Es ist keine leichte Entscheidung, ein neue Telefonanlage für Ihr Unternehmen auszuwählen. Unabhängig davon, ob Sie ein neue Telefonie benötigen oder ein Upgrade von einer älteren planen, sind Auswahlmöglichkeiten grenzenlos. Woher wissen Sie, welche Telefonanlage für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist? Worauf sollten Sie bei einer Telefonanlage überhaupt achten?
Was Unternehmen beachten sollten, ist, dass die heutigen Telefonsysteme ausgefeilter sind als die, an die Sie vielleicht gewöhnt sind. Die meisten modernen Telefonanlagen basieren auf VoIP-Technologie. Dies bedeutet, dass sie über mehr Funktionen verfügen und sich besser in andere Unternehmenssysteme wie CRM integrieren lassen. Sie können und sollten viel von Ihrer neuen Telefonanlage erwarten.
Wonach Sie suchen sollten
Konferenzschaltung mit VoIP
Herkömmliche Telefonanlagen waren in ihren Möglichkeiten ziemlich begrenzt. Man konnte Anrufe tätigen und Sprachnachrichten empfangen, aber das war es dann auch schon. Eine moderne VoIP-basierte Business-Telefonie bietet sehr viel mehr. Beispielsweise bieten viele Dienste integrierte Konferenzfunktionen, so dass Sie keine zusätzliche Hardware oder separate Dienste kaufen müssen. Die Konferenzfunktionen eröffnen verschiedene Möglichkeiten, wie z.B:
Virtuelle Audio und/oder Video Sitzungen
Online-Schulung für Remote-Mitarbeiter
Wöchentliche Status Meetings für Projektteams ohne Reisekosten
Impromptu Telefonkonferenzen zur Lösung von Problemen
Die Möglichkeiten sind ziemlich endlos. Einige Anbieter bieten unbegrenzte virtuelle Meetings mit Hunderten von Teilnehmern an, während andere für Meetings mit mehr als 2 oder 3 Teilnehmern Gebühren verlangen. Natürlich bietet die erstere Option viel mehr Flexibilität als die letztere.
VoIP Call center
Haben Sie eine Kundendienstabteilung? Selbst wenn Sie keine haben, müssen Mitarbeiter Anrufe von Kunden beantworten, die Antworten auf verschiedene Probleme suchen. Virtuelle Callcenter-Software ist oft ein Teil des Dienstleistungsportfolios in VoIP-Telefonanlagen. Das bedeutet, dass Sie von erweiterten Funktionen wie Anrufwarteschlangen, Anrufweiterleitung, Anrufüberwachung usw. profitieren können. Auch hier gilt, dass einige Anbieter diesen Service als Teil von basis Plänen anbieten, während andere diese als separaten Service anbieten.
VoIP Anrufaufnahmen
Die Gesprächsaufzeichnung ist eine unglaublich nützliche Funktion für jedes Unternehmen. Vielleicht möchten Sie Anrufe aus einer Reihe von Gründen aufzeichnen, unter anderen um:
Einzelheiten von Verträgen aufzuzeichnen
das Unternehmen vor Klagen zu schützen
Gesetze einzuhalten
Schulungen für neue Mitarbeiter anzubieten
Bereitstellung von Feedback und konstruktiver Kritik für die derzeitigen Mitarbeiter von Führungskräfte
Forderungen nach entscheidenden Geschäftserkenntnissen zu analysieren
Erwägen Sie die Auswahl eines Dienstes, der integrierte Anrufaufzeichnungsfunktionen bietet. Viele Anbieter speichern auch Ihre Aufzeichnungen und bieten bei Bedarf Zugriff.
VoIP Virtuelle Rufnummern
Virtuelle Nummern sind ein erstaunliches Merkmal von VoIP-Business-Telefonsystemen. Um diese Funktion zu verstehen, müssen wir wissen, wie Telefonnummern funktionieren. In einem traditionellen System sind die Telefonnummern an einen Standort gebunden. Da die Telefone mit Drähten verbunden sind, sind die Nummern an eine Adresse gebunden. Wenn Sie umziehen, müssen Kabel verlegt werden und Ihre Rufnummern können höchstwahrscheinlich nicht mitgenommen werden.
In einem VoIP-System sind Telefonnummern nicht an einen geografischen Standort gebunden. Da die Telefone über Datennetze verbunden sind, können Sie Ihre Telefonnummer immer mitnehmen, wenn Sie umziehen. Dies erleichtert es Unternehmen, Mitarbeiter von einem Büro in ein anderes zu verlegen, ohne ihre bestehende Telefonnummern zu verlieren.
Ein zusätzlicher Vorteil von standortunabhängigen Nummern sind virtuelle Nummern. Da VoIP-Nummern keine physische Adresse benötigen, können Sie Nummern aus jeder Region kaufen und nutzen. So kann ein in Frankreich tätiges Unternehmen problemlos eine Nummer mit einer amerikanischen Vorwahl kaufen. Diese nützliche Funktion ermöglicht es Unternehmen, auch ohne ein Büro vor Ort zu operieren. Beispielsweise können Sie Kunden Ihr Büro über eine lokale Nummer anrufen lassen, damit sie keine Ferngesprächsgebühren zahlen müssen.
VoIP Integrationen
Ein weiterer Vorteil von VoIP-Business-Telefonie besteht darin, dass sie sich mit anderen digitalen Tools wie E-Mail, CRM- und ERP-Systemen integrieren lassen. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Telefonie mit anderen zu integrieren.
Eine beliebte Integration besteht beispielsweise darin, die Telefone mit den von Service- oder Vertriebsabteilungen verwendeten CRM-Systemen zu verbinden. Eine solche Integration würde es den Agenten ermöglichen, Kunden aus dem CRM-Tool heraus anzurufen und somit keine Zeit mit der Suche nach relevanten Nummern zu verschwenden. Die Zeitstempel, die Anrufdauer und andere Details werden automatisch notiert, so dass die Benutzer nicht daran denken müssen, sie manuell aufzuzeichnen.
CRM ist aber nicht die einzige Integration, die vorhanden ist. Business-Telefonien können jetzt mit Versandtools, Aufzeichnungssystemen und verschiedenen anderen Geschäftssystemen integriert werden.
VoIP Kostenersparnis
Der vielleicht größte Vorteil einer VoIP-Telefonanlage ist die Kostensenkung. Das ist der Grund, warum die meisten Unternehmen mit der Einführung der neuen Systeme begannen, bevor sie die zusätzlichen Vorteile erkannten. VoIP-Systeme ermöglichen es Unternehmen, viele Kosten zu reduzieren oder zu eliminieren, darunter
Interne Anrufe sind alle kostenlos! Ja, das können Sie uns glauben! Da interne Anrufe – Anrufe von einem Mitarbeiter zu einem anderen – nicht das normale öffentliche Telefonnetz nutzen, müssen Sie dafür nicht bezahlen. Viele Unternehmen sehen ihren monatlichen Ersparnisse um 35%-50% allein unter diesem Aspekt.
Ferngespräche sind viel kostengünstiger. Auch hier müssen Sie nur für einen Teil des Gesprächs bezahlen, das über das öffentliche Telefonnetz geführt wird. Auslandsgespräche sind also über VoIP viel günstiger.
Unternehmen müssen für einen Cloud-VoIP-Dienst keine Wartungskosten bezahlen. Der Anbieter kümmert sich um alles, von regelmäßigen Upgrades, Software-Updates, neuen Funktionen und Sicherheit. Das bedeutet, dass Sie keine Experten für Ihre Telefonie einstellen müssen. Es steht Ihnen frei, Mitarbeiter für wertvollere und nützlichere Aufgaben einzusetzen.
Sie müssen keine Hardware oder Software kaufen, um VoIP-Business-Telefonanlagen einsetzen zu können. Bedenken Sie die Einsparungen, wenn Sie keine Telefone, Server oder Software-Lizenzen kaufen müssen!
Was ist zu vermeiden?
Vermeiden Sie Verträge
Wenn Ihnen Telefonanlagen für Unternehmen schon bekannt sind, kennen Sie sich wahrscheinlich mit Verträgen aus. Unternehmen kaufen Telefondienste in der Regel für eine bestimmte Zeitdauer, und der Vertrag kann auch Wartungen umfassen. Theoretisch ist dies für das Unternehmen von Vorteil, da es einen Preis festlegen kann, selbst wenn die Kosten in Zukunft steigen sollten. Aber in der Praxis benachteiligt es Unternehmen, wenn sie den Anbieter wechseln oder auf einen besseren Service umsteigen wollen.
Das Beste an modernen VoIP-basierten Telefonanlagen für Unternehmen ist, dass die Branche im Allgemeinen keine Verträge verwendet. Die meisten Anbieter folgen einem “Pay as you go”-Modell und bieten vielleicht einen Rabatt für langfristige Verpflichtungen an. Aber in den meisten Fällen steht es Ihnen frei, sich umzusehen und zu einem neuen Anbieter zu wechseln, wenn Ihr aktueller Anbieter nicht mehr Ihren Anforderungen entspricht. Als allgemeine Faustregel gilt: Wählen Sie keine Dienstleistung, die einen Vertrag erfordert, da die meisten guten Anbieter überhaupt keinen Vertrag benötigen.
Vermeiden Sie versteckte Gebühren und Zuschläge
Einige Telefondienstanbieter werben mit unglaublich niedrigen Preisen. Wie können diese das tun? In der Regel, weil sie versteckte Gebühren und Kosten für verschiedene andere Funktionen auf Ihrer Endabrechnung hinzufügen. Dadurch können sie Werbung machen und unrealistische niedrige Preise anbieten. Es versteht sich von selbst, dass ein guter Dienstleistungsanbieter solche Taktiken nicht anwenden wird. Versuchen Sie, nach einer Telefonie zu suchen, das alles, was Sie wollen, zu einem Vorabpreis enthält. Auf diese Weise sind Sie nicht schockiert, wenn Sie Ihre erste Rechnung erhalten!
Kosten für ‘Upgrades’ vermeiden
Was man auch beachten sollte sind bezahlte Upgrades. Ein Anbieter kann einen preisgünstigen Plan für Unternehmen anbieten, aber wenn Sie anfangen, Ihr Business-Telefonie einzurichten, stellen Sie fest, dass viele Funktionen gesperrt sind und separat erworben werden. Das mag als eine vernünftige Strategie erscheinen, da Sie vielleicht nicht jede Funktion nutzen, die der Anbieter anbietet. Warum also für diese bezahlen? Das Problem tritt dann auf, wenn Sie die meisten der Funktionen benötigen, die in “Upgrade”-Paketen gesperrt sind. Wenn Sie die Kosten für die Aktivierung einzelner Funktionen oder das Upgrade auf einen besseren Plan zusammenzählen, kann das sehr teuer werden.
Unnötige Funktionen vermeiden
Die Kehrseite ist, dass Sie mit Funktionen stecken bleiben, die Sie nicht brauchen. Viele Organisationen glauben, dass sie mehr Funktionen benötigen, als sie tatsächlich nutzen. Deshalb kaufen sie den teuersten oder umfassendsten Plan, der beim Anbieter erhältlich ist. Nach einigen Monaten stellen sie fest, dass ihre Mitarbeiter die meisten der Funktionen nicht nutzen.
Es ist nützlich, daran zu denken, dass die meisten Telefonanlagen es Ihnen ermöglichen, Funktionen zu aktivieren oder zu deaktivieren, wann immer Sie diese benötigen. Es ist im Allgemeinen eine gute Idee, mit den Grundlagen zu beginnen und Funktionen hinzuzufügen, wenn Ihr Unternehmen weitere benötigt.
Unzureichende Sicherheit vermeiden
Viele Unternehmen haben Sicherheitsbedenken gegen die Verwendung von VoIP-basierten Telefonien. Da VoIP Systeme auf IP-Technologie basieren, können Hacker genau wie bei E-Mail-Systeme in diese einbrechen. Unternehmen verfügen jedoch auch über zahlreiche Tools zur Sicherung ihrer Telefonanlagen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonanlagen müssen Unternehmen VoIP-Systeme mit mehreren verschiedenen Sicherheitsebenen absichern.
Aber was können Sie tun, wenn Ihr Dienstanbieter Telefondienste über das Internet anbietet? Nun, es ist Sache des Anbieters, das System auf seiner Seite zu sichern. Erkundigen Sie sich immer bei einem Anbieter über dessen Sicherheitsprozesse, bevor Sie sich anmelden. Wählen Sie niemals einen Dienst, der unzureichend geschützt ist, da Sie sensible Daten verlieren könnten oder für betrügerische Anrufe von Hackern berechnet werden können.
Nun, da Sie wissen, worauf Sie achten müssen, sehen Sie sich gerne VoIPstudio an und melden Sie sich für einen kostenlosen 30-Tägige Testversion an. Erfahren Sie, wie VoIPstudio Ihrem Unternehmen noch heute helfen kann!
