Ein Großteil der Bevölkerung hat Kontakt zu Steuerberatern, sei es aus geschäftlichen Gründen oder für die persönliche Steuerabwicklung. Im Umkehrschluss haben Steuerberater Kunden aus allen Schichten und Bevölkerungsgruppen. Kundenkontakt findet täglich statt, in der Regel ungefähr die Hälfte der Arbeitszeit. Meistens erfolgt der Kundenkontakt am Telefon. Bei mehreren Stunden Telefongesprächen am Tag ist Telekommunikation für Steuerberater sowohl unabdingbar für effektive Arbeit, sondern auch ein potenziell hoher Kostenfaktor.
Bei diesen vielfältigen und stressigen Arbeitsabläufen ergeben sich auch besondere Anforderungen an eine Cloud-Telefonanlage. Aus Gesprächen mit Steuerberatern kristallisieren sich dabei folgende Features heraus:
Professioneller Anrufbeantworter – damit Kunden ihrem Steuerberater Nachrichten hinterlassen können
Nachdem Steuerberater oft in Gesprächen sind, ist natürlich der Anrufbeantworter wichtig. Auf der einen Seite sollen Kunden wissen, wen Sie erreicht haben und einfach eine Nachricht hinterlassen können. Denn der professionelle Auftritt nach außen bis ins Detail ist auch und grade in dieser Branche wichtig. Auf der anderen Seite soll das Abhören der Mailbox möglichst einfach sein. Hier bietet sich die Benachrichtigung per E-Mail und der 24h Zugriff an. Nachdem Kunden oft wichtige Informationen hinterlassen, spielt auch der Speicherplatz eine Rolle. Dieser sollte unbegrenzt sein, damit man nicht permanent Nachrichten löschen muss. VoIPstudio zum Beispiel bietet dies in allen Tarifgruppen.
Ein Aspekt, der bei Anrufbeantwortern auch noch wichtig ist, ist die Möglichkeit der Personalisierung. Gerade Steuerberater haben hier höhere Ansprüche als andere Firmen. Von eigener Musik, eigenen Inhalten bis hin zu den Sprecherstimmen – alles soll dem professionellen Image der Firma entsprechen. Hier bieten sich die individuellen Konfigurationsmöglichkeiten von VoIPstudio an.
Firmenweite Kontakte und CRM-Integration
Als Steuerberater arbeitet man mit vielen verschiedenen Kunden, aber auch Dienstleistern und Ansprechpartnern zusammen. Dazu kommen Praktikanten, Jobwechsel oder neue Mitarbeiter. Kurz, es ist nicht einfach die Übersicht über alle Kontakte zu behalten. Für Effizienz ist deswegen ein zentrales Kontaktregister, aus dem heraus der Gesprächspartner sofort angerufen werden kann, von großer Bedeutung. Auch dieses ist bei VoIPstudio in die Cloud-Telefonanlage integriert.
Und die Integration in diverse CRMs ist natürlich auch möglich, beispielsweise über ein Browser-Tool.
Automatische Weiterleitungen von Anrufen an den Steuerberater durch die Telefonanlage
Größere Steuerberatungen haben zahlreiche Berater mit unterschiedlichen Spezialisierungen oder zugewiesenen Kunden. Über eine Cloud-Telefonanlage können Anrufe automatisch nach bestimmten Regeln an bestimmte Rufnummern weitergeleitet werden. Beispielsweise werden alle Kunden einer Key-Account-Liste an den zuständigen Berater weitergeleitet, aber immer Montag und freitagvormittags zu seinem Kollegen. Durch das Kombinieren dieser Regeln und Weiterleitungen können Kunden schneller den richtigen Gesprächspartner finden, während das Back-Office entlastet wird.
Niedrigere Tarife – VoIP Vorteile für Steuerberater und Steuerkanzleien
Das bei Steuerberatern üblicherweise sehr hohe Gesprächsvolumen kann zu erheblichen Telefonkosten führen. Cloud-Telefonanlagen können dieses Problem stark reduzieren, da Gesprächstarife meist deutlich unter dem marktüblichen Niveau liegen. Bei VoIPstudio sind interne Telefongespräche und Gespräche mit anderen VoIPstudio-Nutzern sogar kostenfrei.
Mit diesen Basisfunktionen der Cloud-Telefonanlage wird der Arbeitsalltag für Steuerberater zwar nicht weniger hektisch. Aber es ist gut zu wissen, dass das Telefon und die Telefonanlage den Stress nicht zusätzlich erhöhen.
