Emails, Telefon, Fax, Messages, Chats – Wie behalte ich den Überblick über die Firmenkommunikation?

Gepostet am: 2019-10-23 | Kategorien: VoIP für Unternehmen

Die letzten Jahre haben im Hinblick auf Kommunikation und digitale Technologie immer wieder und immer schneller aufeinanderfolgende Quantensprünge gebracht. Umwälzungen wie soziale Medien oder die “Appifizierung” von jedem Aspekt des Alltags ist nur die Spitze des Eisbergs. Hinter den Kulissen hat sich vor allem das Arbeitsleben verändert. Die ständige Vernetzung, ob im Büro oder bei Kundenbesuchen, ermöglicht grundsätzlich eine tiefergehende Koordination und höhere Reaktionsgeschwindigkeit in Unternehmen.

Communication Overload – Das Problem für Unternehmen

Der schnelle Fortschritt hat aber Nebenwirkungen: Selbst in nicht allzu stark digital aktiven Firmen kommunizieren Mitarbeiter beispielsweise per Telefon, Email, Fax, SMS und Mobilchats wie WhatsApp. Das macht fünf verschiedene Kommunikationskanäle, wobei auch noch spezielle Anwendungen wie Slack oder CRM-Plattformen hinzukommen können.

Die Tatsache, dass zahlreiche Informationen über viele verschiedene Kanäle übermittelt werden, in Kombination mit dem an sich recht großen Kommunikationsvolumen, kann leicht zu Überforderung, Informationsverlust oder einfach ineffizientem Arbeiten führen.

Laut einer Studie von Ringcentral geben über 70 Prozent von befragten Mitarbeitern an, dass die Höhe des Kommunikationsvolumens eine Herausforderung darstellt. 68 Prozent der Befragten geben an, dass sie täglich 1 Stunde damit verbringen, zwischen verschiedenen Apps zu wechseln, durchschnittlich 10 Mal pro Stunde. Häufige Unterbrechungen werden zwar mindestens zum Teil durch schnelleres Arbeiten kompensiert, führen aber zu erhöhtem Stress, Frustration und Erschöpfung.

Was man tun kann

Das Problem von Kommunikationsüberlastung ist nicht neu, hat sich aber vor allem in den letzten 20 Jahren immer weiter verbreitet und deutlicher gezeigt. Der Stand der Forschung und möglicher Lösungen (abgesehen von Verzicht) sind noch nicht ausgereift; es gibt aber bereits mehrere Ansätze. Eine Lösung ist, eine allumfassende Kommunikationsplattform zu nutzen, über die alle Kommunikationskanäle laufen. Die Alternative bzw. ein Zwischenschritt dorthin ist das Integrieren verschiedener Kanäle ineinander, z.B. Faxe per Email erhalten.

Diese Entwicklung wird offensichtlich von Mitarbeitern begrüßt: Die von Ringcentral befragten Mitarbeiter gaben an, dass eine einzelne, umfassende Kommunikationsplattform

-den Workflow verbessern würde (67%),
-die Produktivität erhöhen würde (65%),
-den Arbeitsalltag weniger chaotisch machen würde(62%), und
-die Arbeit im Homeoffice erleichtern würde(61%).

Dieses Meinungsbild spiegelt die naheliegende Annahme wider, dass das Reduzieren von Apps und Schaltflächen die Übersicht erhöhen wird. Dies kann um Teil auch über Integrationen erreicht werden. Während es bereits zahlreiche Integrationen im digitalen Raum gibt (Email-Benachrichtigungen bei Chats o.ä.), wird gerade die Schnittstelle von digitaler zu analoger Kommunikation (Festnetz und Fax) oft übersehen. Zwar ist die Technologie vergleichsweise veraltet, in der heutigen Übergangszeit aber je nach Betrieb und Industrie trotzdem noch wichtig. Es stellt sich also die Frage, wie man Kanäle bündeln und übersichtlich kombinieren kann.

Diese Frage ist für kleinere Büros, kleine und mittlere Unternehmen von noch größerer Bedeutung, da hier oft die Mittel oder die eigne IT-Abteilung fehlt, um all die Integrationen umzusetzten.

Ist VoIP die Lösung für den Communication Overload?

VoIP (Voice over Internet Protocol)-Telefonie ist für sich genommen bereits eine Integration auf der technischen Ebene, da Telefongespräche über das Internet geleitet werden. Dadurch wird aber auch auf der Nutzerebene das Bündeln/Kreuzen von Kommunikationskanälen erleichtert. Manche VoIP-Anwendungen (z.B. VoIPstudio) bieten schon jetzt zahlreiche Integrationen an, um die Zahl an Kommunikationskanälen und Apps zu reduzieren. D.h. eine moderne VoIP-Lösung ist der erste Schritt, um die Kommunikation im Unternehmen zu bündeln. Damit sind aber noch nicht alle Probleme für kleine und mittlere Unternehmen gelöst.

Eine gute Telefonanlage integriert Unified Communication für kleine und mittlere Unternehmen

VoIP ist auf dem Smartphone, Laptop/PC sowie Festnetztelefonen (VoIP-Tischtelefon oder per Adapter) nutzbar. Dazu kann VoIP auch mit CRM-Lösungen und Faxnummern verbunden werden. So können Faxe oder sogar Transskripte von Sprachnachrichten der Mailbox auch per Email empfangen werden, während alle Kommunikationen mit dem bestehenden Kontaktverzeichnis abgeglichen werden. All das über eine einzige digitale Konsole (auf dem Smartphone und PC).

Dies ist noch nicht der Endpunkt der Entwicklung bezüglich Kommunikationsbündelung (“Unified Communications”). Es ist aber ein hilfreicher Schritt in die richtige Richtung und kann es erleichtern, den Überblick über die vielen Kommunikationskanäle zu behalten.

Für kleine und mittlere Unternehmen ist der erste Schritt also zu überprüfen, ob der aktuelle Anbieter der Telefonanlage Unified Communication Services anbietet.