Arnbjörn Eggerz – VoIPstudio: Guten Tag Herr Will, vielen Dank für dieses Gespräch. Dürfte ich Sie zu Anfang bitten sich und die SFS Steuerberatung den Lesern vorzustellen?
Bernhard Will – SFS Steuerberatung:
Ja, mein Name ist Bernhard Will. Ich bin seit über 10 Jahren in der Kanzlei SFS beschäftigt. Seit ca. 6-7 Jahren kümmere ich mich bei uns primär um das Thema Digitalisierung. Darunter fällt zum Beispiel DATEV online, die digitale Buchhaltung, Telefonie und Softwareeinführungen. Dies für uns intern aber auch zusammen mit Kunden. Stichwort Kunden: als Kanzlei gibt es uns seit nunmehr 15 Jahren.
wir sind Referenz-Steuerberater insbesondere bei der DATEV und Schulen andere Steuerkanzleien auf die Produkte der DATEV. SFS gehört mit einem weiterhin wachsenden Mandantenkreis von aktuell mehr als 200 zu den größten Steuerkanzleien für Unternehmen in der Region.
Arnbjörn Eggerz – VoIPstudio: Sie sind ein Referenz-Steuerberater für Digitalisierung. Was heißt das für Sie und den Arbeitsablauf konkret?
Bernhard Will – SFS Steuerberatung:
Wir setzen einmal sehr stark auf die digitale Buchführung. Hier sind wir unter den Top-Kanzleien in ganz Deutschland.
Das heißt aber auch, dass wir immer überlegen welche Produkte wir für uns einsetzten, und wie wir diese digital abbilden können.
Das hat z.B. bei der IP-Telefonie dazu geführt, dass wir früh auf eine IP-Telefonanlage gewechselt sind.
Auch führen wir viele Schulungen für Steuerberater, also Kollegen, durch.
Arnbjörn Eggerz – VoIPstudio: Welche digitalen Maßnahmen haben Sie umgesetzt?
Bernhard Will – SFS Steuerberatung:
Ich nenne Ihnen einige der wichtigsten, weil es so viele sind. Wir sind seit 2008 eine papierlose Steuerberatung. Das heißt wir haben nur digitale Akten, bearbeiten diese digital und eine digitale Plattform zum Dokumentenaustausch mit Mandaten.
Und wir sind bei diesen Themen ISO zertifiziert.
Arnbjörn Eggerz – VoIPstudio: Welche Anforderungen und Projekte gibt es auf der Seite der Kunden/Mandanten?
Bernhard Will – SFS Steuerberatung:
Auch eine spannende Frage. Das größte Thema mit all seiner Berechtigung ist das Thema Datensicherheit. Das bringt eine Reihe von praktischen Fragen mit sich. So dürfen wir keine Daten außerhalb von Deutschland speichern. Das ist eine Vorgabe, die zum Beispiel die Auswahl von Softwareanbietern beschränkt.
Dann müssen wir den Mandaten aus teilweise seit Jahrzehnten etablierter Prozesse abholen und die Angst nehmen. Das ist nicht unbedingt die Angst vor Digitalisierung, sondern speziell die Angst vor der Mehrarbeit und dem Umfang des Aufwands. Denn das ist für kleinere und mittlere Firmen wirklich eine Herausforderung. Deswegen bieten wir eine umfangreiche Beratung und Checklisten an.
Arnbjörn Eggerz – VoIPstudio: Welche Rolle spielt die Telefonanlage bei Ihren Digitalisierungsmaßnahmen?
Bernhard Will – SFS Steuerberatung:
Das ist ein Riesenthema für uns, auch wenn man das bei einer Steuerberatung eigentlich nicht vermutet. Wir telefonierten viel. Die Verteilung ist ca. 50:50 mit externen Gesprächspartnern und internen Gesprächspartnern, da ein kurzes Nachfragen per Telefon viel einfacher ist. Deswegen ist die Telefonanlage eines der wichtigsten Instrumente, grade auch wegen der Erreichbarkeit.
Deswegen ist der Server bewusst nicht im Haus aufgestellt, damit Hardware und Datensicherheit funktionieren. Das war ein wichtiges Kriterium für die Auswahl. Wir sind am Anfang mit einem Produkt der DATEV gestartet. Dann haben wir wegen der Sprachqualität allerdings den Anbieter gewechselt.
Dann gibt es noch das Thema Headsets. Hier sind wir viel am Probieren, wie man die beste Sprachqualität erreicht. Das ist eine große Herausforderung, grade wegen der Großraumbüros. Hier geht es um die Balance zwischen Qualität und Lautstärke.
Arnbjörn Eggerz – VoIPstudio: Stichwort Homeoffice – Können Sie die Erfahrungen mitteilen? Wie haben Sie das umgesetzt?
Bernhard Will – SFS Steuerberatung:
Wir haben schon länger Homeoffice angeboten. Am Anfang war es ein Angebot für unsere Mütter, dass wir dann für alle Mitarbeiter ausgeweitet haben.
Jetzt aus den bekannten und aktuellen Gründen sind natürlich derzeit 90 % der Mitarbeiter im Homeoffice. Das war dankenswerterweise durch den einfachen technischen Vorgang sich nur von zu Hause einzuloggen zu müssen kein Problem. Es stellt sich also jetzt deutlich heraus: Grade wegen dem Homeoffice war es absolut richtig die IP-Technologie zu präferieren. Wir können absolut den gleichen Service anbieten und sind erreichbar.
Arnbjörn Eggerz – VoIPstudio: Wie sehen Sie in Ihrem Beruf das Thema Unified Communication?
Bernhard Will – SFS Steuerberatung:
Das ist ein Thema, das auch uns beschäftigt. Wir hätten aber gerne einen durchgehenden Prozess, statt viele moderne Kommunikationsformen. D.h. für uns ist wichtig direkt aus einem laufenden Prozess heraus zu telefonieren und dann Gespräche zuordnen zu können. Dann standen lange Zeit Telefonkonferenzen im Vordergrund. Aber wir sehen jetzt den Wandel zur Videotelefonie und zu Videotelefonkonferenzen. In der Summe sind es aber in unsere Beobachtung additive Lösungen. Damit meine ich, dass das Kommunikationsspektrum mehr „unified“ wird, aber z.B. Videokonferenzen das Telefon nicht ablösen, sondern situationsbezogen hinzukommen.
Arnbjörn Eggerz – VoIPstudio: Ihre Tipps für die Digitalisierung bei Steuerberatern und Ratschläge an Ihre Kunden?
Bernhard Will – SFS Steuerberatung:
Gerne teile ich unsere Erfahrungen. Zuerst allgemein für alle Firmen, die die Digitalisierung angehen möchten. In meinen Augen ist der wichtigste Startpunkt eine klare Linie festzulegen und zwei Fragen zu beantworten. Was will ich? Wo möchte ich als Unternehmen bei diesem Thema hin?
Dann ist es wichtig, erstmal selbst zu testen und selbst die Lösungen, die eingesetzt werden, zu überprüfen. Insbesondere dann, wenn auf / mit den Systemen auch z.B. Kunden arbeiten. Wenn z.B. der eigenen Mitarbeiter sich nicht mit dem Konferenztool auskennt, wird es mit Kunden nur eine schlechte User-Erfahrung geben.
Ganz wichtig ist zu wissen: Da gibt es dann auch Rückschläge. Man findet ein Tool passend, aber drei Monate später stampft man es wieder ein, weil es doch die Erwartungen nicht erfüllt oder vom Ablauf nicht in den eigenen Betrieb passt. Aber davor darf man keine Angst haben. Bloß wegen einer Empfehlung oder getroffenen Auswahl muss eine Lösung nicht die richtige sein.
Speziell für unsere Kollegen und Steuerberater insbesondere ist folgende Erkenntnis wichtig. Systempartner reichen nicht aus, um die Betreuung abzudecken. Es muss im eigenen Haus die Kompetenz geben. Dies grade wegen der Themen Datensensibilität. Deswegen haben wir auch einen eigenen Mitarbeiter für die IT im Haus.
Arnbjörn Eggerz – VoIPstudio: Was wird das nächste große Thema in Bezug auf die Digitalisierung?
Bernhard Will – SFS Steuerberatung:
In meinen Augen sind es für uns Videokonferenzsysteme und der datenschutzsicherer Datenaustausch mit einer noch besseren Plattform. Und dann das große Thema E-Mail-Verschlüsselung. In einigen Bereichen haben wir es bereits zu 100 % umgesetzt, z.B. bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Aber hier ist noch Überzeugungsarbeit zu leisten.
