Effektive Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil für Unternehmen, um ihre Ziele zu erreichen. Dafür müssen Mitarbeiter in der Lage sein, im täglichen Betrieb effektiv zu kommunizieren. Die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Projektteams ist entscheidend für die Einhaltung von Fristen und die Erzielung von Ergebnissen.
Es kann jedoch schwierig sein, eine reibungslose Kommunikation zwischen Personen oder Gruppen mit unterschiedlichen Kommunikationsstilen zu gewährleisten. Und in jedem Unternehmen gibt es Personen mit unterschiedlichen Kommunikationsstilen. Manche Menschen wechseln auch je nach Situation zwischen zwei (oder mehr) Stilen.
Es gibt nicht den einen besten Kommunikationsstil. Es ist nützlich, die Merkmale der einzelnen Stile zu kennen und zu wissen, wie man effektiv mit denjenigen kommuniziert, die diese verwenden.
Was ist ein geschäftlicher Kommunikationsstil?
Jeder Mensch hat eine bevorzugte Art und Weise, mit anderen zu kommunizieren, vor allem in einem geschäftlichen Umfeld. Dabei geht es nicht nur um die Worte, die Sie verwenden, sondern auch um Körpersprache, Gestik, Mimik, Tonfall, Tonhöhe usw. Da ein großer Teil der Geschäftskommunikation schriftlich erfolgt, haben die von Ihnen verwendeten Worte auch Einfluss darauf, wie der Empfänger Ihre Botschaft aufnimmt.
Nimmt man alles zusammen, erhält man einen geschäftlichen Kommunikationsstil. In einem geschäftlichen Umfeld müssen Menschen mit Kollegen, der Geschäftsleitung und den ihnen unterstellten Personen kommunizieren. Ihr Kommunikationsstil beeinflusst, wie Sie Informationen präsentieren, Diskussionen leiten und die Ideen anderer wahrnehmen.
Vielleicht haben Sie schon einmal eine Besprechung frustriert verlassen, weil niemand auf Ihre Argumente eingegangen ist. Oder vielleicht haben Sie das Gefühl, dass Ihre Kollegen nicht verstehen, was Sie sagen. Der Grund dafür könnte sein, dass die Kommunikationsstile nicht übereinstimmen.
Vorteile einer effektiven Kommunikation
Effektive Kommunikation ist aus mehreren Gründen wichtig.
Ohne sie können sich Abteilungen nicht miteinander abstimmen. Projektteams können Fristen nicht einhalten.
Im Allgemeinen sinkt die Produktivität der Mitarbeiter, und es kann kein Vertrauen innerhalb der Organisation aufgebaut werden.
Effektive Kommunikation hilft Organisationen dabei:
- das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern
- die Produktivität zu maximieren
- die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu optimieren
- Senkung der Mitarbeiterfluktuation
- den Wissensaustausch zu fördern
- Verbesserung der Kundenzufriedenheit und -bindung
- Förderung der Unternehmenskultur
Wenn Kommunikation effektiv ist, sind alle Beteiligten zufrieden, dass ihre Meinung gehört wurde. Die Botschaft wird so verstanden, wie sie von der Person, die sie übermittelt, beabsichtigt war. Es gibt keine Missverständnisse zwischen dem, was der Sprecher gesagt hat, und dem, was der Empfänger verstanden hat. Zu einer effektiven Kommunikation gehören Körpersprache, Gestik, Lautstärke und die Worte, die Sie verwenden.
Ein Vorgesetzter könnte beispielsweise einem Mitarbeiter sagen, dass er seine Leistung verbessern muss. Er beabsichtigt, die Nachricht als konstruktive Kritik zu formulieren. Der Tonfall oder der Gesichtsausdruck des Vorgesetzten könnte dem Mitarbeiter jedoch suggerieren, dass er entlassen werden soll.
Ein Verständnis der verschiedenen Kommunikationsstile kann dazu beitragen, diese Art von Fehlkommunikation zu vermeiden und eine bessere Koordination im Unternehmen zu fördern.
4 verschiedene Kommunikationsstile
Es gibt 4 typische Kommunikationsstile, die in den meisten Unternehmen anzutreffen sind. Jeder hat seine Vor- und Nachteile, und es ist für jeden nützlich, sie zu verstehen.
1. Analytischer Kommunikationsstil
Analytische Kommunikatoren bevorzugen Logik gegenüber Emotionen und schätzen Daten gegenüber vagen Aussagen. Sie sind in den oberen Führungsetagen häufig anzutreffen und werden aufgrund ihres umfassenden Wissens über Fakten und Zahlen oft als autoritär wahrgenommen. Sie bevorzugen keinen Smalltalk und keine langatmigen Erklärungen, wenn sie Meetings leiten.
Menschen mit diesem Kommunikationsstil eignen sich besonders gut für Entscheidungsfunktionen, vor allem wenn sie unter Zeitdruck stehen. Sie treffen Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten und Zahlen und schätzen Kollegen, die schnell auf den Punkt kommen. Sie nehmen sich selten die Zeit, eine persönliche Beziehung zu anderen aufzubauen, was dazu führt, dass sie als kalt und unpersönlich wahrgenommen werden.
Zusammenarbeit mit analytischen Kommunikatoren
Wenn Sie mit einer Gruppe von analytischen Kommunikatoren zusammenarbeiten, sollten Sie bei jeder Diskussion oder Ergänzung den Schwerpunkt auf Zahlen legen. Anstatt zu sagen: “Ich glaube, dass diese Strategie den Umsatz steigern wird”, sollten Sie definitive Aussagen machen, die durch Fakten untermauert sind, wie z. B. “Diese Marketingstrategie kann den Umsatz im nächsten Quartal um 15 % steigern. Verwenden Sie in Gesprächen keine vagen Formulierungen oder kryptischen Aussagen. Sie wollen Details, Daten und eine klare Sprache.
2. Persönlicher Kommunikationsstil
Persönliche Kommunikatoren sind in gewisser Weise das Gegenteil des analytischen Typs. Diese Personen bevorzugen eine persönliche Beziehung zu ihren Kollegen. Sie wollen wissen, wie sich ihre Kollegen fühlen und was sie über ein Projekt denken. Sie legen Wert auf Emotionen und persönliche Motivation und können gut zwischen den Zeilen lesen.
Persönliche Kommunikatoren gelten als diplomatisch und sind gute Gesprächspartner. Sie sind die Person, zu der jeder geht, wenn er ein freundliches Ohr braucht. Sie bevorzugen die persönliche Kommunikation und drücken ihre Gedanken und Gefühle bereitwillig aus.
Arbeiten mit persönlichen Kommunikatoren
Wenn Sie mit persönlichen Kommunikatoren zusammenarbeiten, sollten Sie sich die Zeit nehmen, eine persönliche Beziehung aufzubauen. Sagen Sie ihnen, was Sie von einem Projekt oder einer Entscheidung halten, und fragen Sie sie nach deren Meinung. Sie sind vielleicht nicht sehr an Zahlen interessiert, aber sie werden Ihre Gedanken zu dem Thema zu schätzen wissen. Es ist wahrscheinlicher, dass sie sich von einer emotionalen Sprache überzeugen lassen, als von kalter Logik.
3. Intuitiver Kommunikationsstil
Intuitive Kommunikatoren haben keine Zeit für Details, sie ziehen es vor, die Dinge aus der Vogelperspektive zu betrachten. Sie denken gerne kreativ, haben große Ideen und stellen den Status quo in Frage. Diese Personen fühlen sich in kreativen Rollen wohl und bevorzugen eine lockere Sprache. Sie müssen nicht die kleinsten Details hören und können aus unvollständigen Daten Schlussfolgerungen ziehen.
Intuitive Kommunikatoren sind oft diejenigen, die mit kühnen Ideen aufwarten und sich nicht zu sehr für die Details der Umsetzung interessieren. Sie sind ideal, um kreative Teams zu leiten und Projekte mit vagen Zielen zu führen. Brainstorming-Sitzungen profitieren enorm von Menschen, die diesen Kommunikationsstil im Unternehmen anwenden.
Arbeiten mit intuitiven Kommunikatoren
Sie sollten visuelle Kommunikationsmittel wie Organigramme, Diagramme und Bilder anstelle von Zahlen oder Worten verwenden. Sie bevorzugen kurze Besprechungen, in denen Entscheidungen schnell getroffen werden und sie sofort loslegen können. Sie brauchen nicht viele Details und interessieren sich nicht für Schritt-für-Schritt-Anweisungen. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie nicht alle Details eines Projekts kennen, geben Sie ihnen einfach das Wesentliche, und sie werden es von dort aus übernehmen.
4. Funktionaler Kommunikationsstil
Funktionale Kommunikatoren lieben Details und wollen klare Angaben zu Ressourcen, Fristen, Budgets usw. Sie ziehen es vor, alle Informationen zur Hand zu haben, wenn sie Entscheidungen treffen. Diese Personen konzentrieren sich auf Prozesse und springen nicht von A nach Z. Sie müssen B, C und alle Schritte dazwischen durchgehen.
Menschen mit einem funktionalen Stil stellen gerne viele Fragen, schätzen Feedback und nehmen sich lieber Zeit, um Entscheidungen zu treffen. Sie sind die idealen Kandidaten für die Umsetzung von Projekten, ob groß oder klein. Sie stellen gerne Fragen zum “Wie” und mögen keine Mehrdeutigkeit.
Arbeiten mit funktionalen Kommunikatoren
Wenn Sie mit einem funktionalen Kommunikator zusammenarbeiten, stellen Sie sicher, dass er alle Informationen, die er benötigt, im Voraus erhält. Diese Personen schätzen es, Informationen vor der großen Projektbesprechung zu erhalten, und werden wahrscheinlich viele Fragen an Sie haben. Sie sind gut geeignet, um mit intuitiven Kommunikatoren zusammenzuarbeiten, damit sie das Projekt umsetzen, nachdem ersterer die großen Ideen entwickelt hat.
Warum ist es wichtig, die verschiedenen Kommunikationsstile zu verstehen?
Wenn Sie die verschiedenen Kommunikationsstile im Unternehmen kennen und verstehen, können Sie erkennen, wie andere mit Ihnen kommunizieren, und sich darauf einstellen. Auf persönlicher Ebene ermöglicht es den Mitarbeitern, besser miteinander zu kommunizieren.
Ein Mitarbeiter, der persönlich kommuniziert, wird sich beispielsweise nicht darüber ärgern, dass ein Mitarbeiter, der analytisch kommuniziert, keinen Smalltalk hält. Mitarbeiter, die einen sachlichen Kommunikationsstil bevorzugen, können mehr Fakten und Zahlen verwenden, wenn sie versuchen, einen analytischen CEO von einem Projekt zu überzeugen. Außerdem können Sie so Ihren eigenen Stil besser verstehen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln.
Auf Abteilungs- oder Projektebene kann es Führungskräften helfen, ihre Teams besser zu führen. Sie können proaktiv Konflikte zwischen Mitarbeitern mit unterschiedlichen Kommunikationsstilen verhindern. Gleichzeitig können Sie Ihre Nachrichten an den bevorzugten Stil des Empfängers anpassen. Manager möchten vielleicht vermeiden, dass ein intuitiver Kommunikator für die Projektdurchführung zuständig ist, während ein analytischer Kommunikator der ideale Projektleiter sein könnte.
Wie Sie den besten Kommunikationsstil ermitteln
Nehmen wir an, Sie müssen einen Mitarbeiter coachen, damit er seine Fähigkeiten im Bereich der Kundenbetreuung verbessert. Vielleicht möchten Sie einen eher persönlichen (Small Talk, Erfragen der Meinung und der Gefühle) oder analytischen Ansatz wählen (Präsentation von Daten und Fakten), um dem Mitarbeiter zu helfen, konstruktive Kritik anzunehmen. Ein persönlicher Kommunikator bevorzugt vielleicht persönliche Treffen, während ein funktionaler Kommunikator vielleicht Fragen zum Serviceprozess stellen möchte.
Auf organisatorischer Ebene kann das Verständnis der verschiedenen Kommunikationsstile Ihnen dabei helfen, maßgeschneiderte Botschaften für verschiedene Kunden zu entwickeln. Sie können sachliche Informationen für analytische Kommunikatoren bereitstellen, während Sie visuelle Materialien für intuitive Personen verwenden. Manager können verschiedene Arten von Schulungen entwickeln, die auf den bevorzugten Kommunikationsstil eines Mitarbeiters abgestimmt sind. Das kann den Mitarbeitern helfen, Informationen zu behalten und Arbeitsabläufe besser zu verstehen.
Mit diesem Wissen können Ihre Vertriebsmitarbeiter möglicherweise schneller Geschäfte abschließen, da sie ihr Angebot auf den Stil des Kunden abstimmen können. Diese Vertrautheit kann Ihnen helfen, besser mit den Kunden zu kommunizieren, wenn Sie versuchen, Ihre Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen, oder wenn diese sich an Sie wenden, um Kundendienst/technische Unterstützung zu erhalten. Effektive Kommunikation im geschäftlichen Kontext ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg auf persönlicher, Team- und Unternehmensebene.
