Ein neuer Begriff sorgt grade in Deutschland unter Immobilienmakler und Hausverwaltungen für Aufmerksamkeit – das Wort Prop Tech.
Darunter versteht man eine Reihe von neuartigen, digitalen Tools, meisten Software, die Immobilienmakler und Hausverwaltungen die Organisation und Umsetzung ihre Arbeit erleichtern soll. Darunter fallen spezialisierte CRMs, aber auch Software zur Verwaltung von Objekten, Steuerung von Anfragen und Kommunikation mit den Handwerkern.
In anderen Worten, auch der Beruf des Immobilienmaklers oder des Hausverwalters, egal ob als einzelner Makler/Verwalter mit einem kleinen Büro oder als Mitarbeiter in eines Maklerverbunds oder einer großen Hausverwaltung, erfährt durch die Digitalisierung einen Wandel.
Dabei wird oft übersehen, dass es nicht immer nur die großen Zukunftsvisionen sein müssen, die die Arbeitswelt und das Berufsbild verändern. Sondern auch die Weiterentwicklung von vielen Geräten oder Prozessen die Immobilienmakler und Hausverwaltungen im Arbeitsalltag als ganz normal betrachten. So wird heute niemand mehr in diesen Berufen seine Korrespondenz z.B. mit Eigentümern mit der Schreibmaschine tippen. Computer haben dieses Gerät abgelöst.
die Telefonanlage aus der Cloud – Digitalisierung von Basisdiensten als Einstieg in Prop Tech
Das Gleiche gilt auch für die Telefonanlage. Denn Prop Tech beginnt nicht bei der KI basierten Auswertung von Verträgen, sondern bei Basisprozesse wie dem Telefon oder der Telefonanlage.
Immobilienmakler und Hausverwaltungen verbringen sehr viel Zeit am Telefon. Der Beruf ist sehr stark von der Kommunikation mit Klienten geprägt. Diese findet natürlich in Terminen im Büro, aber fast genauso oft per Telefon statt. Termine sind zu koordinieren, Meinungen auszutauschen oder Ergebnisse zu besprechen. Die Telefonkonferenz ist für einen Immobilienmakler oder eine Hausverwaltung heute so normal wie der Termin vor Ort am Gebäude.
Um mit den wachsenden Anforderungen an Kommunikation aber auch den Erwartungen an Kommunikationsmöglichkeiten der Klienten mithalten zu können, bietet sich für Immobilienmakler und Hausverwaltungen eine Cloud Telefonanlage an.
VoIP-Anbieter bieten oft günstigere Gesprächstarife und meist niedrigere Kosten, denn die VoIP Anrufe untereinander sind kostenlos. Auch kann man mit einer Cloud-Telefonanlage und dem Softfone die fest installierten Telefongeräte ersetzt. Dies hilft ein Immobilienmakler oder einer Hausverwaltung auch noch Geld zu sparen.
Eine gute Cloud Telefonanlage bietet natürlich alle Funktionen, die man von der herkömmlichen Telefonanlage kennt und für den täglichen Arbeitsablauf im Maklerbüro oder für die Hausverwaltung notwendig sind. Dies ist selbstverständlich der Anrufbeantworter die Makelfunktion für Rückfragen und die Möglichkeit Anrufe weiterzuleiten.
Dies sind aber nicht die Funktionen, die die Cloud Telefonanlage unter dem Begriff Prop Tech als Einstige platzieren.
Viel wichtiger werden heutzutage neue Funktionen, die auch in Deutschland immer mehr Einzug finden.
Moderne Telefonanlagen bieten Unified Communication – deswegen Prop Tech
Als Erstes ist die für einen Immobilienmakler und Hausverwalter sehr praktische Funktion der Anrufaufzeichnung zu nennen. Diese Funktion ist in Deutschland primär von Callcentern mit dem berühmten Hinweis auf die Sicherung der Qualitätsstandards bekannt. Sie bietet sich – das Einverständnis aller Teilnehmer vorausgesetzt – natürlich auch für Gespräche im Businesskontext allgemein und hervorragend für den ein Immobilienmakler oder eine Hausverwaltung an. So können Besprechungen mit Klienten oder firmeninternen Telefonkonferenzen aufgezeichnet werden und – Stichwort Prop Tech – mit moderner Technik später transkribiert werden.
Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Einmal geht das Erstellen von Protokollen deutlich schneller. Zum anderen gibt es Situationen, in denen der genaue Wortlaut und Stimme eine Rolle spielt. So lassen Sie z.B. Vereinbarungen mit Handwerkern oder mit potenziellen Interessenten gut nachvollziehen.
Die Chatfunktion einer Telefonanlage – digitale Kommunikation in der Immobilienbranche
Eine weitere nützliche Funktion ist die Chat-Funktion. Auch bei Immobilienmaklern oder der Hausverwaltung arbeiten Mitarbeiter, die in ihrer Freizeit die praktischen Vorteile von Chat-Programmen kennen und schätzen gelernt haben. Jüngere Mitarbeiter haben vermutlich sogar mehr Zeit mit der Kommunikation über Chat-Programme verbracht als mit Anrufen wie einige Studien heute zeigen. Der Grund liegt auf der Hand. Das Austauschen von Kurznachrichten ist schnell und einfach möglich und ermöglicht eine Vielzahl von nützlichen Anwendungen. Eine kurze Rückfrage beim Kollegen, der auch dann antworten kann, wenn er grade unterwegs ist oder während man zum Beispiel auf einer anderen Leitung telefoniert. Auch Kunden schicken gerne Anfragen oder Bilder von Schäden über diese Kommunikationstools.
Hier ist aber auch die Gesetzeslagen zu berücksichtigen.
D. h. ihre Mitarbeiter sollten diese Nachfragen nicht auf WhatsApp oder einem anderen Chat-Programmen durchführen. Eine moderne Cloud Telefonanlage der besten Anbieter bietet deswegen diese Funktion mit an. Damit sind auch ein Immobilienmakler oder eine Hausverwaltung in der neuen Welt der Unified Communications verankert.
Damit sind Zukunft vielleicht sogar noch ganz andere Szenarien möglich. Auch wenn es heute höchstwahrscheinlich noch die komplette Ausnahme ist, ist es nicht unvorstellbar, dass die primäre Kontaktaufnahme zum Immobilienmakler oder der Hausverwaltung über die Homepage dann dort per integrierten Chat-Modul möglich ist. Eine solche Integration alles aus einer Hand bietet zum Beispiel VoIPStudio mit dem Serviceangebot der Mutter Level7Systems an.
Auch für einen Immobilienmakler oder eine Hausverwaltung immer wichtiger und Teil von Prop Tech ist die Integration der Telefonanlage in das CRM.
Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Zum einen erleichtert es ihre Arbeit, wenn Sie der Übersicht darüber haben in welcher Reihenfolge und wann sie das letzte Mal mit ihren Kunden zu dem grade aktuellen Thema gesprochen haben.
Zum anderen ist damit auch die Kopplung an Ihr Abrechnungssystem möglich. So ist es an einem hektischen Bürotag leicht möglich das Eintragen von Zeiten, zum Beispiel mit ihrem Klienten am Telefon verbracht, der überraschend anrief, zu vergessen. Die Integration der Cloud Telefonanlage in die entsprechenden Programme und damit wie in vielen Fällen möglich die automatische Eintragung diese Ereignisse macht ihr Leben einfacher. So kann sich ein Immobilienmakler oder eine Hausverwaltung auf relevante Fragestellungen konzentrieren und ist weniger mit lästigem Bürokram beschäftigt.
Doch damit hört die Entwicklung nicht auf: Videoanrufe, das Austauschen von Dateien oder weitere moderne Formen der Kommunikation – dies sind alles Themen, die in Zukunft integriert von einer Telefonanlage abgedeckt werden können. Die Telefonanlage ist eben der Einstige in Prop Tech.
Für alle die sich mit der Zukunft der Immobilien und Verwalterbranche beschäftigen möchten, sei dieser Link empfohlen. Dort finden Sie eine Reihe von vielversprechenden Prop Tech Startups.
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