Bei der Suche nach einer geeigneten Telefonanlage und Telekommunikationslösung für das eigene Büro stoßen Bürogemeinschaften genauso wie IT-Entscheider von kleine und mittlere Unternehmen immer wieder auf Probleme.
Der erste Grund ist, dass es eine große Anzahl von verschiedenen Begriffen, wie VoIP, Cloud-Telefonanlage und der dazugehörigen Hardware gibt.
Dann, weil es angesichts der rasant wachsenden Kommunikationsmöglichkeiten oft schwierig ist, den konkreten Bedarf an Features, die man von einer Cloud-Telefonanlage erwartet abzuschätzen. So möchte man für die Telefonanlage im Büro, aber auch als Freiberufler nicht zu wenig Funktionen, aber auch nicht für nie genutzte Funktionen zu viel zahlen.
Mit den folgenden Informationen unterstützen wir Sie bei der Auswahl der passenden Telefonanlage für Ihr Büro
Welche Technologie sollte die Telefonanlage unterstützen
In unseren Augen ganz klar, VoIP. Denn dies ist die Technologie der Zukunft.
Was benötigt ein Büro Größe und Funktionsumfang der Cloud-Telefonanlage – was benötigt ein Büro wirklich?
Die Größe der Telefonanlage ergibt sich aus der Zahl der Anschlüsse, die Sie für Ihr Büro benötigen. Diese ergibt sich meist ganz einfach aus der Zahl der Mitarbeiter und dem Bedarf an zusätzlichen Rufnummern, z.B. wenn Sie eine einheitliche Nummer für den Kundensupport anbieten möchten.
Eine weitere Frage ist dann noch die Anzahl von Kanälen. In der Regel bieten VoIP-Anbieter pro Rufnummer, zwei Kanäle an. D.h. Sie können auf einer Leitung telefonieren und ein weiterer Anrufer kann anklopfen. Wenn Sie also Telefonkonferenzen mit vielen externen Anrufern abhalten, lohne sich eine separate Nummer mit mehr Kanälen und Sie benötigen einen VoIP-Anbieter, der dies bereitstellen kann.
Funktionsumfang der Cloud-Telefonanlage für das Büro
Um den Bedarf wirklich gut zu ermitteln, lohnt sich das Gespräch mit den Mitarbeitern und Kollegen. Was würde ihnen die Arbeit erleichtern? Wie nutzen diese die bisherige Anlage?
So entsteht schnell eine Liste, die die Anforderungen des KMU an eine VoIP-Telefonanlage abbildet. Einige Funktionen sind heute bereits Standard. Mit dieser Liste können Sie die Auswahl für Ihr Unternehmen treffen.
Anrufbeantworter
Heute absoluter Standard für Unternehmen, kleine Büros aber auch den Privathaushalt. Auch wenn der Anrufbeantworter weit verbreitet und bekannt ist, gibt es einige Anforderungen. Er sollte leicht zu personalisieren d.h. mit einer eigenen Nachricht zu besprechen und leicht abzuhören sein.
Pick-Up, Hold und Makeln
Diese Funktionen sollten auch zum Standardangebot eines jeden Telefonanlagen-Anbieters gehören.
Noch ein Tipp: Ihre Mitarbeiter sollten kurz geschult werden. Denn nicht jeder Mitarbeiter kennt all diese Funktionen und weiß damit wie er sie auch effektiv im Büroalltag einsetzen kann.
Telefonkonferenzen
Egal in welcher Branche und Unternehmensgröße. Gemeinsame Besprechungen am Telefon sind heute Teil der Geschäftswelt. Auch hier ist es wichtig, dass die Konferenz leicht einzurichten ist und es dabei zu einem reibungslosen Ablauf kommt. Denn Ihr Büro soll ja einen guten Eindruck hinterlassen.
Wenn Ihr Büro mehrere Standorte hat, sind Telefonkonferenzen interessant. Denn hier können Telefonkonferenzen stark zur Effektivität beitragen. Kosten und Zeit für Geschäftsreisen werden vermieden. Wichtig ist mögliche Einschränkungen in Bezug auf die Teilnehmerzahl von internen Teilnehmern bei einer Telefonkonferenz zu überprüfen. Die besten VoIP-Telefonanlagenanbieter bieten z.B. auch sogenannte Konferenzräume in ihrer Lösung an.
Moderne Features einer Telefonanlage – Ihr Büro wird professioneller
Gesprächsaufzeichnung
Auch wenn das Thema Gesprächsaufzeichnung bereits verbreitet ist, ist es immer noch ein Bereich in dem dt. kleinere und mittlere Firmen Berührungsängste haben.
Dabei lohnt es sich, das Einverständnis vorausgesetzt, Telefonate mitzuschneiden. Zum einen kann man den Kundenservice optimieren. Zum anderen ist es ein gutes Mittel bei Telefonkonferenzen und telefonischen Besprechungen. Lassen Sie sich aber unbedingt zu den datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen informieren.
Mobiler Arbeitsplatz
Oft ist es heute auch bei kleinen und mittleren Unternehmen üblich, dass Mitarbeiter auch im Home Office arbeiten oder unterwegs sind. Dabei müssen diese natürlich auch mit Kollegen und Geschäftspartnern verbunden bleiben. Hier sollte der Anbieter, den Zugriff von mobilen Endgeräten auf die Funktionen der Telefonanlage ermöglichen. Die Nummer sollte also einfach mit dem Gerät mitwandern.
Kosten und Kostenkontrolle der VoIP-Telefonanlage
Die wichtigste Frage ist natürlich, ob der VoIP-Anbieter und die Cloud-Telefonanlage Ihre Kosten senken oder Ihre Produktivität steigern. Idealerweise natürlich beides. Hier ist insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen darauf zu achten, ob Nutzer einfach hinzugebucht oder entfernt werden können, wenn es die Anforderungen verlangen ohne Techniker oder lange Bindung.
Dann sollten Sie sich informieren, ob alle gewünschten Funktionen in dem für Sie passenden Preisangebot enthalten sind, oder ob Sie für alle Funktionen eventuell in eine größere Kategorie wechseln müssen, die eher für große Unternehmen geeignet ist.
Sicherheit der Telefonanlage – auch ein wichtiger Punkt für Ihr Büro
Auch die Sicherheit für Ihre Geschäftskommunikation spielt eine Rolle. Erkundigen Sie sich welche Standdarts die VoIP-Anbieter zur Sicherung der Datenpakete einsetzten und ob dies dem Industriestandard entspricht.
Die Hardware ist hier ein weiteres Problem, wie auch kürzlich durch eine Studie von Fraunhofer bestätigt.
