Die Ferienzeit steht vor der Tür, und die Unternehmen müssen damit beginnen, die Urlaubszeiten, Abwesenheiten und Änderungen der Geschäftszeiten ihrer Mitarbeiter zu verwalten.
Heutzutage ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, die Qualität des Kundendienstes aufrechtzuerhalten, und es ist ratsam, bestimmte Maßnahmen zu antizipieren.
Eine davon ist die Einrichtung automatischer Nachrichten in Ihrem Kommunikationssystem, um die Geschäftszeiten Ihres Unternehmens, etwaige Änderungen im Zeitplan oder vorübergehende Schließungen mitzuteilen.
In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie Zeitregeln und eine Sprachansage in VoIPstudio konfigurieren, um Ihre Kunden und Lieferanten über Urlaubsabwesenheiten zu informieren und ihnen mitzuteilen, zu welchen Zeiten sie Ihr Unternehmen erreichen können.
Das Einrichten einer automatischen Urlaubsnachricht mit VoIPstudio kann in 4 einfachen Schritten erfolgen:
Schritt 1: Definieren Sie die abzuspielende Nachricht
Der erste Schritt besteht darin, zu entscheiden, was Ihre Kunden und Lieferanten hören wollen.
Zum Beispiel:
“Danke, dass Sie bei ACME angerufen haben. Wir sind vom 23. Dezember bis zum 7. Januar im Urlaub. Wir entschuldigen uns für etwaige Unannehmlichkeiten.”
Sie können diese Nachricht selbst aufnehmen und in den Bereich “Sounds” von VoIPstudio hochladen.
Sie haben auch die Möglichkeit der Text-to-Speech-Funktion, wie in der Abbildung gezeigt.
Um Ihren Nachrichtentext in Sprache umzuwandeln, melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten bei der Plattform an, gehen Sie zum Seitenmenü und navigieren Sie zu Einstellungen -> Sounds.
Klicken Sie dann am oberen rechten Rand auf die Schaltfläche Text-to-Speech, und wählen Sie den Sprachtyp und den Text aus, den Sie in der Aufnahme wiedergeben möchten.
Denken Sie abschließend daran, die erstellte Datei zu speichern.
Schritt 2: Erstellen einer IVR- oder automatischen Anrufannahme
An dieser Stelle können Sie ein IVR oder eine automatische Telefonzentrale erstellen, in der die von Ihnen erstellte Nachricht abgespielt wird, und als Ziel “Anruf beenden” festlegen, so dass der Anruf nach dem Abspielen der Nachricht automatisch getrennt wird.
Gehen Sie dazu im Seitenmenü auf Einstellungen -> IVRs und fügen Sie eine neue IVR hinzu.
Sie können den Anruf auch an eine Voicemail weiterleiten, wie in der folgenden Abbildung gezeigt:
Schritt 3: Festlegung der Ferientermine
Es ist wichtig, dass Sie festlegen, wann die Nachricht angezeigt wird und wann sie endet. Gehen Sie dazu auf Einstellungen > Routing > Einstellungen > Kalender.
Sie können auch direkt über diesen Link zugreifen.
Wählen Sie ein Startdatum und eine Startzeit sowie ein Enddatum und eine Endzeit.
Schritt 4: Erstellen einer Zeitregel
Als nächstes müssen Sie eine Zeitregel hinzufügen, die diese drei Dinge angibt:
- Die eingehenden Nummern, auf die Sie die Regel anwenden möchten. Sie gilt für alle eingehenden Anrufe, wenn Sie keine Nummer angeben.
- Die Daten, an denen sie gelten soll, wurden im vorherigen Schritt erstellt.
- Das Ziel ist in diesem Fall die entsprechende IVR.
Diese Regel muss an erster Stelle stehen, damit sie als erste Regel ausgewertet wird, wenn ein neuer Anruf eingeht.
Das war’s! Sie können jetzt damit beginnen, Ihre Urlaubsnachrichten in VoIPstudio zu planen, um einen hervorragenden Kundenservice zu gewährleisten.
Wenden Sie sich an den technischen Support von VoIPstudio, wenn Sie Hilfe beim Einrichten dieser Funktion benötigen oder Fragen haben.
