Das Berufsbild und die Arbeitsmittel einer Hausverwaltung und der dort arbeitenden Immobilienfachwirte verändert sich in Zeiten der Digitalisierung zunehmen.
So ist es kein Wunder, dass immer mehr Hausverwaltungen die gleichen Tools wie andere Unternehmen nutzen. Und wie bei allen anderen Unternehmen und Freiberuflern ist das Verwalten von Kundenkontakten ein großes Thema im innerbetrieblichen Ablauf einer Hausverwaltung.
Die Grundlagen der Digitalisierung der Hausverwaltung – das CRM
Ein Thema über das lange im Hausverwaltungsbereich nicht gesprochen wurde, ist hier zum Beispiel ein Programm zur Pflege der Kundenbeziehung. Diese Programme, meist unter der englischen Abkürzung CRM bekannt, ermöglichen es alle wichtigen Daten rund um Mandanten abzulegen. Dies sind zum Beispiel Name, Anschrift und Rechnungsdaten, genauso wie E-Mail und Schriftverkehr oder gemeinsame Telefonate.
Ein gutes CRM für die Hausverwaltung speichert dabei alle Kontaktdaten, die Rechnungsdaten und natürlich auch die getätigten Gespräche.
Doch das ist noch lange nicht alles, was ein modernes CRM für eine Hausverwaltung leisten kann. So ist es zum Beispiel möglich die geleisteten Stunden des auf den Klienten zu erfassen und dann auch direkt mit einer automatisch erstellten Rechnung abzurechnen.
Doch bei dem Versuch seine eigenen Abläufe als Hausverwaltung möglichst effizient zu gestalten, um so mehr Zeit für den Klienten zu haben, ist an dieser Stelle noch lange nicht Schluss. Was viele Hausverwaltungen und Facility Manager oft nicht wissen und nicht berücksichtigen ist, dass man das CRM auch hervorragend mit der Telefonanlage koppeln kann.
Integration der Telefonanlage in das CRM
Das ist überhaupt nicht überraschend, weil Telefonieren so eine Basisfunktion des Geschäftsalltags ist. Dabei kann eine moderne Cloud Telefonanlage für die Hausverwaltung dem Facility Manager eine Menge Zeit sparen.
Beispielhaft sind hier zwei moderne Funktionen genannt.
Die erste ist das Einführen eines Kontaktverzeichnisses. Eine gute Cloud Telefonanlage für die Hausverwaltung ermöglicht es alle Kontakte an einem zentralen Ort zu speichern. Die Telefonnummer ist damit jederzeit verfügbar. Lästiges und langes Suchen entfällt. Sie möchten einen Kunden von unterwegs anrufen, um einen Termin zu verschieben? Das Kontaktverzeichnis im Softphone hat alle Kontakte dabei.
Die zweite nützliche Funktion ist die Integration in das CRM. D.h. die Telefonanlage verbindet sich mit ihrem CRM und lässt Sie im einfachsten Falle direkt daraus Anrufe tätigen. In Fällen der tieferen Integration wird z.B. auch der Anruf selbst sowie die Anrufdauer automatisch getrackt.
Denn wenn Sie jeden Tag mehrere Stunden im Telefongespräch verbringen, ist die Zahl an Zeit, die Sie bei schlecht dokumentierten Anrufen verlieren, schnell zu einer großen Summe zusammenaddiert.
Doch hier hört die Digitalisierung der Hausverwaltung und die Möglichkeiten der Telefonanlage noch lange nicht auf. Das Stichwort ist Prop Tech. In der Zukunft wird es für Hausverwaltungen genauso wie für andere Berufe wichtig sein moderne durch künstliche Intelligenz unterstützte Services zu benutzen. Die Auswertung von Anrufen durch KI, um z.B. gleich den Gebäudeplan des Objekts auf dem Bildschirm zu haben, aber auch Chat und Messenger Dienste können eine große Rolle spielen.
So werden viele Szenarien, die unter dem Begriff Prop Tech diskutiert werden, auch von der Telefonanlage unterstützt. Sie möchten Gespräche mit AI auswerten? Sie möchten ein Transkript einer Telefonkonferenz mit Handwerkern und Ingenieuren? Dazu benötigen Sie eine Aufzeichnung. Wieder eine Funktion, die vielleicht die beste Telefonanlage für Sie und Ihre Hausverwaltung mit anbietet.
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1) Die wichtigsten Features einer Telefonanlage für Hausverwaltungen
2) Prop Tech – die Digitalisierung für Immobilienmakler und Hausverwaltungen fängt bei der Telefonanlage an
