In den letzten zwei Wochen gab es die Möglichkeit in viele Gespräche mit Interessenten an einer Telefonanlage einzusteigen. Darunter waren auch viele kleine Büros. Nachdem es eine ganze Reihe von Fragen gab, die sich immer wieder stellten, im Folgenden eine Übersicht zu gesammelten Fragen zur Telefonanlage in einem kleinen Büro.
Was ist mit kleinem Büro gemeint?
Zuerst eine kurze Definition eines kleinen Büros in Bezug zur Telefonanlage. Kleines Büro meint in diesem Fall ein Büro von einem Einzelunternehmer, also nur einer Person, bis hin zu ca. 12 Mitarbeitern. In dem Sinne sind die Informationen also auch für Abteilungen dieser Größe in Unternehmen wichtig, aber der Artikel richtet sich primär an Büros mit dieser Mitarbeiterzahl inklusive den Gründern bzw. Eigentümern.
Die Brache spielt dabei, auch für die Telefonanlage, keine Rolle. Im Gegenteil, die Gespräche waren bunt gemischt – Die Branchen, aus denen die Anfragen kamen, waren z.B. Handwerksunternehmen, Wohnungsbaugenossenschaften aber auch von Anwälten und Steuerberatern.
Wünsche kleiner Büros zur Telefonanlage und Businesskommunikation
Ein Anliegen war allen Gesprächsteilnehmern wichtig – Sie wollten ein professionelles Auftreten auch im Bereich der Geschäftskommunikation nach außen erreichen. Dabei sollen die Funktionen etwas über die oft bereits Genutzten hinaus gehen.
Ein weiterer wichtiger Punkt war vielen kleinen Büros, die Kosten. So wollen (oder können) sie nicht ein Vermögen ausgeben, um eine Büro-Telefonanlage zu betreiben.
Und, die Einrichtung und der Betrieb sollte einfach sein.
Welche Telefonanlagen stehen einem kleinen Büro zu Auswahl?
Grundsätzlich gibt es zwei Wege. Der eine ist eine physisch installierte Telefonanlage. Dies bedeutet, die Auswahl der geeigneten Hardware, die Installation und Konfiguration. Auch der Funktionsumfang der Hardware gebundenen Telefonanlage ist zu beachten. So ist z.B. ein dem konkreten Fall eines Solo-Entrepreneurs, die Abdeckung vieler Funktionen mit nur einem Router und einem Tischtelefon möglich. Er wollte aber auch unterwegs die Telefonanlage nutzen und eine Anbindung an das CRM vornehmen.
Der zweite Weg ist eine virtuelle Telefonanlage auch als Cloud-Telefonanlage oder VoIP-Telefonanlage bezeichnet. Bei diesen Anlagen handelt es sich um eine Software, die die Funktionen einer Telefonanlage abbildet und in der Regel vom Anbieter gehostet wird.
Die Unterscheidung zwischen ISDN-Anlage und VoIP-Anlage ist zwar oft noch zu lesen, aber nach der All-IP-Umstellung der Telekom hinfällig. Die Frage ist bei alten Anlagen, wie diese an dem Internetanschluss weiter betrieben werden können bzw. welche Alternative in Frage kommt.
Vorteile einer Cloud-Telefonanlage für kleine Büros
Wie bereits an den Wünschen abzulesen war, ist eine Mischung zwischen professionellem Auftreten, einer produktiven Unterstützung bei der Arbeit und den Kosten wichtig.
Jetzt kostet eine Cloud-Telefonanlage Geld und wird in der Regel monatlich bezahlt. Nachdem dieses Angebot von dem bisherigen Einkauf einer Telefonanlage abweicht, ist es wichtig die Vorteile dieses Unterschieds zu verstehen.
Der erste ist der Faktor Zeit. Als Solo-Entrepreneur oder Büroverantwortlicher müssen Sie bei einer Cloud-Telefonanlage nicht lange verstehen, welche Hardware geeignet ist und was wie zusammen funktioniert. Sie müssen nur prüfen, ob Sie einen Internetanschluss haben und ggfls. die Bandbreite.
Es geht also schnell. Auch haben Sie keine Probleme mit Defekten oder Wartung. Dies wird alles vom Anbieter der Telefonanlage, der diese hostet, übernommen.
Der zweite Faktor sind die Kosten. Die besten Anbieter einer Cloud-Telefonlage bieten die Telefonanlage und interessante Preise, die Ihren Anforderungen entsprechend. Von der Pay as you go Option bis hin zur Flatrate national oder der Flat International. Und Sie bekommen alle Nummern für Ihr Büro, die Sie brauchen. Wenn man also alle Kosten und die Lebensdauer gegenüberstellt, hilft eine Cloud-Telefonanlage in der Regel kosten zu sparen. Um so mehr, wenn Sie den Faktor Zeit von oben auch korrekt berücksichtigen. Denn der alte Spruch Zeit ist Geld ist bei kleinen Organisationen noch wichtiger zu berücksichtigen.
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