Das Immobilienbüro ist der Gesprächspartner zwischen Verkäufer und potenziellen Käufer oder Mieter einer Immobilie. Agenturen profitieren von Provisionen auf Transaktionen, daher ist es in dieser Branche entscheidend, die maximale Anzahl von Transaktionen zu erzielen.
Das Spektrum der Immobilienunternehmen reicht von selbständigen Maklern bis hin zu großen Unternehmen. Die heutige Technologie macht es für ein kleines Unternehmen oder einen Freiberufler möglich, eine große Anzahl von Immobilien in mehreren Märkten anzubieten, ohne dass dafür eine große Infrastruktur oder Investitionen erforderlich sind. Dies wird durch eine Reihe von Faktoren ermöglicht:
- Eigene Internetportale, Websites und soziale Medien sorgen für globale Sichtbarkeit der Angebote.
- Kunden- und Aufgabenverwaltung (CRM) organisieren und automatisieren die Arbeit und machen sie effektiver.
- Die Kommunikation wird dank der Technologie effektiver: E-Mail, soziale Netzwerke, VoIP-Telefonie, Web-Chat usw.
Diesen technologischen Diensten ist gemeinsam, dass keine großen Anfangsinvestitionen erforderlich sind. In den meisten Fällen können diese Dienste auf einer Pay-per-Service-Basis bezogen werden, was die Anfangskosten senkt und es dem Immobilienbüro ermöglicht, sich an das jeweilige Arbeitsvolumen anzupassen oder es zu skalieren.
Der Schlüssel zum Erfolg ist das Know-How, wie man Produkte, in diesem Fall Wohnungen, zu einem guten Marktpreis aufspürt und wie man diese verkauft. Dabei ist es besonders wichtig, zwischen den verschiedenen Seiten zu kommunizieren, da sowohl der Käufer als auch der Verkäufer während des gesamten Prozesses Teil der Transaktion sind.
Die Kommunikation zwischen allen Beteiligten muss schnell, zuverlässig und präzise sein. Deshalb ist die Telefonie ein wesentliches Element für Immobilienagenturen, da diese ein direkter Kanal für die Kundenbetreuung ist.
1- Hauptmerkmale der Telefonanlage für Immobilienbüros
Traditionell haben Immobilienbüros ein Festnetztelefon mit einer Telefonzentrale im Büro und jeder Mitarbeiter hat ein Festnetztelefon. Dieses Telefon wird kombiniert mit Smartphones, die je nach Agentur dem Mitarbeiter gehören oder vom Immobilienbüro zur Verfügung gestellt werden.
Die meisten Anrufe von Käufern kommen von Anzeigen oder Websites. Die inserierte Nummer ist in der Regel die Hauptnummer des Immobilienbüros und wenn ein Anruf eingeht, wird dieser in der Regel zum ersten verfügbaren Makler weitergeleitet.
Andererseits verbringen Immobilienmakler viel Zeit außerhalb des Büros, um neue Objekte zu besichtigen und Käufern Immobilien zu zeigen. Dies führt dazu, dass Makler viel mit dem Handy telefonieren, Anrufe verschieben und nicht in der Lage sind, Anrufe entgegenzunehmen, wenn sie nicht im Büro sind. Deshalb ist es sehr wichtig, eine einheitliche Telefonanlage zu haben, die sich an die Mobilität der Agenten anpasst.
2- Vorteile von VoIP für Immobilien: Verbesserte Nutzung der Telefonie
Nachfolgend erläutern wir die wichtigsten Vorteile der VoIP-Telefonie, die Immobilienagenturen dabei helfen:
- Immer erreichbar zu sein.
- Detaillierte Aufzeichnung von Anrufen und Kontakten zu haben.
- Mehr Flexibilität bei der Mobilität.
- Verbindung der Anrufe mit dem entsprechenden Immobilienmakler.
- Die Präsenz des Immobilienbüros zu verbessern.
- Anrufe anhand der Anzeige, des Portals oder des Kundenkontakts zu identifizieren.
1. Verhindert, dass Kunden unbeaufsichtigt gelassen werden
Es mag überraschen, es gibt immer noch Immobilienbüros, die nur einen Anruf bearbeiten können. Wenn Mitarbeiter bereits mit einem Kunden beschäftigt sind, bleibt der nächste Anruf unbeantwortet. Eine virtuelle Telefonzentrale schafft hier Abhilfe denn diese stellt über das Internet eine Verbindung zum Unternehmen her und ermöglicht es, dass mehrere Personen gleichzeitig am Telefon sind.
In anderen Fällen ist das Problem darauf zurückzuführen, dass kein System vorhanden ist, das den Anruf entgegennimmt, wenn bereits alle Mitarbeiter am Telefon sind. Dies kann durch eine Warteschleife gelöst werden, die es ermöglicht, den Anruf an den ersten verfügbaren Agenten weiterzuleiten.
2. Halten Sie den Kunden jederzeit über den aktuellen Status seines Anrufs informiert
VoIP-Telefonanlagen ermöglichen es Ihnen, das Gespräch mit einer Einleitung zu beginnen: “Vielen Dank für Ihren Anruf bei State Real Estate. Wir werden in Kürze für Sie da sein.”
Diese Art von Nachricht informiert den Kunden, dass er Ihr Unternehmen kontaktiert hat, bevor der Anruf in die Warteschleife gelegt wird. Es ist auch möglich, die Warteschlangenposition und die durchschnittliche Wartezeit zu melden, was den Abbruch des Anrufs durch potenzielle Kunden reduziert.
3. Verbesserung der geografischen Präsenz der Agentur
Der IP-Telefonie-Service kann von überall aus genutzt werden. So können Sie auch eine Nummer aus einem anderen geografischen Gebiet (einer anderen Stadt oder Provinz) erhalten und den Anruf vom Büro oder von jedem anderen Ort aus entgegennehmen. Daher können Sie an diesen Orten für Ihre Anzeigen werben und Ihren Kunden Präsenz und Vertrauen vermitteln.
Ein Beispiel: Obwohl sich unser Immobilienbüro in Valencia befindet, könnten wir Nummern mit Vorwahlen aus Alicante oder Madrid haben, um unsere Anzeigen in diesen Orten zu bewerben und unseren Kunden Präsenz und Vertrauen zu geben.
Es kann auch nützlich sein, eine britische oder deutsche Kontaktnummer zu haben, damit Ihre internationalen Kunden das Unternehmen vor Ort anrufen können, was die Kontaktaufnahme erleichtert.
4. Erhöhen Sie die Verfügbarkeit
Selbst wenn der Immobilienmakler unterwegs ist, kann er den Anruf auf seinem Smartphone oder einem beliebigen internetfähigen Gerät annehmen, als wäre er im Büro, oder den Anruf sofort an einen anderen Kollegen weiterleiten.
Interessant kann auch die unterstützte Vermittlung sein. In vielen Fällen kann der Agent während eines Besuchs einen Anruf von seinem Mobiltelefon aus entgegennehmen, aber die Informationen, die zur Bedienung des Kunden benötigt werden, befinden sich im Büro. In diesen Fällen kann der Agent den Anruf an das Büro weiterleiten, indem er zunächst mit dem Kollegen spricht, um die Situation zu erklären und so den Kundenservice zu erleichtern.
5. Flexibilität bei der Rufnummernvergabe
Wir können feste Kontaktnummern in Sekundenschnelle einrichten, ohne lange Verträge oder Dauerhaftigkeit. Dies kann sehr interessant sein, zum Beispiel:
- Eine Nummer für jede Plattform zu haben, damit wir bei einem Anruf wissen, von welcher Plattform der Lead kommt.
- Wir können temporäre Nummern für ein bestimmtes Objekt oder eine Anzeige registrieren und den Grund des Anrufs vor der Beantwortung identifizieren. Dies kann im Falle einer exklusiven Immobilie oder einer spezifischen Kampagne interessant sein.
- Eine Nummer für jeden Makler zu haben, so dass er seine eigenen Anzeigen verwalten kann.
- Nummern für geografische Bereiche zu haben, um die Lokalität im Service zu bezeichnen. Zum Beispiel, wenn unser Immobilienbüro in Madrid ist, wir aber Immobilien in Valencia anbieten, könnten wir eine Kontaktnummer mit der Vorwahl 96 haben. So können unsere Kunden sehen, dass diese uns vor Ort erreichen können. Genauso könnten wir auch internationale Telefonnummern haben, damit unsere Kunden aus dem Ausland uns konstengünstig und ortsnah kontaktieren können.
- Es ist interessant, eine Festnetznummer zu haben, weil diese mehr Professionalität ausstrahlt als ein Mobiltelefon. Außerdem kann Whatsapp Business bereits auf Festnetznummern genutzt werden.
6. Skalierbarkeit erhöhen
VoIP-Telefonie als Service ermöglicht es Ihnen, Ihr Kommunikationssystem je nach Arbeitsaufkommen in wenigen Minuten zu erweitern oder zu reduzieren. Dies ermöglicht die Anpassung an Kampagnen und die Anpassung der Kosten für den Service.
7. Erreichbarkeit: überall mit Internetzugang
Von jedem beliebigen Punkt und Gerät mit Internetzugang können Immobilienmakler ihren Business-Telefonie-Service nutzen, um Anrufe entgegenzunehmen und zu tätigen. Dies begünstigt Remote- und Telearbeit.
8. Beantworten von Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten
Außerhalb der Geschäftszeiten können Sie eine informative Nachricht für Kunden definieren, die auf die Geschäftszeiten hinweist, alternative Kontaktmöglichkeiten wie E-Mail/Whatsapp, eine Anrufweiterleitung auf ein Bereitschaftshandy oder eine Sprachmailbox, die es ermöglicht, die Sprachnachricht an eine E-Mail mit entsprechender Transkription weiterzuleiten.
9. Voicemail-Nachrichten an Ihre E-Mail senden
Die Verwaltung von Sprachnachrichten kann am Telefon kompliziert sein, aber der Empfang per E-Mail kann den Prozess der Nachrichtenverwaltung vereinfachen. Der Agent kann sich diese am Computer anhören und dabei die relevanten Informationen notieren.
Darüber hinaus kann die Transkription in Text helfen, wenn keine Lautsprecher zur Verfügung stehen oder nicht genutzt werden können.
10. Detaillierte Anrufprotokolle und Berichte
Die IP-Telefonie erlaubt es, jederzeit auf detaillierte Anrufprotokolle zuzugreifen, sowohl für einen bestimmten Agenten als auch für die gesamte Organisation, und diese mit den entsprechenden Sicherheitsmechanismen aufzuzeichnen und abzurufen.
Anhand von Anrufberichten ist es möglich, die Leistung und Nutzung der Telefonie der Agenten auszuwerten.
11. Zusätzliche Dienste
VoIP-Telefonie ermöglicht den Zugang zu zusätzlichen Diensten wie: Gesprächsaufzeichnung, Konferenzräume, Online-Chat, elegante und kostengünstige Desktop-Terminals, etc.
12. Integration mit CRM
Einige VoIP-Telefonielösungen ermöglichen die Integration mit Geschäftsanwendungen, insbesondere mit CRM, entweder durch native Integration oder durch kleine Entwicklungen.
Die Integration mit dem CRM wird dazu beitragen, die Produktivität erheblich zu verbessern, die Telearbeit und Mobilität für den Kunden transparent zu machen und die kaufmännische Nachbearbeitung durch automatische Anrufprotokollierung zu unterstützen.
13. Kosten
Wenn Sie IP-Telefonie als Dienst anbieten, entfallen die Kosten für die Installation und Konfiguration einer physischen Telefonzentrale. Dies bedeutet auch erhebliche Einsparungen bei den Wartungs- und Supportkosten. Die Kosten für den Dienst können ähnlich hoch sein wie die Kosten für den Anschluss bei herkömmlichen Betreibern und in vielen Fällen sogar niedriger.
IP-Telefonie ermöglicht es Ihnen, den Service an Ihr Geschäftsvolumen anzupassen und/oder für das zu bezahlen, was Sie tatsächlich nutzen.
3- VoIPstudio für Immobilienmakler
Nicht alle VoIP-Telefonie-Anbieter bieten die gleichen Funktionen für Immobilienbüros. VoIPstudio hingegen bietet eine Komplettlösung, die alle Anforderungen eines Immobilienbüros erfüllt, mit allen oben beschriebenen Vorteilen und darüber hinaus:
- Ein sehr niedriger Preis von 4£/Monat pro Arbeitsplatz.
- Technischer Support rund um die Uhr, um jedes Problem vor Ort zu lösen.
- Beratung bei Konfiguration und Inbetriebnahme.
- Integrationen mit anderen Diensten (E-Mail, Kalender, etc.) mit Zapier.
4- Beispiel für die Implementierung von VoIPstudio in einem Maklerbüro
Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für die Implementierung der VoIP-Telefonielösung von VoIPstudio in einem Immobilienbüro.
Zunächst portieren wir die Nummer der Agentur oder stellen eine neue Nummer bereit, die leicht zu merken ist.
Diese Nummer wird dann zu einer Willkommens-Sprachnachricht geroutet und es werden verschiedene Optionen angeboten, wie z. B.:
- “Danke, dass Sie Makler Büro Berlin anrufen”
- “Um eine Immobilie zum Verkauf anzubieten, drücken Sie bitte die 1”
- “Wenn Sie an einer Immobilie interessiert sind, drücken Sie bitte die 2”
- “Um die Verwaltung zu kontaktieren, warten Sie bitte”
Die Immobilienmakler können jederzeit entscheiden, keine Anrufe entgegenzunehmen, z. B. wenn diese in einer Besprechung sind, können Mitarbeiter die Anrufer einfach bitten, eine Nachricht zu hinterlassen, um später zurückzurufen, oder die Anrufe an die Verwaltung umleiten.
An den Arbeitsplätzen setzen wir eines dieser eleganten Softphones oder Tischtelefone ein:
VoIPstudio App für Smartphone und Computer
VoIPstudio hat als Cloud-Telefoniedienst den Vorteil, dass Sie von jedem Ort mit Internetzugang aus Anrufe tätigen und entgegennehmen können, als wären Sie im Büro, und zwar mit Ihrem Computer oder Ihrer Smartphone-App.
Für Immobilien mit internationalem Markt bieten wir die Möglichkeit, lokale Nummern hinzuzufügen, um den Kunden die Kontaktaufnahme mit uns zu erleichtern. So können wir beispielsweise eine lokale Londoner Nummer bereitstellen, damit potenzielle britische Kunden die Immobilie vor Ort zu geringeren Kosten kontaktieren können. Diese Nummer könnte auch bei Anrufen von Kunden aus dem Vereinigten Königreich als Einleitung für den Anrufer verwendet werden.
Wir können eingehende/ausgehende Nummern sofort bereitstellen. Wenn Sie also eine Nummer für eine bestimmte Kampagne benötigen, können Sie diese in Sekundenschnelle einrichten und nutzen. Auf diese Weise können Sie eingehende Anrufe für eine bestimmte Anzeige identifizieren und auch Kampagnenstatistiken erhalten.
Wir können auch einen zusätzlichen Website-Chat-Service anbieten, so dass Sie einen Online-Chat-Button und -Service auf Ihrer Website einführen können. Diese Chat-Kontakte werden in der gleichen Telefonie-App erscheinen, so dass Sie alle Funktionen in einer einzigen App haben werden.
VoIPstudio kann diesen Service auf effiziente und preiswerte Weise anbieten. Alle diese Einrichtungen sind ab 4€ pro Monat und Arbeitsplatz verfügbar (Kosten für ausgehende Anrufe und eingehende Nummern nicht inbegriffen).
5- Anpassungsprozess an VoIP
Bei VoIPstudio erleichtern wir den Prozess der Anpassung an VoIP:
- Sie haben eine Probezeit von 30 Tagen ohne Verpflichtung oder Dauerhaftigkeit.
- Einführungsgespräch zur Ermittlung Ihrer Bedürfnisse und Unterstützung bei der Konfiguration der Telefonie.
- Akquisition von “Goldnummern” – leicht zu merkende, internationale Nummern oder Nummern von anderen Standorten in wenigen Minuten.
- Weiterleitung der aktuellen Geschäftsnummer auf eine von uns bereitgestellte temporäre Nummer. So vermeiden Sie die Portierung der Nummer, bis Sie sicher sind, dass VoIP-Telefonie ideal für Ihr Unternehmen ist.
- Portierbarkeit der aktuellen Nummer, sobald Sie mit dem Service zufrieden sind.
- Funktionstests und Konfigurationsanpassungen.
- Service ohne Vertrag oder Dauerhaftigkeit.
