So vermeiden Sie die versteckten Fallstricke von Unified Communications

Warum müssen sich die versteckten Kosten von Unified Communications-Lösungen ändern?

Unified Communications hat sich schnell zu einem Schlüsselbegriff für die Zukunft der Kommunikation von Unternehmen entwickelt. Große und kleine Unternehmen werden von vielen Marketingbotschaften und Trendexperten aufgefordert Unified Communications-Lösungen als Kommunikationsplattform der nächsten Generation zu nutzen. Eine wachsende Community von Anbietern und Dienstleistern mit einer verwirrenden Bandbreite von Angeboten ist entstanden. Sie versprechen zahlreiche Vorteile wie erhöhte Produktivität und höhere Effizienz – und das alles zu einem erschwinglichen Preis.

Es gibt jedoch Fallstricke bei Unified Communication Lösungen, die Risiken für Ihr Unternehmen schaffen können – und die Tausende von Unternehmen daran hindern, von Unified Communications zu profitieren. Unified Communications kann die versprochenen Vorteile liefern, aber Sie müssen die versteckten Kosten verstehen.
In diesem Artikel untersuchen wir diese Fallstricke, zeigen auf, wie sich durch das Ändern von Preismodellen das Potenzial von Unified Communications entfalten kann, und liefern Ihnen die Informationen, um die richtige Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen.
Stellen wir jedoch zunächst sicher, dass die Begriffe klar sind über die wir in diesem Artikel sprechen.

Was ist Unified Communications?

Wie üblich kann die Verwendung eines neuen Begriffs verwirrend sein. Viele Unternehmen kennen die Vorteile einer gehosteter VoIP-Lösungen (Voice over IP). Hier werden die Funktionen einer herkömmlichen Telefonanlage digitalisiert und über Breitbandverbindungen von einem gehosteten (oder Cloud-) Netzwerk aus bereit gestellt.
Eine Möglichkeit Unified Communications-Lösungen einzuordnen besteht darin, UC einfach als die nächste Phase in der Entwicklung gehosteter VoIP-Dienste zu betrachten. Etablierten Telefonie Funktionen werden neue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und Integration hinzu gefügt. Eine typische Unified Communications-Lösung fügt dann beispielsweise Anwesenheitsinformationen, Sofortnachrichten, Funktionen zur Teamzusammenarbeit und die Integration in CRM-Produkte (Customer Relationship Management) sowie andere Unternehmenssoftware zu der TK-Anlage hinzu.
Eine andere Sicht, ist UC Lösungen als eigene Kategorie anzusehen, da – so die Werbung der meist jungen Unternehmen – eine neue Form der Zusammenarbeit möglich wird. Aber, früher oder später kommt das Thema Spachkommunikation als essentieller Teil von Zusammenarbeit ins Spiel.
Zwar gibt es Lösungen, die in den Geschäftsräumen des Unternehmens bereitgestellt werden können, doch das gängigere Modell ist die Bereitstellung von Unified Communications in der Cloud und der Zugriff über Breitbandverbindungen. Eine Plattform wird also von vielen Unternehmen und ihren Mitarbeitern gemeinsam genutzt, eine SaaS-Lösung. Es gibt viele Angebote auf dem Markt, aber die meisten sind Variationen der aufgezählten Schlüsselthemen. Wichtig ist, dass die meisten Produkte unter der Bezeichnung „Software as a Service“ oder SaaS-Modelle angeboten und verkauft werden. Dies hat den Markt erweitert und Unified Communications-Lösungen einem breiteren Publikum zugänglich gemacht, da die Investition nicht up-front, sondern in Zahlungen jeden Monat erfolgt.

Wie wird Unified Communications an kleine und mittlere Unternehmen verkauft?

Wie der Name schon sagt, bedeutet SaaS, dass ein Dienst, der in der Regel durch eine softwarebasierte Lösung geleistet wird, unter einer Mietlizenz an Benutzer verkauft wird. Unified Communications-Lösungen werden in der Regel auf diese Weise angeboten, jedoch mit einem entscheidenden Unterschied, wie wir sehen werden.

Die meisten Anbieter bieten also ihren Geschäftskunden eine feste monatliche Gebühr für jedes registrierte Benutzerkonto an. Anbieter weisen häufig auf die Kosteneinsparungen hin, die sich daraus ergeben können. Während sich das alte Modell auf den Verkauf einer Plattform und die Bereitstellung in der eigenen Netzwerkinfrastruktur eines Unternehmens stützte, was in der Regel mit hohen Vorlaufkosten und hohen Kapitalinvestitionen verbunden war, werden die Ausgaben von SaaS in die operativen Budgets verlagert – OPEX. Dies spart Geld und liefert theoretisch einen vorhersehbaren Cashoutflow, der sich leichter darstellen lässt und in Monats- und Jahresbudgets enthalten ist. Infolgedessen ist Unified Communications erschwinglicher geworden und befindet sich in Reichweite vieler kleinerer Unternehmen, die zuvor keinen Zugriff auf solche erweiterten Kommunikationsfunktionen hatten.

Während das ersteinaml für kleine und mittelständische Unternehmen positiv klingt, gibt es bei vielen Angeboten aber einige Probleme. Das erste Thema ist, dass der UC-Service das Thema Sprachkommunikation nicht abdeckt. Also benötigen Sie einen weiteren Service dazu, der dann oft nicht integriert ist. Die zweite Kategorie von Anbietern, bietet auch Telefonie an, doch in Form von Bundles. Dies funktioniert so:
Zusätzlich zur Software bieten Anbieter häufig Festnetztelefone als Teil des Pakets an. Bei dieser Mischung von Modellen gibt es dann Fallstricke, die zu unerwarteten Kosten führen, die geschäftliche Flexibilität verringern und letztendlich die Akzeptanz von Unified Communications einschränken können. Dadurch können vielen Unternehmen die versprochenen Vorteile von UC nicht nutzen.

Aus heutiger Sicht ist das SaaS-Modell von Unified Communications in der Regel eine Kombination aus reinem SaaS und anderen Kosten. Diese beinhalten:

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Die heutigen Unified Communications-Dienste ähneln Postpaid-Mobilfunkdiensten

Wie die Unified Communications-Branche erlebte auch die Mobilfunkbranche ein schnelles Wachstum, da die Anwender die Neuheit der Mobilfunkbranche mit Begeisterung begrüßten. Die Kosten für mobile Geräte waren (und sind) hoch. Um die Akzeptanz mobiler Dienste zu fördern, führten die Anbieter Subventionen ein, so dass die Kosten für ein Telefon über eine Vertragslaufzeit verteilt wurden. Genau das tun die heutigen Unified Communications-Dienstanbieter.

In Konsequenz binden Sie Kunden in langfristige Verträge, oft mit zusätzlichen variablen Gebühren, bei denen sich die Kosten über die Vertragsdauer verteilen. Dies bedeutet, dass die Preise, obwohl sie oberflächlich erschwinglich sind, während der gesamten Laufzeit eines Plans tatsächlich viel höher sein können, als man ursprünglich erwartet hatte.

Für größere Unternehmen kann dies ein akzeptabler Ansatz sein. Sie können sich in Mehrjahresverträgen binden und sind bereit, variierende Gebühren zu akzeptieren, die sich auf die durchschnittlichen Kosten pro Benutzer stützen. Und natürlich profitiert der Dienstleister von einem solchen Ansatz, da ein langfristiger Vertrag eine Art von „Asset“ darstellt und so dazu beiträgt, die eigenen Marktbewertungen zu verbessern.

Warum dies die Akzeptanz von UC und Ihre Flexibilität einschränkt

Viele kleinere Unternehmen haben keinen Dreijahresplan. Sie müssen sich um den Cashflow heute kümmern und mit der Verwaltung ihrer Ressourcen vorsichtig sein. Sie haben keine Zeit, langfristige Verträge zu hinterfragen. Sie wollen nicht an Verträge gebunden sein, die von Anfang an wettbewerbsfähig erscheinen, in zwei oder drei Jahren jedoch nicht so attraktiv sein könnten.

Kleinere Unternehmen bewegen sich in einer Welt der Unsicherheit, die auch aus der Größe stammt. Sie haben zwar ein florierendes Geschäft, aber die Bedingungen können sich ändern, und sie müssen sich vor externen Faktoren schützen, die sie nicht beeinflussen können während Sie mit Ihren Ressourcen haushalten. So ist es einfacher eine vermeintlich unkritische Entscheidungen, wie die Auswahl einer Kommunikationslösung, einfach aufzuschieben, unabhängig von den Vorteilen, die diese bieten könnte. Komplexe Preise, befristete Verträge und unerwartete Variablen machen es einfach, die Adaption einer Lösung zu vermeiden, die ein KMU möglicherweise nicht für wirklich notwendig hält.

Wir stellen also fest, dass Unified Communication-Lösungen dem SaaS-Modell ähnlich ist, aber oft nicht das Gleiche. Damit fällt im Moment die Möglichkeit weg von den üblichen SaaS-Vorteilen (entweder Felxibilität oder Disocunt für längere Bindung) zu profitieren.

Viele kleinere Unternehmen, die mit ungewissen (nicht nachgewiesenen) Vorteilen und Verträgen konfrontiert sind, für die Verpflichtungen bestehen, setzen einfach überhaupt keine Unified Communications-Lösungen ein. Doch damit gehen auch die Vorteile verloren. Heißt das jetzt, dass Sie warten müssen – Nein.
Um das zu erklären fahren wir mit der Analogie zum Mobilfunkmarkt fort. Denn dies ist dem Zustand der Mobilfunkbranche sehr ähnlich, als sie in den neunziger Jahren noch in den Kinderschuhen steckte.

Handy verändert – was ist passiert?

In den Anfängen der Mobilfunkbranche waren Mobilfunkabonnements teuer und wurden als Luxus angesehen. Das scheint heute lächerlich – jeder hat heute ein Mobilfunkvertrag und ein Smartphone! Was hat sich also geändert, und wie kann sich auch die Unified Communications-Branche verändern, um die Akzeptanz zu steigern und selbst die kleinsten Unternehmen zu erreichen?

Mit einem Wort, Prepaid (vorausbezahlt). Prepaid, auch als “pay as you go” bekannt, brachte den Massen die Neuheit der Mobilität. Es hat den Markt geöffnet und zu einer Explosion der Teilnehmerzahlen geführt. Es basiert auf einem einfachen Konzept. Benutzer konnten ihr eigenes Gerät kaufen und eine SIM-Karte von einem Anbieter ihrer Wahl erhalten. Sie bezahlten im Voraus eine Gebühr und verwendeten das Guthaben zur Finanzierung ihrer Anrufe und des sonstigen Leistungsverbrauchs. Wenn das Guthaben aufgebraucht war, wurde es einfach „aufgeladen“.
Wenn sie den Dienst nicht mochten, konnten sie einfach stoppen und zu einem anderen Anbieter wechseln, ihre Nummer mitnehmen oder eine neue erhalten.

Die Dinge haben sich etwas weiterentwickelt und heutzutage bieten Mobilfunkanbieter eine große Auswahl an Prepaid-Paketen an, aber das Prinzip bleibt dasselbe. Es gibt keinen Vertrag, keine langfristige Bindung und keine Bindung. Laut der britischen Aufsichtsbehörde Ofcom nutzten im Jahr 2001 erstaunliche 70% der Mobilfunkkunden Prepaid-Konten. Dies waren neue Kunden, die von Einfachheit, Benutzerfreundlichkeit und der Bequemlichkeit angezogen wurden, das zu wählen, was sie wollen, wann sie wollen.

Die Einführung von Prepaid wirkte sich also dramatisch positiv auf den Markt aus. Es hat die Mobilität in die Reichweite von Millionen gebracht, Sicherheit und Flexibilität geschaffen und den Kunden echte Auswahlmöglichkeiten geboten. Entscheidend ist, dass der Mobilfunkmarkt erweitert wurde, damit die Mobilität ihr volles Potenzial entfalten kann. Unified Communications wird durch den aktuellen Post-Paid-Ansatz gebremst.

Vorausbezahlt für Unified Communications

Offizieelle Zahlen in Deutschland belegen, dass kleine Unternehmen 99,3% der privaten Unternehmen ausmachen. Klein ist definiert als ein Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern – und insgesamt sind mehr als 12 Millionen Menschen in solchen Unternehmen beschäftigt. Dies sind Unternehmen, die sich nicht unbedingt um die Einführung von Unified Communications-Lösungen reißen. Folglich wurde Unified Communications größtenteils in größeren Unternehmen eingeführt. Der Markt wird gehemmt.

Denn Unternehmen jder Größenordnung sollten Unified Communications-Dienste gegen Entgelt erwerben können. Sie als Entscheider in einem KMU sollten in der Lage sein, UC-Dienste ohne lange Bindung zu testen, die Vorteile zu verstehen und zu sehen, was Unified Communications für Sie tun kann. Dies ohne Mietkaufverträge für Geräte abschließen zu müssen, ohne Anlaufkosten und mit der Freiheit, Dienste nach Belieben anzuhalten und zu starten. Das kann VoIPstudio für Sie tun.

Unified Communications für alle

VoIPstudio nutzt die Erfahrung mit den besten Prepaid-Modelle und bringt sie in die Enterprise-Community im Kommunikationsbereich. Dies bedeutet: Wenn Sie ein kleines oder mittelständische Unternehmen oder ein Startup-Unternehmen sind und eine Migration auf Unified Communications in Betracht ziehen, sich aber vor dem Risiko eines langen Vertrags fürchten, ist VoIPstudio genau das Richtige für Sie.
Es handelt sich um einen Unified Communications-Dienst, bei dem eine virtuelle PBX mit vollem Funktionsumfang im Mittelpunkt steht. Es bietet Instant Messaging, Teamzusammenarbeit, Anwesenheitsmeldungen die Integration ins CRM und viele Funktionen mehr, sodass Sie die Vorteile von Unified Communications nutzen können.
Das Ziel ist aber hier die Demokratisierung der Preisgestaltung, sodass jedes Unternehmen ein modernes Kommunikationserlebnis genießen kann und dem breiten Markt leistungsstarke Funktionen wie für große Unternehmen bietet. Moderne Business Funktionen der Unternehmenskommunikation gekoppelt mit einer einfachen, flexiblen Preisgestaltung mit der Freiheit, Dienste zu aktivieren oder zu beenden, wann immer Sie möchten. Diese bietet den notwendigen Komfort und Kontrolle für Ihr Unternehmen, um die Vorteile von UC bereits heute zu nutzen.

VoIPstudio – Demokratisierung von Unified Communications für die Geschäftswelt. Durch den Einsatz bewährter Prepaid-Modelle wird Unified Communications für Unternehmen aller Größen möglich