Direct Inward Dialing Nummern, oder kurz DIDs, gibt es schon lange. Die meisten Unternehmen verwenden DIDs für ihre Telefonanlage, da diese es den Kunden ermöglichen, eine bestimmte Person oder Abteilung direkt zu erreichen. Direct Inward Dialing ist nicht neu, aber es wird flexibler, wenn es bei modernen VoIP-Telefondiensten eingesetzt wird.
Was sind DIDs?
Direct Inward Dialing ermöglicht es einem Unternehmen, einen Block virtueller Nummern einzurichten, die die Hauptrezeptionsleitung umgehen können. Eine DID-Nummer ist mit einer einzelnen Telefondurchwahl oder einer Gruppe verbunden. Sie können DIDs für Ihre Mitarbeiter, Teams oder bestimmte Abteilungen einrichten. Wenn Ihnen jemand eine Nummer gibt, unter der man “direkt” im Büro erreichen kann, handelt es sich höchstwahrscheinlich um eine DID-Nummer.
Aus Sicht des Anrufers sehen DIDs aus und funktionieren wie jede andere Telefonnummer. In Wirklichkeit handelt es sich jedoch um eine Abkürzung zu einer bestimmten Telefonleitung.
Entwicklung von DID-Nummern
Aber warum brauchen Unternehmen überhaupt DID-Nummern? Warum wird nicht jedem Mitarbeiter eine Telefonnummer zugewiesen? Der Grund ist recht einfach. Die Anschaffung und Nutzung einer eigenen Telefonnummer für jeden Mitarbeiter wird schnell teuer. Bei einem herkömmlichen Telefonsystem kann dies Tausende von Mitarbeitern und Hunderte von Leitungen bedeuten.
Dies ist nicht nur teuer im Unterhalt, sondern auch eine Verschwendung. Selbst wenn Sie Tausende von Mitarbeitern haben, benutzt nicht jeder sein Telefon zur gleichen Zeit. Tatsächlich bleibt jede Telefonleitung die meiste Zeit inaktiv und ungenutzt. Eine Nebenstellenanlage (PBX) ermöglicht es einem Unternehmen, einige wenige physische Leitungen auf alle Mitarbeiter zu verteilen. Dies verbessert die Leitungsauslastung und ist wesentlich kostengünstiger.
Eine PBX löst das Problem, dass mehrere Leitungen benötigt werden, aber jetzt müssen Anrufer durch eine Empfangsdame oder ein anderes automatisches System wie ein IVR an ihr Ziel geleitet werden. Was aber, wenn ein Kunde eine bestimmte Person direkt erreichen möchte? Hier kommen die DID-Nummern ins Spiel.
Die meisten mittleren und großen Unternehmen verwenden je nach Bedarf DIDs, Telefonmenüs und Interactive Voice Response (IVR)-Systeme. Alle diese Funktionen dienen einem Hauptzweck – Anrufer so schnell wie möglich an das richtige Ziel zu leiten. Welche Sie verwenden, hängt von der Situation oder sogar von der Art des Anrufs ab.
DIDs für VoIP und SIP-Trunks
DIDs haben sich im traditionellen Festnetz und PSTN entwickelt, sind aber auch bei VoIP-Systemen ein erforderliches Merkmal. VoIP ist im Jahr 2021 das am häufigsten verwendete Telefonsystem, unabhängig davon, ob das Unternehmen SIP-Trunking oder gehostete Dienste nutzt. Dank SIP-Trunking können Unternehmen so viele Leitungen hinzufügen, wie sie brauchen, und zwar nur dann, wenn sie diese brauchen. Es ist nicht nötig, zusätzliche Leitungen zu kaufen und dann wochenlang auf einen Techniker zu warten, der eine neue Verkabelung vornimmt.
Die DID-Nummern werden dadurch auch flexibler und leistungsfähiger. Eine DID-Nummer kann mit einem Tischtelefon, einer App auf einem mobilen Gerät oder sogar einem Faxgerät verbunden werden. Aus Sicht des Kunden ändert sich nichts. Oft wissen deise nicht, dass sich die DID-Nummer von einer normalen Telefonnummer unterscheidet. Kombinieren Sie DIDs mit Anrufweiterleitung und anderen leistungsstarken VoIP-Funktionen, um das Erlebnis für alle Anrufer zu verbessern.
Wie man eine DID-Nummer erhält
Obwohl es Ihnen freisteht, Ihre DID-Nummern und Ihren Telefondienst von verschiedenen Anbietern zu beziehen, ist es in der Regel kostengünstiger, alles aus einer Hand zu bekommen. Der Unterschied für jede einzelne Nummer mag nicht groß sein, aber wenn Sie Hunderte von Nummern kaufen, summiert dies sich schnell.
Wenn Ihr Unternehmen also sein System über SIP-Trunks verwaltet, können Sie DID-Nummern vom selben Anbieter beziehen. Ähnlich ist es wenn das Unternehmen gehostete VoIP-Dienste nutzt, kann Ihr Anbieter DID-Nummern nach Bedarf zuweisen.
In der Regel fallen bei DIDs keine laufenden Gebühren an. Anbieter berechnen Ihnen zwar neue Nummern, aber im Allgemeinen fallen keine zusätzlichen Gebühren an. Sie können jedoch jederzeit Nummern entfernen, die Sie nicht benutzen. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder an einen anderen Standort umziehen, können Sie diese bei Bedarf neu zuweisen.
Verwaltung von DID-Nummern
Die Verwaltung von DID-Nummern – egal bei welcher Anzahl – ist so einfach wie die Verwendung jeder anderen Funktion Ihres VoIP-Systems. Sie können Nummern zuweisen, weitere hinzufügen, wenn Sie diese brauchen, und nicht mehr benötigte Nummern über Ihr Dashboard entfernen. Sie müssen nicht wochenlang auf einen Techniker warten, der die Verkabelung oder die physischen Leitungen einrichtet. Sie müssen sich nicht auf eine vorgegebene Mindestanzahl festlegen oder warten, bis Ihr aktueller Vertrag ausläuft, um zusätzliche Nummern zu erhalten.
DID vs IVR vs Telefonsystem
Sie fragen sich vielleicht, warum Unternehmen eine DID benötigen, wenn sie bereits IVR-Optionen oder einen Telefonsysteme mit Durchwahlen für Mitarbeiter und Abteilungen haben. Es hängt von der Situation ab, welche Funktion Sie nutzen wollen, um die Erfahrung des Anrufers zu verbessern.
Manchmal ist IVR die beste Option, um die Reaktionszeiten zu verkürzen oder die Wartezeit eines Kunden in der Warteschleife zu minimieren. In anderen Fällen möchten Sie, dass Anrufer die richtige Person erreichen können, ohne das IVR zu durchlaufen oder eine Durchwahlnummer wählen zu müssen.
Betrachten Sie die folgenden Situationen:
- Sie haben ein eigenes technisches Support-Team, das Kunden bei Produktproblemen unterstützt. Ein IVR könnte die beste Option sein, damit Anrufer mit einfachen Fragen schnell Antworten erhalten. Andere, die ernstere Probleme haben, können mit einem Mitarbeiter sprechen, um Lösungen zu finden.
- Manager und Vertriebsmitarbeiter erhalten spezifische DID-Nummern, damit die Kunden sie direkt erreichen können. Die Wartezeiten für die Kunden verkürzen sich, da sie nicht durch die Rezeptionsleitungen gehen müssen. Für die Anrufer ist es viel einfacher, eine Nummer zu wählen, als nach Namen/Abteilung usw. suchen zu müssen.
- Unternehmen können weiterhin die Möglichkeit anbieten, eine Durchwahl zu wählen, wenn der Anrufer die DID-Nummer des gewünschten Gesprächspartners nicht kennt. Oder vielleicht möchte ein Kunde mit jemandem aus der Buchhaltung sprechen und nicht mit einer bestimmten Person. In solchen Situationen ist ein IVR mit der Möglichkeit, eine Durchwahl zu wählen, sehr nützlich.
Die Frage ist also nicht, ob DIDs besser sind als IVR-Funktionen oder ob man eine Durchwahl verwenden sollte. Es geht nur darum, das passende Funktion je nach den Umständen zu verwenden.
Vorteile von DIDs für Unternehmen
DIDs sind ideal für Unternehmen jeder Größe, egal ob Sie 2 oder 2000 Mitarbeiter in mehreren Ländern haben. Einige der Vorteile von DIDs sind:
Mit DID-Nummern können Sie die Anzahl der benötigten “Trunks” minimieren und trotzdem allen Mitarbeitern Telefonnummern zur Verfügung stellen. Sie können auch Anrufe an verschiedene Teams in mehreren Büros weiterleiten, als ob diese am selben Standort arbeiten würden. Und das Beste daran? Sie können dies ohne Gebühren für Ferngespräche tun!
Ihr Ziel ist es, dass ein Kunde mit der richtigen Person spricht, ohne in der Warteschleife zu hängen, eine Voicemail hinterlassen zu müssen oder mehrmals weitergeleitet zu werden. DID-Nummern ermöglichen es den Anrufern, jemanden direkt zu erreichen, ohne auf eine Rezeptionistin warten oder sich eine endlose Liste von Optionen anhören zu müssen. Dank der in modernen VoIP-Systemen eingebauten automatischen Funktionen brauchen viele Unternehmen keine Rezeptionistin mehr.
Die meisten Kunden ziehen es vor, eine lokale Nummer anzurufen, selbst wenn sie wissen, dass es sich bei dem Unternehmen um einen großen multinationalen Konzern handelt. Ein Unternehmen kann DIDs mit lokalen Vorwahlen erhalten, die es den Anrufern erleichtern, sich Nummern zu merken und zu wählen.
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Verbesserung der Teamkommunikation
Teams können Text, Sprachanrufe, Videoanrufe, Konferenzanrufe und E-Mail kombinieren, um die Kommunikation im Team zu verbessern. Eigene Durchwahlen erleichtern die Erreichbarkeit von Kollegen, auch wenn diese sich in einem anderen Land befinden.
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Anrufweiterleitung und Routing
Mit Mitarbeitern und Büros an mehreren Standorten ist Anrufmanagement und -weiterleitung von entscheidender Bedeutung. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die richtigen Werkzeuge an die Hand, damit diese Anrufe auf einem mobilen Gerät, auf ihrem Laptop oder einem Tischtelefon annehmen können. Sie können dies alles erreichen, ohne dass der Anrufer etwas davon merkt. Er weiß nur, dass er die Person beim ersten Versuch gleich erreichen kann.
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Mit mehreren Zeitzonen jonglieren
Sind Ihre Support-Teams oder Service-Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen tätig? Oder bieten Sie vielleicht erweiterte Supportzeiten für bestimmte Kunden an. Wenn Sie DIDs und automatische Anrufweiterleitung kombinieren, können Sie Anrufe so einstellen, dass sie je nach Tageszeit an den richtigen Ort geleitet werden.
Direct Inward Dialing ist für sich genommen eine fantastische Funktion. Aber wenn Sie es mit IVR, E-Mail, Text und Fax kombinieren, erhalten Sie ein robustes Kommunikationssystem, das flexibel und leistungsstark ist.
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Verfolgung von Marketing-/Verkaufskampagnen
DIDs können nützlich sein, um alle von Ihnen durchgeführten Verkaufs- oder Marketingkampagnen zu verfolgen. Angenommen, Sie führen 2 verschiedene Kampagnen in benachbarten Gebieten durch. Weisen Sie jeder Kampagne eine eigene DID-Nummer zu und verfolgen Sie die eingehenden Anrufe. So können Sie testen, welche Kampagne erfolgreicher ist, bevor Sie in anderen Märkten starten. Ebenso können Sie den ROI für verschiedene Werbekampagnen mit DID-Nummern verfolgen.
