Unternehmen stehen vor einer verwirrenden Vielzahl von Entscheidungen, wenn es um die Anschaffung einer neuen Business VoIP-Telefonie geht. Von Cloud bis hin zu selbst gehosteten SIP-Trunking-Systemen haben Sie so viele Optionen, dass es schwierig sein kann, sich für ein System zu entscheiden.
Zur Verwirrung tragen auch Jargon und Akronyme bei. Was genau bedeutet SIP? Ist eine virtuelle Rezeptionistin dasselbe wie eine ACD-Warteschlange? Was versteht man unter virtuellen Nummern? Es sollte keine Überraschung sein, dass es Unternehmen gibt, die aufrüsten wollen, aber Schwierigkeiten haben, die richtige Option auszuwählen.
Leider nutzen einige Anbieter diese Situation aus. Viele werben mit kostenlosen Optionen, die nicht wirklich kostenlos sind. Oder geben bekannten Funktionen neue Namen und benennen diese als “innovativ”. Es ist dann fast unmöglich, die wirklich innovativen Anbieter von Wiederverkäufern oder unzuverlässigen Betreibern zu unterscheiden.
Ein Beispiel dafür ist der neueste Trend, dass Anbieter eine “kostenlose Telefonzentrale” für Unternehmen anbieten. Eine effiziente Telefonzentrale ist für die meisten Unternehmen, die große Anrufvolumen bearbeiten, von entscheidender Bedeutung. Wenn dies eine der Hauptbeschwerden ist, die die Mitarbeiter über Ihr derzeitiges System haben, klingt eine kostenlose Telefonzentrale attraktiv, aber sind diese wirklich kostenlos oder sind Bedingungen verknüpft?
Nichts Ist Umsonst
Im Business weiß jeder, dass es nichts umsonst gibt. Dennoch werden solche “kostenlose XYZ”-Werbungen weiterhin für die bare Münze angenommen. Man muss dennoch beachten, dass Anbieter davon nichts hätten.?
Tatsache ist, dass es sich kein Unternehmen leisten kann, ein wertvolles Produkt oder eine Dienstleistung für immer kostenlos anzubieten. Es muss also einen Haken geben. Denken Sie immer daran, wenn Sie etwas bewerten, wenn etwas zu gut klingt, um wahr zu sein.
Kostenlose Telefonzentralen sind nicht wirklich kostenlos
Die Realität sieht so aus, dass die meisten so genannten kostenlosen Telefonzentralen nicht wirklich kostenlos sind. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Anbieter versuchen, die wahren Kosten ihrer Dienste zu verbergen.
Kostenlose Funktionen sind mit anderen Diensten verknüpft
Beispielsweise kann die kostenlose Funktion Teil eines Bündels kostenpflichtiger Dienste sein. Grundsätzlich ist die Telefonzentrale als Teil des gesamten Dienstleistungspakets enthalten, dies normalerweise was die meisten Anbieter tun. Bei VoIPstudio ist die Telefonzentrale Teil jedes Preisplans, den wir anbieten. Diese ist für alle Kunden enthalten, unabhängig vom ausgewählten Plan.
Die Werbung „kostenlos“ wird vor allem zur Aufmerksamkeit und zu Werbezwecken verwendet. In diesem Fall werden Sie zustimmen, dass diese nicht wirklich kostenlos ist.
Funktionen sind Teil eines teureren Plans
Eine andere Möglichkeit der „kostenlosen“ Bereitstellung besteht darin, dass die Anbieter den Preis für ihre Dienstleistungsangebote erhöhen. Angenommen, Anbieter A bietet einen Basisplan für 10 Euro an. Anbieter B wirbt in seinen Marketingmaterialien mit einer kostenlosen Telefonzentrale, aber der tatsächliche Preis des Plans beträgt 15 Euro.
Natürlich ist es leicht zu erkennen, dass die kostenlose Funktion einfach in einen höherpreisigen Plan gebündelt wird. Sie können die kostenlose Telefonzentrale nicht in dem 10-Euro-Plan erhalten, also müssen Sie die teurere Option kaufen.
Es handelt sich um eine falsche Darstellung von Informationen, die für die Kunden schädlich sein kann. Kunden werden dazu veranlasst, die Preisunterschiede zu ignorieren. Und schlimmer noch, sie ist irreführend und macht es den Unternehmen schwer, Anbieter fair zu vergleichen.
Kostenlose Optionen funktionieren nicht optimal
Einige Anbieter bieten möglicherweise sogar eine kostenlose Telefonzentrale an. Sie behaupten, dass Sie keinen vollwertigen Serviceplan oder etwas in der Art kaufen müssen. Stellen Sie sich vor, ein Kunde meldet sich für einen solchen Plan an. Früher oder später stellt er aber fest, dass der kostenlose Service mit Einschränkungen verbunden ist, wie zum Beispiel:
- Es funktioniert nur für einen bestimmten Zeitraum, z.B. die ersten 3 Monate.
- Es funktioniert nur bei geringem Anrufvolumen. Sie müssen ein Paket kaufen, wenn z.B. die Anzahl der Anrufe X pro Tag überschreitet.
- Es lässt sich nicht in Ihre bestehende Sprachlösung integrieren. Es ist nur als eigenständige Funktion anwendbar.
- Es wird nur für eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern funktionieren. Wenn Sie mehr Mitarbeiter einstellen, müssen Sie für eine Optimierung bezahlen.
Die Realen Kosten der kostenlosen Dienstleistungen
Wie Sie sehen können, ist jede kostenlose Dienstleistung – nicht nur Telefonzentralen – normalerweise an versteckten Bedingungen geknüpft. Mit anderen Worten, Sie sollten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen genau lesen, bevor Sie auf der gepunkteten Linie unterschreiben. Die Entscheidung für eine “Gratis”-Lösung hat versteckte Kosten, die Sie möglicherweise erst dann herausfinden, wenn es zu spät ist.
Kurzfristige Vorteile gegenüber langfristigen Risiken
Kostenlose Dienste bieten kurzfristige Vorteile. Sie können sofort Geld sparen und müssen keinen Cent für eine Funktion ausgeben, die Sie für das Unternehmen benötigen. Allerdings erhalten Sie diese Vorteile auf Kosten der langfristigen Risiken. Wenn der Anbieter die kostenlose Telefonzentrale nicht über längere Zeit aufrechterhalten kann, kann er in Konkurs gehen. Es kann sein, dass er die kostenlose Option nicht mehr anbietet und Sie plötzlich ohne Service bleiben. Wenn Ihr Unternehmen von funktionierenden Telefonen abhängig ist, ist das ein enormes Risiko! Und eines, dass sich die meisten Organisationen nicht leisten können.
Kosten der Integration
Zunächst sind die Kunden vielleicht mit einer kostenlosen Telefonzentrale zufrieden. Aber langsam wird ihnen klar, dass sie mit anderen Systemen nicht funktionieren wird. Benutzer haben Schwierigkeiten, die Funktion mit ihrem aktuellen Arbeitsablauf zu nutzen. Früher oder später enden sie damit, dass sie Geld für die Integration mit anderen Geschäftssystemen ausgeben. Organisationen, die einen kompletten Plan von einem Dienstleister erwerben, müssen kein Geld für Integrationen investieren.
Kosten für künftige Erweiterung
Wenn die gebührenfreie Telefonzentrale ein hohes Anrufvolumen nicht bewältigen kann oder nicht für mehr Mitarbeiter als bisher funktioniert, dann wird diese nicht lange kostenlos bleiben. Wenn Ihr Unternehmen wächst und expandiert, werden Sie anfangen, an die Grenzen jeder kostenlosen Dienstleistung zu stoßen. Anstatt über eine Erweiterung oder die Einführung neuer Produkte nachzudenken, machen sich Geschäftsinhaber Gedanken darüber, ob sie für ein Telefon-Upgrade bezahlen sollen.
Mangelnde technische Unterstützung / Kundensupport
Wie viel Unterstützung können Sie von einem Anbieter erwarten, der einen kostenlosen Service anbietet? Ziehen Sie beliebte kostenlose E-Mail-Anbieter wie Gmail oder Outlook in Betracht. Sie bieten keine Qualitätsgarantien oder -zusicherungen. Wenn der Mail-Dienst für einige Stunden nicht mehr funktioniert, haben die Verbraucher keine andere Wahl, als darauf zu warten, dass dieser wieder funktioniert.
Können Sie sich vorstellen, sich in einer ähnlichen Situation zu befinden? Wenn der Dienst ausfällt, und es keinen Support gibt? Anbieter geben dem kostenlosen Reparaturservice möglicherweise keine Priorität, weder konzentrieren sie sich darauf, den kostenlosen Service für Kunden aufrecht zu erhalten. Dies schadet jedes Unternehmen, dass auf seine Kommunikation angewiesen ist.
Dienst- und Qualitätsmängel
Anbieter, die kostenlose Dienstleistungen bereitstellen, haben sehr wenig Anreiz, qualitativ hochwertige Dienstleistungen zu erbringen. Kunden werden eher “gut genug” bedient. Sie können auch nicht in Infrastruktur oder in Forschung für Innovationen investieren. Wie können sie das, wenn ihre Kunden nicht für die Nutzung der Funktion bezahlen?
Kostenlose Dienste wie Internet-Suchmaschinen oder E-Mail überleben nur deshalb weiter, weil die Muttergesellschaft sie mit anderen, profitableren Unternehmungen subventioniert. Solange der Verkäufer keinen anderen Einkommen hat, wird der kostenlose Dienst nicht lange kostenlos bleiben..
Sind kostenlose Telefonzentralen für jedes Unternehmen geeignet?
Das bedeutet nicht, dass kostenlose Telefonzentralen von Natur aus wertlos sind. Sie können für Unternehmen in ganz bestimmten Situationen wertvoll sein.
Zum Beispiel könnte sich ein wirklich kleines Unternehmen, das im Moment knapp bei Kasse ist, für eine kostenlose Telefonzentrale entscheiden. Sie brauchen wirklich eine Lösung für die Bearbeitung eingehender Anrufe, können es sich aber nicht leisten, dafür zu bezahlen. Wenn das Unternehmen wächst, können sie sich überlegen, in eine umfassendere Lösung zu investieren.
Die gegenwärtige globale Pandemie ist ein weiterer solcher Umstand, bei dem eine kostenlose Option nützlich sein kann. Wenn Ihr Team aus der Ferne arbeitet und Sie nicht über die Infrastruktur verfügen, um es zu unterstützen, kann eine kostenlose Telefonzentrale vorübergehend Abhilfe schaffen. Solche kostenlosen Dienste sind unbezahlbar, vor allem wenn Unternehmen auch mit ernsthaften finanziellen Engpässen zu kämpfen haben.
Eine andere Verwendung für einen solchen kostenlosen Dienst ist, wenn Sie ein Anbieter vergleichen, bevor Sie sich für eine vollwertige Sprachlösung anmelden. Wenn der Anbieter keine Test- oder Demoversion zur Verfügung stellt, kann dies Ihre einzige Option sein. Oder Sie möchten sich vor der Anmeldung persönlich von der Qualität des technischen Supports und der Kundenbetreuung des Anbieters überzeugen.
Unternehmen, die ihr derzeitiges Telefonsystem aufrüsten möchten, können sich auch eine kostenlose Telefonzentrale wünschen. Sie können den kostenlosen Dienst für ein paar Wochen oder einen Monat nutzen, während sie sich für eine gute Option für das Unternehmen entscheiden. Mit anderen Worten, es funktioniert als Zwischenlösung, bis Sie den richtigen Serviceplan oder Anbieter für das Unternehmen gefunden haben.
Wenn Ihr Unternehmen nicht mit einer ganz bestimmten Situation konfrontiert ist, in der eine kostenlose Telefonzentrale die einzige Lösung ist, ist es besser, sich von diesen fernzuhalten. Es ist ganz einfach nicht die Zeit und Mühe wert. Konzentrieren Sie sich darauf, einen Dienstleistungsanbieter zu finden, der Ihren Bedürfnissen entspricht – sowohl aktuell als auch für die absehbare Zukunft.
