Bei Wohnobjekten mit vielen Einheiten oder Großimmobilien als Investitionsobjekt sind Hausverwaltungen unumgänglich. Ob als Mittelsmann zwischen Mieter, Eigentümer und Dienstleister, oder einfach als Verwalter aller operativen Aufgaben in und um Immobilien, müssen Hausverwaltungen vor allem mit unterschiedlichen Beteiligten Gruppen kommunizieren und diese koordinieren. Kontakt mit Stakeholdern findet täglich statt, oft auch am Telefon. Bei mehreren Stunden Telefongesprächen am Tag ist Telekommunikation für Hausverwaltungen sowohl unabdingbar für effektive Arbeit, als auch ein potenziell hoher Kostenfaktor.
Die wichtigsten Features einer Telefonanlage für Hausverwaltungen
Bei diesen vielfältigen und stressigen Arbeitsabläufen ergeben sich auch besondere Anforderungen an eine Cloud-Telefonanlage. Aus
Gesprächen mit Hausverwaltungen kristallisieren sich dabei folgende Features heraus:
Professioneller Anrufbeantworter – damit Kunden bei der Hausverwaltung Nachrichten hinterlassen können
Nachdem Mitarbeiter einer Hausverwaltung oft in Gesprächen sind, ist natürlich der Anrufbeantworter wichtig. Auf der einen Seite sollen Anrufer wissen, wen Sie erreicht haben und einfach eine Nachricht hinterlassen können. Denn der professionelle Auftritt nach außen bis ins Detail ist auch und grade in dieser Branche wichtig. Auf der anderen Seite soll das Abhören der Mailbox möglichst einfach sein. Hier bietet sich die Benachrichtigung per E-Mail und der 24h-Zugriff an. Nachdem Kunden oft wichtige Informationen hinterlassen, spielt auch der Speicherplatz eine Rolle. Dieser sollte unbegrenzt sein, damit man nicht permanent Nachrichten löschen muss. VoIPstudio zum Beispiel bietet dies in allen Tarifgruppen.
Automatische Weiterleitungen von Anrufen an die Verwaltung durch die Telefonanlage
Größere Verwaltungen haben oft zahlreiche Nebenstellen und Büros. Gute VoIP-Anbieter haben hier natürlich eine einfache Lösung. Über eine Cloud-Telefonanlage können Anrufe automatisch nach bestimmten Regeln an bestimmte Rufnummern weitergeleitet werden. Beispielsweise werden alle Kunden aus einer bestimmten Region an die entsprechende Nebenstelle weitergeleitet, je nach Anrufzeit an die jeweils verfügbaren Mitarbeiter. Durch das Kombinieren dieser Regeln und Weiterleitungen können Kunden schneller den richtigen Gesprächspartner finden, während das Back-Office entlastet wird.
Firmenweite Kontakte und CRM-Integration
Als Verwaltung arbeitet man mit vielen verschiedenen Kunden, aber auch Dienstleistern und Ansprechpartnern zusammen. Dazu kommen Praktikanten, Jobwechsel oder neue Mitarbeiter. Kurz, es ist nicht einfach die Übersicht über alle Kontakte zu behalten. Für Effizienz ist deswegen ein zentrales Kontaktregister, aus dem heraus der Gesprächspartner sofort angerufen werden kann, von großer Bedeutung. Auch dieses ist bei VoIPstudio in die Cloud-Telefonanlage integriert.
Die Integration in diverse CRMs ist natürlich auch möglich, beispielsweise über ein Browser-Tool. Die Umsetzung für Chrome wird in diesem Artikel beschrieben.
Automatische Weiterleitungen von Anrufen an die Verwaltung durch die Telefonanlage
Größere Verwaltungen haben zahlreiche Makler mit unterschiedlichen Spezialisierungen oder zugewiesenen Kunden. Über eine Cloud-Telefonanlage können Anrufe automatisch nach bestimmten Regeln an bestimmte Rufnummern weitergeleitet werden. Beispielsweise werden alle Kunden einer Key-Account-Liste an den zuständigen Berater weitergeleitet, aber immer Dienstag und Donnerstagvormittags zu seinem Kollegen. Durch das Kombinieren dieser Regeln und Weiterleitungen können Kunden schneller den richtigen Gesprächspartner finden, während das Back-Office entlastet wird.
Anrufe auf allen Geräten – ein praktisches Feature für Verwaltungen
Verwaltungen haben nicht nur viel Kundenkontakt, sondern müssen auch oft Mitarbeiter zu Objekten und Einheiten schicken. Es ist also für eine Telefonanlage neben der allgemeinen Professionalität auch wichtig, eine Anbindung an mobile Telekommunikation zu besitzen. VoIPstudio erlaubt Telefonie über VoIP-Tischtelefone, Handys und PCs, bei Bedarf mit nahtloser Weiterleitung zwischen verschiedenen Nebenstellen und Teilnehmern.
Niedrigere Tarife – VoIP Vorteile für Hausverwaltungen
Das bei Immobilienmaklern üblicherweise sehr hohe Gesprächsvolumen kann zu erheblichen Telefonkosten führen. Cloud-Telefonanlagen können dieses Problem stark reduzieren, da Gesprächstarife meist deutlich unter dem marktüblichen Niveau liegen. Bei VoIPstudio sind interne Telefongespräche und Gespräche mit anderen VoIPstudio-Nutzern sogar kostenfrei.
Mit diesen Basisfunktionen der Cloud-Telefonanlage wird der Arbeitsalltag für Hausverwaltungen zwar nicht weniger hektisch. Aber es ist gut zu wissen, dass das Telefon und die Telefonanlage den Stress nicht zusätzlich erhöhen.
mehr zum Thema neue Technologien und Telefonanlagen für Hausverwaltungen (PropTech) finden Sie unter dem verlinkten Artikel
