Automatisierung verpasster Anrufe mit Zapier

Zapier ist eine Automatisierungssoftware, die mit mehr als 3000 Apps integriert werden kann, so dass Sie Aufgaben zwischen VoIPstudio und verschiedenen Apps leicht automatisieren können. Die Möglichkeiten und Kombinationen sind grenzenlos.

Was ist eine Automatisierungssoftware?

Automatisierungssoftware hilft Anwendungen, miteinander zu kommunizieren. Manchmal lassen sich Anwendungen untereinander integrieren, ohne dass eine externe Automatisierungssoftware erforderlich ist. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie in Ihrer Messaging-App mit Ihrer Handykamera ein Foto aufnehmen. Aber leider lassen sich nicht alle Apps untereinander integrieren. Die Automatisierungssoftware fungiert in diesen Fällen als Vermittler.

Automatisierungsvorschläge und häufige Anwendungsfälle (VoIP)

Sobald Sie anfangen, Zapier zu testen, werden Sie feststellen, wie einfach es ist, Automatisierungen einzurichten und welche Kombinationen Sie erhalten können. Hier zeigen wir Ihnen einige Vorschläge zur Automatisierung von Aufgaben zwischen VoIP und einigen anderen Anwendungen. 

Verwalten Sie Ihre unbeantworteten Supportanfragen

In Situationen, in denen Support-Mitarbeiter besetzt sind und es einen unbeantworteten Anruf von einem Kunden gibt , können Sie folgendes mit Zapier erreichen:

• Kunden helfen, die Geduld zu bewahren, indem Sie eine SMS senden: “Es tut uns leid, alle unsere Agenten sind derzeit beschäftigt, bitte öffnen Sie ein Ticket unter dem Link” oder “Es tut uns leid, dass alle unsere Agenten derzeit beschäftigt sind, wir rufen Sie zurück, sobald das Support-Team verfügbar ist.” 
• Automatisieren Sie die Generierung von Aufgaben in Ihrem Ticketingsystem
• Protokollieren Sie Aktivitäten in Ihrem CRM

Informieren Sie Ihre Kunden über alternative Buchungsplattformen

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten einen Reservierungstermin für einen Tisch in Ihrem Restaurant. Aber Sie sind gerade beschäftigt oder haben bereits einen Anruf. Der Gast wird des Wartens ungeduldig und legt auf. Die Automatisierung könnte dem Gast einfach eine SMS mit einem Link zu Ihrem Buchungslink auf Ihrer Website senden.

Oder vielleicht nehmen Sie keine telefonischen Reservierungen mehr entgegen und möchten, dass Ihre Kunden Tische reservieren oder online bestellen. In einem solchen Szenario könnten Sie einfach eine Nachricht abspielen: “Vielen Dank für Ihren Anruf, wir nehmen keine telefonischen Termine oder Bestellungen mehr an. Bitte nutzen Sie unsere Website, um zu reservieren…”, dann können Sie den Anruf beenden und automatisch eine SMS mit dem Reservierungslink senden, um sicherzustellen, dass die Kunden Ihre Website erreichen.

Erstellen und aktualisieren Sie Kontakte automatisch basierend auf eingehenden Anrufe

Sie sind es leid, Kontakte auf verschiedenen Datenbanken oder Plattformen hinzufügen zu müssen? Mit Zapier können Sie die Erstellung von Kontakten in VoIPstudio und anderen Plattformen automatisieren. Wenn Sie zum Beispiel einen Kontakt in Google erstellen, können Sie die Erstellung neuer Kontakte in VoIPstudio über Zapier automatisieren, aber auch in Ihrem CRM-, Mailing- oder Marketingsystem.

Automatisches Archivieren von Anrufaufzeichnungen oder VoiceMails

Nachdem eine Voicemail hinterlassen oder ein Anruf beendet wurde, können Sie die Anrufaufzeichnung in Ihr CRM verschieben. 

Automatisieren Sie Workflows für neue Leads

Wenn sich jemand auf LinkedIn oder einem anderen sozialen Netzwerk meldet, können Sie die Erstellung von Kontakten in VoIPstudio automatisieren und können auch eine Höflichkeits-SMS zur Begrüßung des Leads senden.

Verwenden Sie VoIPstudio zum Auslösen von Alarmen

Zapier kann Ihnen helfen, Ihr Alarmsystem zu integrieren, um automatisch Anrufe zu generieren oder SMS auf der Grundlage von Alarmen oder Ereignissen zu senden. Aber nicht nur Anrufe oder SMS können durch jede Zapier-kompatible App ausgelöst werden, aber auch zum Beispiel, wenn Sie eine kritische E-Mail erhalten.

Automatisierungsbeispiele: SMS für verpasste Anrufe auslösen

Dies ist nur ein einfaches Beispiel, das zeigt, wie man Zapier verwendet, um automatisch SMS an Kunden zu senden, wenn diese anrufen, aber leider der Anruf nicht entgegennehmen werden kann. In diesem Beispiel werden wir an die Nummern der verpassten Anrufe eine SMS senden, die einen Link zur Buchung eines Termins auf der Website enthält.

Angenommen, Sie haben bereits ein VoIPstudio-Konto und sind bei Zapier angemeldet. Sie müssen nur auf “neuen Zap erstellen” klicken und die folgenden Schritte ausführen:

1. Legen Sie den Zap-Namen “SMS an verpasste Anrufe senden” fest

2. Wählen Sie “VoIPstudio” als auslösende APP

3. Wählen Sie “Verpasster Anruf” als auslösendes Ereignis

4. Wählen Sie das VoIPstudio-Konto, das Sie verwenden möchten. Hier können Sie in der Online Anleitung Details nachlesen

5. Wählen Sie “VoIPstudio” als Aktions-App

6. Wählen Sie “SMS senden” als Aktionsereignis

7. Wählen Sie das VoIPstudio-Konto, das Sie verwenden möchten.

8. Legen Sie die UP-Aktion fest und geben Sie an:

• “An”: aus verpasstem Anruf verwenden
• “Nachricht”: “Wir sind derzeit besetzt, bitte rufen Sie später an oder buchen Sie online unter restaurant.com” 

In diesem Video sehen Sie den kompletten Prozess für den Versand von SMS an Kunden eines Restaurants, wie verpasste Anrufe mit Zapier SMS Funktion verwaltet werden.

Möchten Sie etwas anders machen oder haben Sie Fragen? Zögern Sie nicht, ein Support-Ticket zu eröffnen. Wenn Sie die kostenlose Testversion noch nicht gestartet haben, um dies selbst zu konfigurieren, worauf warten Sie noch?