VoIP-Sprechanlagen: Der komplette Business-Leitfaden

Mit dem weit verbreiteten Einsatz der VoIP-Technologie sind einige ältere Funktionen auf der Strecke geblieben. Ein gutes Beispiel ist das Faxen, bei dem immer mehr Unternehmen auf VoIP-fähige digitale Faxe umsteigen. Intercom-Anrufe sind eine andere. Intercom-Systeme waren zu einer Zeit weit verbreitet, obwohl sie nicht auf bestimmte Anwendungsfälle beschränkt sind. Aber für Unternehmen, die diese Funktion benötigen, bieten einige VoIP-Dienstanbieter sie zumindest in einigen Plänen an.

Was ist eine Gegensprechanlage?

Traditionell ist ein Intercom-System ein eigenständiges Sprachsystem, das innerhalb eines Gebäudes oder Campus verwendet wird. Sie können Intercom-Einheiten finden, die dauerhaft außerhalb von Gebäuden wie Wohnhäusern oder sicheren Bereichen innerhalb eines Bürocampus installiert sind. Schulen und Hochschulen sind andere Organisationen, die Gegensprechanlagen verwenden. Die Systeme sind nicht mit dem Haupt-PSTN verbunden und werden verwendet, um den Zugang zu bestimmten Orten zu steuern.

Bedeutung von Intercom-Systemen in der Geschäftskommunikation

Gegensprechanlagen sind seit Jahrzehnten ein fester Bestandteil von Kommunikationssystemen und werden auch heute noch häufig eingesetzt. Trotz der Verbreitung moderner Kommunikationstools wie E-Mail, Instant Messaging und Videokonferenzen bleiben Gegensprechanlagen in verschiedenen Branchen und Anwendungen relevant und wichtig.

Ein Grund für ihre fortgesetzte Verwendung ist ihre Einfachheit und Zuverlässigkeit. Gegensprechanlagen sind einfach zu bedienen und erfordern nur minimale Schulungen, wodurch sie sich ideal für Umgebungen eignen, in denen die Mitarbeiter möglicherweise nicht technisch versiert sind oder nur begrenzten Zugang zu Schulungsressourcen haben. Sie sind auch langlebig und widerstandsfähig gegen äußere Einflüsse wie Witterungseinflüsse, wodurch sie für den Einsatz im Freien geeignet sind.

Ein weiterer Grund, warum Gegensprechanlagen immer noch wichtig sind, ist ihre Fähigkeit, sofortige Kommunikation und Zugangskontrolle zu ermöglichen. In Hochsicherheitsumgebungen wie Krankenhäusern, Schulen und Produktionsstätten ermöglichen Gegensprechanlagen eine schnelle und direkte Kommunikation zwischen Einzelpersonen oder Teams. Sie ermöglichen es Administratoren auch, den Zugriff auf sichere Bereiche zu überprüfen und zu autorisieren, was in der heutigen Welt erhöhter Sicherheitsbedrohungen besonders wichtig ist.

Darüber hinaus bieten Gegensprechanlagen ein Maß an Privatsphäre und Vertraulichkeit , das mit anderen Kommunikationsmitteln nicht immer möglich ist. In Gesundheitseinrichtungen können Gegensprechanlagen beispielsweise für die diskrete Kommunikation zwischen Ärzten, Krankenschwestern und Patienten verwendet werden, ohne dass eine persönliche Interaktion erforderlich ist.

Was sind VoIP-Gegensprechanlagen?

Da die Technologie immer weiter voranschreitet, ist es für Unternehmen wichtig, mit den neuesten Kommunikationstools auf dem neuesten Stand zu bleiben, um die Produktivität zu verbessern und das Kundenerlebnis zu verbessern. Ein solches Tool, das in den letzten Jahren an Popularität gewonnen hat, ist die  VoIP-Gegensprechanlage (Voice over Internet Protocol).

VoIP-Gegensprechanlagen sind eine Art Kommunikationsgerät, mit dem Benutzer über das Internet mit Sprache und Video miteinander sprechen können. Im Gegensatz zu herkömmlichen Intercom-Systemen, die auf eine kabelgebundene Verbindung angewiesen sind, nutzen VoIP-Intercoms das Internet, um Daten zu übertragen. Dies macht sie vielseitiger und einfacher zu installieren als herkömmliche Gegensprechanlagen, da sie keine zusätzliche Verkabelung oder Infrastruktur benötigen.

Wie funktionieren VoIP-Gegensprechanlagen?

VoIP-Gegensprechanlagen wandeln analoge Sprachsignale in digitale Daten um, die dann über das Internet übertragen werden können. Dieser Prozess wird als Digitalisierung bezeichnet und ermöglicht es VoIP-Sprechanlagen, ohne dass eine kabelgebundene Verbindung erforderlich ist.

Wenn ein Benutzer in eine VoIP-Gegensprechanlage spricht, wird seine Stimme von einem Mikrofon erfasst und in digitale Daten umgewandelt. Diese Daten werden dann komprimiert und über das Internet mit dem Internet Protocol (IP) gesendet. Am anderen Ende werden die Daten dekomprimiert und wieder in ein analoges Signal umgewandelt, das dann über einen Lautsprecher wiedergegeben werden kann.

VoIP-Gegensprechanlagen können auch Video unterstützen, sodass Benutzer sich nicht nur gegenseitig hören, sondern auch sehen können. Dies wird erreicht, indem eine Kamera zum Aufnehmen von Videos verwendet wird, die dann komprimiert und zusammen mit den Audiodaten über das Internet gesendet werden.

VoIP-Intercom-Anrufe

Einige Dienstanbieter bieten diese Möglichkeit für Unternehmenskunden für interne Anrufe an. Intercom-Anrufe ermöglichen es Benutzern, eine Durchwahl innerhalb des Büros zu wählen, ähnlich wie bei einem normalen Anruf. Anstatt jedoch zu klingeln, nimmt das Gerät den Anruf automatisch entgegen. Sie können diese Funktion für schnelle Gespräche zwischen Kollegen verwenden, den Zutritt zu einem Gebäude steuern, Besucher ankündigen oder bestimmte Personen am anderen Ende anpingen. Intercom-Anrufe sind in der Regel kostenlos und es fallen keine Gebühren vom Dienstanbieter an.

Intercom-Anrufe benötigen nicht immer dedizierte Hardware wie ein Tischtelefon. Einige Anbieter bieten Desktop- und mobile Software an, so dass Benutzer die Gegensprechanlage von jedem Gerät aus nutzen können. Diese Funktion ist in der Regel standardmäßig deaktiviert. Sie müssen die Funktion für die spezifischen Einheiten aktivieren und konfigurieren, die Sie benötigen. Der Konfigurationsprozess ist unkompliziert und erfolgt in der Regel über das Online-Dashboard.

Wo und wann VoIP-Intercom-Anrufe verwendet werden

VoIP-Gegensprechanlage und Türsummer

Die Kontrolle des Zugangs zu einem gesicherten Bereich ist eine der häufigsten Anwendungen von Gegensprechanlagen. Unternehmen können Türsummer wie jedes andere SIP-Telefon an ihre VoIP-Telefonsysteme anschließen. Anstatt Anrufe entgegenzunehmen, ermöglicht der Summer Außenstehenden den Zugang. Diese Funktion ist eine großartige Möglichkeit, die Sicherheit zu erhöhen und genau im Auge zu behalten, wer bestimmte Bereiche innerhalb eines Gebäudes oder das gesamte Gebäude selbst betreten kann.

Diese Summer-Einheiten sind beliebt in Schulen und Hochschulen, Lagerhäusern, Serverräumen und ähnlichen Orten. Einige Geräte sind in der Lage, sowohl Video als auch Audio zu übertragen. Sie können sogar Filmmaterial aufzeichnen, um es später zur Überprüfung und Überwachung wiederzugeben. Die Integration des Telefonsystems in Überwachungssysteme (wie CCTV) kann bestehende Sicherheitssysteme erweitern.

Ankündigung von Besuchern

Manchmal möchten Sie keine Personen anrufen, müssen aber dennoch Informationen übermitteln, z. B. Besucher, die das Gebäude betreten. Intercom-Anrufe sind eine gute Möglichkeit, dies zu tun. Eine Empfangsdame oder ein Wachmann kann Besucher über Intercom-Anrufe ankündigen und muss im Gegensatz zu normalen Anrufen nicht warten, bis jemand ans Telefon geht.

Weiterleiten von geparkten Anrufen

In einem geschäftigen Büro ist es mehr als wahrscheinlich, dass Sie bestimmte eingehende Anrufe an die richtige Person weiterleiten müssen. Abhängig von Ihrer spezifischen Konfiguration können Sie mehrere VoIP-Funktionen kombinieren, um dasselbe zu erreichen. Angenommen, Sie müssen einen Anruf an einen Kollegen weiterleiten. Sie können den Anruf mehr in “Parken” setzen und dann die andere Person intercomen, bevor Sie den Anrufer übergeben.

Broadcast- und Paging-System für Notrufe

Die VoIP-Intercom-Anruffunktion kann auch bei der Einrichtung eines Notfall-Broadcast-Systems in einem Büro oder auf dem Schulgelände nützlich sein. Da sich das Gerät im Grunde wie jeder andere SIP-Endpunkt verhält, können Sie damit Notfallbenachrichtigungen oder andere dringende Nachrichten senden, wenn Benutzer über mehrere Gebäude verteilt sind.

Je nach Bedarf können Sie die Gegensprechanlagen so konfigurieren, dass sie miteinander kommunizieren oder nicht. Obwohl Sie Intercom-Anrufe von einem SIP-Telefon aus tätigen können, benötigen Sie möglicherweise eigenständige Geräte, wenn Sie ein Notfall-Broadcast-System aufbauen. Diese Geräte sind so gebaut, dass sie wetterfest und robust für den Einsatz im Freien sind.

Vorteile von VoIP-Gegensprechanlagen für Unternehmen

Vor VoIP benötigten Unternehmen ein separates Intercom-System für die lokale Kommunikation. Aber jetzt bieten VoIP-Dienstanbieter es als eigenständiges Merkmal in ihren Serviceplänen an. Dies macht es nützlich, um die Kommunikation innerhalb eines Büros zu verbessern, die Gebäudesicherheit zu erhöhen und den Zugang zu sicheren Bereichen zu überwachen.

VoIP-Gegensprechanlagen bieten eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, die sie zu einer attraktiven Kommunikationslösung machen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile von VoIP-Gegensprechanlagen:

1. Kosteneinsparungen: VoIP-Gegensprechanlagen nutzen das Internet für die Kommunikation, wodurch teure Telefonleitungen und Hardware überflüssig werden. Dies kann zu erheblichen Kosteneinsparungen für Unternehmen führen, insbesondere für Unternehmen mit großem Kommunikationsbedarf.
2. Skalierbarkeit: VoIP-Gegensprechanlagen können entsprechend den sich ändernden Anforderungen eines Unternehmens leicht nach oben oder unten skaliert werden. Dies macht sie ideal für wachsende Unternehmen oder solche mit schwankenden Kommunikationsbedürfnissen.
3. Mobilität: VoIP-Sprechanlagen ermöglichen es den Mitarbeitern, von überall auf der Welt miteinander zu kommunizieren, sofern sie über eine Internetverbindung verfügen. Dies erhöht die Mobilität und Flexibilität am Arbeitsplatz und ermöglicht es den Mitarbeitern, aus der Ferne oder unterwegs zu arbeiten.
4. Erweiterte Sicherheit: VoIP-Gegensprechanlagen bieten erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrolle und Verschlüsselung. Dies stellt sicher, dass die Kommunikation sicher und vertraulich bleibt, insbesondere in Branchen, in denen die Sicherheit kritisch ist.

Die Wahl der richtigen VoIP-Gegensprechanlage

Wenn es um die Auswahl der richtigen VoIP-Gegensprechanlage für Ihr Unternehmen geht, gibt es mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Hier sind einige wichtige Überlegungen, die Sie beachten sollten:

1. Zweck: Betrachten Sie in erster Linie den Zweck der Gegensprechanlage. Wird es für die Zugangskontrolle, die interne Kommunikation oder beides verwendet? Wenn Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens verstehen, können Sie ein Intercom-System auswählen, das diese Anforderungen erfüllt.
2. Integration: Suchen Sie nach einem Intercom-System, das sich gut in Ihre vorhandene Kommunikationsinfrastruktur integrieren lässt, z. B. in Ihr Telefonsystem, Ihre E-Mail- oder Messaging-Plattformen. Dies kann die Kommunikation rationalisieren und den Bedarf an mehreren Systemen reduzieren.
3. Funktionen: Betrachten Sie die Funktionen, die das Gegensprechsystem bietet. Bietet es Kontrollberechtigungen, Pieptöne oder Parkaufrufe?
4. Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass das Intercom-System skalierbar ist und den wachsenden Kommunikationsanforderungen Ihres Unternehmens problemlos gerecht werden kann. Dies wird Ihnen helfen, die Notwendigkeit einer kostspieligen Systemüberholung zu vermeiden.
5. Kompatibilität: Überprüfen Sie die Kompatibilität der Gegensprechanlage mit verschiedenen Geräten wie Smartphones, Tablets und Desktop-Computern. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, das Intercom-System von ihrem bevorzugten Gerät aus zu nutzen, was die Mobilität und Flexibilität erhöht.
6. Sicherheit: Suchen Sie nach einer Gegensprechanlage, die erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrolle bietet. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die in hochsicheren Umgebungen wie Gesundheitseinrichtungen oder Regierungsbehörden tätig sind.
7. Support: Stellen Sie sicher, dass die Gegensprechanlage mit umfassenden Support- und Wartungsleistungen ausgestattet ist. Dies hilft Ihnen, eventuell auftretende Probleme zu lösen und sicherzustellen, dass das System auf dem neuesten Stand und funktionsfähig bleibt.

Unter Berücksichtigung dieser Faktoren können Sie sich für ein VoIP-Intercom-System entscheiden, das die individuellen Kommunikationsanforderungen Ihres Unternehmens erfüllt und gleichzeitig die Zusammenarbeit, Effizienz und Sicherheit verbessert.

Verbinden von Gegensprechanlagen mit dem SIP-Dienst von VoIPstudio: Beispiele

Den generischen SIP-Türöffner an den SIP-Dienst von VoIPstudio anschließen

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Gegensprechanlagen funktionieren und wie Sie sie mit VoIP-Diensten wie VoIPstudio verbinden können. Als Beispiel haben wir einen generischen SIP-Türöffner, den Fanvil i31S, angeschlossen.

Der Fanvil i31S IP ist ein robustes mechanisches Gerät, das speziell für den Einsatz unter Außenbedingungen entwickelt wurde und speziell für Zäune entwickelt wurde. Es hat viele Optionen und Funktionen, aber für diesen einfachen Test müssen wir nur VoIPstudio SIP-Anmeldeinformationen eingeben und einrichten, wo das Gerät anrufen muss, wenn die Taste gedrückt wird.

Schritte zum Verbinden eines Fanvil i31S IP mit dem SIP-Dienst von VoIPstudio

Um den Fanvil i31S mit VoIPstudio zu verbinden, besteht der erste Schritt darin, die SIP-Anmeldeinformationen zu finden, die wir auf dem generischen SIP-Türöffner verwenden werden. Diese finden Sie unter der VoIPstudio-Oberfläche. Wechseln Sie zum Admin-Dashboard > Benutzer. Klicken Sie dann auf den gewünschten Benutzer und finden Sie den Abschnitt “SIP-Anmeldeinformationen”.

Notieren Sie sich die SIP-Domäne (2), den SIP-Benutzernamen (3) und das SIP-Kennwort (4). Nachdem Sie diese Details zum SIP-Türöffner hinzugefügt haben, sehen Sie das registrierte Gerät unter “Registrierte SIP-Endpunkte”.

Der zweite Schritt besteht darin, den Türöffner mit dem Internetnetzwerk zu verbinden und über einen Internetbrowser von einem Computer, der mit demselben Netzwerk verbunden ist, auf seine IP-Adresse zuzugreifen. Dadurch wird der Konfigurationsbildschirm angezeigt, auf dem Sie die SIP-Anmeldeinformationen aus dem ersten Schritt eingeben können.

Der dritte Schritt besteht darin, die Aktion einzurichten, wenn die Taste gedrückt wird. Beim Fanvil Türöffner finden Sie diese Einstellung unter “Funktionstasten”. Geben Sie die externe Nummer oder die interne Durchwahl ein, die beim Drücken der Taste gewählt werden muss.

Wir sind jetzt bereit, das Gerät zu testen. Zum Testen haben wir die Durchwahl “169723” unter Fanvil Tischtelefon mit Videofunktionen und auch in der mobilen App “PortSIP UC” oder “GS Wave” eingerichtet. Auf diese Weise klingelt der Anruf auf dem hauseigenen Tischtelefon, aber auch auf der mobilen App, wenn ein Besucher unseren Außenzaun erreicht und auf den Knopf klickt, damit wir antworten können, wenn wir nicht zu Hause sind.

Unser Fanvil-Türöffner verfügt über Kamerafunktionen, so lange das Empfängergerät über Video verfügt und einen kompatiblen Codec verwendet, können wir sehen, wer sich auf der anderen Seite des Zauns befindet:

Analoge Gegensprechanlage an VoIPstudio SIP-Dienst anschließen

Wenn Ihre vorhandene Gegensprechanlage eine herkömmliche PSTN-Telefonleitung verwendet, ist es möglicherweise an der Zeit, auf eine VoIP-unterstützte Gegensprechanlage umzusteigen. Wenn Sie jedoch nicht bereit sind, ein neues Gerät zu kaufen, können Sie günstige Adapter wie Grandstream HT802 oder Cisco ATA191 verwenden, um die analoge Leitung auf VoIP umzustellen und die Kommunikation über die Internetleitung zu transportieren. Wie Sie dieses Gerät einrichten, erfahren Sie in unserem Online-Handbuch.

Beachten Sie, dass diese Situation nicht nur Gegensprechanlagen betrifft, sondern auch jede andere Maschinenkommunikation über PSTN-Leitungen, z. B. Alarmsysteme, Aufzüge, Automaten oder Maschinen, die die Kommunikation über Modemgeräte verwenden.