Die wichtigsten Features einer Telefonanlage für Designer, Agenturen und Gestalter

Gepostet am: 2019-09-06 | Kategorien: VoIP für kleine Unternehmen und Freiberufler

Jeder, der Designstudios kennt, kennt die hektischen Arbeitsabläufe und die elektrisierte Atmosphäre, die kreative Arbeit zwischen Gestaltung und Kundenvorstellungen erzeugt.
Eines der wichtigsten Kommunikationsmittel neben der E-Mail ist dabei nach wie vor das Telefon. Denn so kann man wichtige Sachen wie Änderungen am Layout oder das Follow-Up zu einer Deadline beim Produzenten am besten persönlich besprechen.
Doch nicht jede gestalterische Tätigkeit findet im Büro statt. Gerade Gestalter, die für Messeauftritte oder Events arbeiten, sind oft unterwegs.

Bei diesen vielfältigen und stressigen Arbeitsabläufen ergeben sich auch besondere Anforderungen an eine Cloud-Telefonanlage. Aus Gesprächen mit Grafikdesignern, Agenturen und Produktgestaltern kristallisieren sich dabei folgende Features heraus:

Anrufe auf allen Geräten – ein praktisches Feature für Designer und Agenturen

Das wichtigste Arbeitsgerät des Gestalters ist noch vor dem Telefon, der Computer. Dieser ist also so gut wie immer dabei. Somit ist es nicht verwunderlich, dass ein wichtiger Punkt die Flexibilität ist, Anrufe auf dem Laptop entgegennehmen zu können. Danach folgt das Tablet und natürlich das Handy, wenn man grade z.B. beim Messeaufbau vor Ort ist.
Das Betriebssystem der Wahl ist hierbei Apple, also sollte der Cloud-Telefonanlagenanbieter mit seinem Softphone dieses OS abdecken. Bei VoIPstudio eine Selbstverständlichkeit.

Professioneller Anrufbeantworter – damit Kunden ihrem Gestalter/Designer der Agentur Nachrichten hinterlassen können

Nachdem Designer oft in Gesprächen sind, ist natürlich der Anrufbeantworter wichtig. Auf der einen Seite sollen Kunden wissen, wen Sie erreicht haben und einfach eine Nachricht hinterlassen können. Denn der professionelle Auftritt nach außen bis ins Detail ist auch und grade in dieser Branche wichtig. Auf der anderen Seite soll das Abhören der Mailbox möglichst einfach sein. Hier bietet sich die Benachrichtigung per E-Mail und der 24h Zugriff an. Nachdem Kunden oft wichtige Infos hinterlassen, spielt auch der Speicherplatz eine Rolle. Dieser sollte unbegrenzt sein, damit man nicht permanent Nachrichten löschen muss. VoIPstudio zum Beispiel bietet dies in allen Tarifgruppen.
Ein Aspekt, der bei Anrufbeantwortern auch noch wichtig ist, ist die Möglichkeit der Personalisierung. Gerade Gestalter haben hier höhere Ansprüche als andere Firmen. Von eigener Musik, eigenen Inhalten bis hin zu den Sprecherstimmen – alles soll dem Image der Firma entsprechen. Hier bieten sich die individuellen Konfigurationsmöglichkeiten von VoIPstudio an.

Telefonkonferenzen – ein wichtiges Feature für Designstudios

Design ist auch Teamwork. Folglich sind bei Besprechungen oft viele verschiedene Gestalter unterschiedlicher Disziplinen mit dabei. Das gilt natürlich auch beim Telefonieren mit Kunden. Eine unverzichtbare Funktion ist deswegen die Telefonkonferenz.

Firmenweite Kontakte

Als Designbüro oder Agentur arbeitet man mit vielen verschiedenen Dienstleistern und Ansprechpartnern zusammen. Dazu kommen Praktikanten, Jobwechsel oder neue Mitarbeiter. Kurz, es ist nicht einfach die Übersicht über alle Kontakte zu behalten. Für Effizienz ist deswegen ein zentrales Kontaktregister, aus dem heraus der Gesprächspartner sofort angerufen werden kann, von großer Bedeutung. Auch dieses ist bei VoIPstudio in die Cloud-Telefonanlage integriert. Und die Integration in diverse CRMs ist natürlich auch möglich, wie ein Tool mit dem Browser.

Mit diesen Basisfunktionen der Cloud-Telefonanlage wird der Arbeitsalltag für Gestalter zwar nicht weniger hektisch. Aber es ist gut zu wissen, dass das Telefon und die Telefonanlage den Stress nicht zusätzlich erhöhten