheidungen zu schaffen. Auf diese Weise kann sich das HR-Team auf wichtigere Bereiche konzentrieren, z. B. auf die Suche nach neuen Talenten und die Schulung und Förderung der bereits vorhandenen Talente.
Einige Beispiele für die HR-Automatisierung sind:
- Bewerber-Tracking-Systeme (ATS): Zur Automatisierung von Stellenausschreibungen, Lebenslaufscreenings und Vorstellungsgesprächen.
- Selbstbedienungs-Tools: Sie führen neue Mitarbeiter durch die Einführungsunterlagen, von Willkommens-E-Mails und der Einrichtung von Konten bis hin zu Orientierungsmaterial und der Anmeldung zu Sozialleistungen.
- Tools für das Leistungsmanagement: Diese verfolgen automatisch die Leistungskennzahlen der Mitarbeiter und helfen bei der Verwaltung der Leistungsbeurteilungen.
- Software zur Zeiterfassung: Mitarbeiter und Personalleiter können Stunden, Überstunden, bezahlten Urlaub usw. überwachen. Diese Software kann auch diese Daten aus verschiedenen Quellen abgleichen, damit sie sauber und konsistent sind.
- Tools für Mitarbeiterbefragungen: Diese machen die Messung von Mitarbeiterengagement und -zufriedenheit für alle mühelos.
- Kommunikationsplattformen: Tools wie VoIP-Systeme unterstützen das Onboarding, die Anrufweiterleitung, Telefonkonferenzen und die Schulung von Contact Center-Mitarbeitern.
HR-Automatisierung für kleine Unternehmen
Unabhängig von Ihrer Branche oder Größe sollte jedes Unternehmen die modernen Automatisierungstrends zur Kenntnis nehmen. Aber wie können die Personalabteilungen in kleinen Unternehmen davon profitieren?
Rationalisierung der Einstellungsprozesse
Mit Hilfe von Automatisierungswerkzeugen können Unternehmen effektiv und effizient die am besten geeigneten Bewerber ansprechen, einstellen und auswählen. Dies ist von unschätzbarem Wert in einer Welt, in der sich Hunderte von Bewerbern aus der ganzen Welt bewerben können.
Durch den Einsatz von Technologien wie maschinellem Lernen und natürlicher Sprachverarbeitung kann die Automatisierung Personalverantwortlichen dabei helfen, Lebensläufe zu prüfen, Vorstellungsgespräche zu planen und die Kommunikation mit den Bewerbern zu überwachen, was den Verwaltungsaufwand und menschliche Fehler reduziert.
Die Automatisierung im Personalwesen kann sogar den Einstellungsprozess verbessern:
- Ermittlung von Schlüsselqualifikationen und Stellenanforderungen.
- Vorhersage von Verhalten und Leistung der Bewerber.
- Gewährleistung der Einhaltung der sich ständig ändernden Arbeitsgesetze.
- Bereitstellung einer positiven Bewerbererfahrung mit personalisierter Kommunikation und nahtloser Interaktion.
Verbessert das Onboarding von Mitarbeitern
Die HR-Automatisierung verbessert das Onboarding von Mitarbeitern erheblich, indem sie die Prozesse rationalisiert, Fehler reduziert und Ihnen hilft, effizienter zu arbeiten.
Die Vereinfachung von Verfahren wie Hintergrundüberprüfungen und das Sammeln wichtiger Dokumente beschleunigt den Einführungsprozess. Dies trägt dazu bei, dass sich die Mitarbeiter schneller in ihre Rolle einfinden und produktiv arbeiten können.
Automatisierte Plattformen ermöglichen auch eine persönlichere, ansprechendere Erfahrung für neue Mitarbeiter durch Funktionen wie:
- Virtuelle Orientierungen.
- Geführte Trainingseinheiten.
- Automatisierte Leistungsverfolgung.
All dies trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter vom ersten Tag an bei. Langfristig führt dies zu einem positiveren Arbeitsplatz mit einer höheren Mitarbeiterbindung.
Verwaltet die Zeiterfassung und Anwesenheitspflicht
Zeitmanagement ist für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die Einführung von Automatisierungstechnologien wie Zeiterfassungssoftware kann Ihre Produktivität steigern und Ihnen helfen, die Zeitpläne Ihrer Mitarbeiter zu verwalten und Ihre Fristen einzuhalten.
Eine solche Software schöpft das Potenzial der Daten voll aus und ermöglicht es allen Teammitgliedern, den zeitlichen Ablauf von Projekten zu verfolgen, Bereiche zu erkennen, in denen sie überlastet sind, und Aufgaben flexibler an Teammitglieder zu delegieren.
Außerdem können Manager die Daten nutzen, um sich in Echtzeit einen Überblick über die Anwesenheit der Mitarbeiter, Urlaubsanträge und die Verfügbarkeit des Teams zu verschaffen. Anhand dieser Informationen können Sie bei Bedarf Fristen anpassen oder Mitarbeiter zwischen Projekten verschieben.
Dies reduziert nicht nur Fehler, sondern hilft Ihnen auch, die Arbeitsmuster Ihrer Mitarbeiter und die Gesamtproduktivität zu verstehen. So können Sie lernen und bei Bedarf Verbesserungen vornehmen.
Vereinfacht das Leistungsmanagement
Mit speziellen Automatisierungssystemen können Sie Aufgaben des Leistungsmanagements wie die Festlegung von Zielen, die Verfolgung der Fortschritte von Mitarbeitern und die Bereitstellung von zeitnahem Feedback rationalisieren und vereinfachen.
Anstatt Zeit mit der manuellen Zusammenstellung von Daten zu verbringen, haben Sie mehr Zeit für deren Analyse, so dass Sie sich auf die Verwaltung und Entwicklung von Mitarbeitern konzentrieren können. Ein automatisierter, datengestützter Prozess bietet Ihnen außerdem die Grundlage für einen fairen und einheitlichen Ansatz bei der Mitarbeiterverwaltung.
Verbessert die Selbstbedienung der Mitarbeiter
In der modernen Arbeitskultur von heute ist es unerlässlich, dass die Mitarbeiter die Freiheit und Flexibilität haben, relevante Informationen zu verwalten und darauf zuzugreifen.
Durch die Einführung von Tools wie HR-Gehaltsabrechnungssoftware erhalten die Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf wichtige Daten wie Urlaubssalden, Gehaltsabrechnungen und Informationen über Sozialleistungen. Eine solche Software verbessert die Erfahrungen der Mitarbeiter und fördert die Transparenz und das Vertrauen in Ihren Arbeitsplatz, da die Mitarbeiter ihre eigenen Daten einsehen und überprüfen können.
Mit der Einführung einer Gehaltsabrechnungssoftware können die Mitarbeiter ganz einfach Urlaub beantragen, persönliche Daten aktualisieren, auf die Unterstützungsdienste des Unternehmens zugreifen und sogar ihre berufliche Entwicklung verfolgen. Die “Selbstbedienung” dieser Prozesse gibt den Mitarbeitern das Gefühl von Eigenverantwortung und Autonomie, was für die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit von großem Vorteil ist.
Hilft bei der Einhaltung von Vorschriften und der Berichterstattung
Automatisierungswerkzeuge helfen bei der Einhaltung von Vorschriften und der Berichterstattung in Unternehmen. Hier ist kein Platz für menschliche Fehler, und durch das Ersetzen manueller Prozesse können Sie Dateninkonsistenzen beseitigen, die zur Nichteinhaltung von Vorschriften führen können.
Darüber hinaus sammelt die Automatisierungssoftware Daten in Echtzeit, so dass Sie regelmäßig überprüfen können, ob Sie die Vorschriften einhalten, und so den sich ändernden Rechtsvorschriften einen Schritt voraus sind. Da alle Daten an einem Ort gespeichert werden, kann die Compliance-Software die erforderlichen Unterlagen und Formulare bei Bedarf generieren, so dass die Einhaltung der Vorschriften weniger Kopfschmerzen bereitet.
HR-Automatisierungsstrategien
Nun, da wir wissen, was intelligente Automatisierung leisten kann, wie können Sie sie umsetzen?
Forschung zu HR-Automatisierungslösungen
Suchen Sie zunächst nach seriösen Online-Quellen wie HR-Technologie-Blogs, Branchenberichten und Rezensionen, um Informationen zu Automatisierungstrends, beliebten Anbietern und geeigneten Lösungen zu sammeln. Besuchen Sie HR-Foren oder LinkedIn-Gruppen, um Menschen mit Erfahrung aus erster Hand zu fragen, wie sie diese Systeme nutzen und welche Vorteile sie bieten.
Wenn Sie eine Lösung ins Auge gefasst haben, sehen Sie nach, ob der Anbieter Bildungsressourcen wie Ebooks und Webinare anbietet. Diese geben Ihnen einen Einblick in das Produkt und das Unternehmen, bevor Sie einen Kauf tätigen.
Sobald Sie wissen, was Sie suchen und sich für eine Lösung erwärmt haben, nehmen Sie Kontakt mit dem Vertriebsteam auf und scheuen Sie sich nicht, Fragen zu den gewünschten Funktionen und zum Support zu stellen.
Beginnen Sie mit den Kernprozessen
Bei der Implementierung der HR-Automatisierung ist es wichtig, dass Sie mit den wichtigsten Prozessen beginnen.
Dazu gehören:
- Talentsuche, Überprüfung von Lebensläufen und Vorstellungsgespräche.
- Einarbeitung der Mitarbeiter.
- Verwaltung der Gehaltsabrechnung.
- Leistungs- und Produktivitätsmanagement.
- Lernen und Entwicklung.
- Ausgliederung von Mitarbeitern.
Durch die Automatisierung dieser Routine- und Verwaltungsaufgaben können Sie den Zeitaufwand für sich wiederholende, manuelle Arbeiten erheblich reduzieren und sich strategischeren Projekten zuwenden.
So können Sie nicht nur die Arbeit, die Sie bereits erledigen, aufrechterhalten, sondern auch proaktiv die Arbeitsweise Ihres Unternehmens verbessern.
Anpassen von Automatisierungsabläufen
Jeder möchte schneller und konsistenter arbeiten. Aber der Automatisierungsprozess ist keine Einheitslösung für alle.
Bei der Einrichtung der HR-Automatisierung ist es wichtig, die Automatisierungsworkflows an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams anzupassen, um eine nahtlose Erfahrung für Mitarbeiter und Management zu schaffen.
Lassen Sie zu, dass die Probleme der Teams zur Lösung führen. Ihr Kundenserviceteam leistet zum Beispiel gute Arbeit, braucht aber Hilfe bei der Kommunikation mit anderen Teams. In diesem Fall sollten Sie eine VoIP-Lösung in Ihre andere Software integrieren, um Informationen zwischen den Abteilungen auszutauschen.
Auf diese Weise kann das Vertriebsteam die Support-Notizen in seinem CRM einsehen. Indem Sie Ihre Teams häufiger zusammenarbeiten lassen, steigern Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter und bieten ihnen mehr Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.
Schulung von HR-Personal und Mitarbeitern
HR-Automatisierungssoftware ist eine lohnende Investition, aber Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Teams die Software optimal nutzen können. Das bedeutet, dass Sie Zeit und Ressourcen für die Schulung von HR-Mitarbeitern und “Endbenutzern” aufwenden müssen.
Dies ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die automatisierten Prozesse innerhalb des Unternehmens reibungslos ablaufen. Wenn die Mitarbeiter der Personalabteilung entsprechend geschult werden, verstehen sie die Feinheiten der Software und ihre Funktionen besser und können eventuell auftretende Probleme selbst beheben.
Denken Sie daran, den Mitarbeitern klare Anweisungen oder Tutorials für die Nutzung der neuen Plattform und Dienste zu geben, damit sie sich leichter an die neuen Prozesse gewöhnen können. Dies wird auch die Akzeptanz der Mitarbeiter fördern, die vielleicht noch an die alte Arbeitsweise gewöhnt sind.
Schließlich sollten Sie für eine gute Kommunikation zwischen der Personalabteilung und den anderen Teams sorgen, damit die Mitarbeiter Probleme mit den neuen Systemen schnell ansprechen können.
Leistung überwachen und optimieren
Die erfolgreiche Implementierung von Automatisierungswerkzeugen ist ein fortlaufender Prozess. Sie müssen Ihr neues System kontinuierlich überwachen und optimieren, um sicherzustellen, dass Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen.
Wie bei vielen Unternehmensprojekten können Sie dies tun, indem Sie KPIs verfolgen, die Folgendes umfassen können:
- Mitarbeiterfluktuation
- Zufriedenheit der Mitarbeiter
- Kundenzufriedenheit
- Zeit für die Einstellung
- Anzahl der Mitarbeiter, die nach einem Jahr noch da sind
HR-Automatisierung für kleine Unternehmen
Die Automatisierung ist ein wachsender Trend, der sich durchsetzen wird. In kleinen Unternehmen können HR-Automatisierungslösungen die Produktivität steigern, die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten und die Erfahrung der Mitarbeiter sowohl für bestehende als auch für neu eingestellte Mitarbeiter verbessern.
HR-Teams, die die Automatisierung mit der richtigen Anpassung und Schulung erfolgreich umsetzen können, werden von den Vorteilen profitieren und Wachstum und zukunftssichere Systeme ermöglichen.
VoIP kann mit HR-Lösungen integriert werden
VoIP-Cloud-Kommunikationslösungen können mit HR-Lösungen integriert werden, um die Produktivität der Personalabteilungen auf folgende Weise zu steigern:
Optimierte Kommunikation: Durch die Integration von VoIP-Cloud-Kommunikationslösungen mit HR-Systemen können HR-Fachleute nahtlose Kommunikationskanäle für verschiedene HR-Aufgaben wie Bewerbergespräche, Mitarbeiter-Onboarding und interne Mitarbeiterkommunikation nutzen. Durch diese Integration entfällt die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Plattformen zu wechseln, was Zeit spart und die Effizienz erhöht.
Automatisierung von HR-Prozessen: VoIP-Cloud-Kommunikationslösungen können in HR-Systeme integriert werden, um routinemäßige HR-Prozesse zu automatisieren. So kann beispielsweise die automatische Anrufweiterleitung Anrufe je nach Art der Anfrage an die entsprechenden HR-Mitarbeiter weiterleiten oder die Folgekommunikation mit Bewerbern automatisieren. Dies reduziert den manuellen Aufwand, minimiert Fehler und beschleunigt die Personalarbeit.
Vereinheitlichte Kommunikationskanäle: Durch die Integration können HR-Mitarbeiter von ihren HR-Lösungen aus auf Kommunikationstools wie Sprachanrufe, Videokonferenzen und Instant Messaging zugreifen. Diese einheitliche Kommunikationsumgebung verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern des HR-Teams und ermöglicht eine schnelle Entscheidungsfindung, Problemlösung und effiziente Koordination von Aufgaben.
Mobile Erreichbarkeit: VoIP-Cloud-Kommunikationslösungen bieten mobile Anwendungen, mit denen Personalverantwortliche auch unterwegs in Verbindung bleiben und auf personalbezogene Kommunikation zugreifen können. Diese Flexibilität stellt sicher, dass die Mitarbeiter der Personalabteilung dringende Angelegenheiten unabhängig von ihrem Standort umgehend bearbeiten können, was die Reaktionsfähigkeit und Produktivität erhöht.
Daten-Synchronisation: Die Integration von VoIP-Cloud-Kommunikation und HR-Lösungen ermöglicht die Synchronisierung von Mitarbeiterdaten. Wenn ein Anruf getätigt oder entgegengenommen wird, können relevante Mitarbeiterinformationen angezeigt werden, die den Personalverantwortlichen einen unmittelbaren Kontext liefern und eine bessere Kommunikation und personalisierte Interaktionen ermöglichen.
Verbesserte Analysen und Berichte: Die Integration der VoIP-Cloud-Kommunikation in HR-Lösungen ermöglicht die Erfassung und Analyse von Kommunikationsdaten, wie z. B. Anrufdauer, Anrufvolumen und Antwortzeiten. Diese Daten können verwendet werden, um aufschlussreiche Berichte zu erstellen, Trends zu erkennen und datengestützte Entscheidungen zu treffen, um HR-Prozesse zu optimieren und die Gesamtproduktivität zu verbessern.
Wenn Sie mehr über die Integration von VoIP in HR-Lösungen erfahren möchten, kontaktieren Sie bitte VoIPstudio.
