7 wichtige Punkte für einen guten Kundensupport am Telefon

Gepostet am: 2019-12-18 | Kategorien: VoIP für Unternehmen

1. Zeit

Um einen guten Kundenservice zu garantieren ist die Geschwindigkeit bzw. Reaktionszeit von großer Bedeutung. Dies kann durch folgende Methoden gemessen werden: Reaktionszeit, durchschnittliche Reaktionszeit, Lösungszeit und Problemlösung beim ersten Kontakt. Hierbei gilt umso schneller umso besser. Allerdings hängt das von der Kompetenz der eigenen Mitarbeiter ab und an deren Eigenverantwortung.

2. Genauigkeit

Die Genauigkeit der Antworten auf die Anfragen von Kunden ist insofern wichtig, dass bei Ungenauigkeiten Mehrarbeit auf sie zukommen wird und die Kundenzufriedenheit sinkt. Die Genauigkeit kann durch Schulungen verbessert werden, wobei der Mitarbeiter ein gewisses Talent an Kommunikationsfähigkeit mitbringen muss. Zudem hängt die Genauigkeit davon ab, welche Informationssysteme man benutzt und wie gut das Teamwork im Kundenservice funktioniert.

3. Eindeutigkeit

In diesem Punkt geht es um die Verständlichkeit der Kommunikation. Während es im vorherigen Punkt um das „Was“ geht, wird hier das „Wie“ erklärt. Hierbei gilt es zu beachten, dass die Kommunikation einfach und strukturiert gestaltet wird sowie eine Vertrautheit durch die Implementierung von Analogien eingebaut wird.

4. Transparenz

Um die Kundenzufriedenheit zu verbessern ist die Transparenz ebenso bedeutsam wie Geschwindigkeit und Genauigkeit. Falls der Kunde etwas länger in der Servicehotline warten muss beziehungsweise am Telefon hingehalten wird, ist eine Begründung sehr wichtig, warum der Kunde entsprechend warten musste und im Nachgang nochmal für die Umstände zu entschuldigen.

5. Erreichbarkeit

Auch die Erreichbarkeit des jeweiligen Unternehmens macht einen guten Kundenservice aus. Durch einen 24/7 Support wird die Erreichbarkeit immens verbessert, wobei das noch durch weitere Kontaktkanäle und Self-Service Möglichkeiten weiter verbessert werden kann.

6. Selbstverantwortung

Ein guter Kundenservice zeichnet sich dadurch aus, dass der Kunde das Gefühl hat die Kontrolle über die Situation zu haben.
Das kann erreicht werden, indem man auf Flexibilität, Self-Service, Bewertungen/Kommentare und Transparenz achtet.

7. Freundlichkeit

Das Wichtigste im Kundenservice ist jedoch die Freundlichkeit. Auch wenn man die vorherigen Punkte allesamt perfekt im Kundenservice installiert hat, kann man durch ein unfreundliches Verhalten alles wieder kaputt machen. Somit gilt zu beachten immer mit einem Lächeln ans Telefon zu gehen. Um dies zu garantieren, müssen besonders die Einstellungsentscheidungen, Eigenverantwortung der Mitarbeiter und adäquate Schulungen beachtet werden.

Kein erfolgreicher Kundensupport ohne eine gute Telefonanlage

Auch wenn sie alle Punkte beachten, kann die Umsetzung scheitern, da sie kein Telefonanlagensystem in ihrem Kundensupport benutzen. VoIP Studio bietet dafür eine gute Telefonanlage mit einer Reihe von modernen Business Features.
Dank der Cloud können Sie eine Telefonanlage mit diesen modernen Features heutzutage ohne Probleme für niedrige Kosten auch als kleines und mittleres Unternehmen nutzen. Aber auch kleine Büros oder Freelancer können profitieren. Die wichtigsten Features, die Ihnen helfen die oben beschriebenen Punkte umzusetzen folgen, damit Sie sehen können, ob Ihre Telefonanlage diese Features beinhaltet.
In diesem Fall sind es Anrufgruppen, Anrufweiterleitung, die Integration in ein CRM und der Anrufbeantworter.

Ein guter VoIP-Anbieter beinhaltet in seine Software auch innovative Lösungen in der Cloud-Telefonanlage für Startups. So können sie als Startup dank einer modernen Kontaktcenter-Software, die in wenigen Klicks eingerichtet ist, die Vorteile einer modernen Cloud Telefonanlage ohne Probleme überall nutzen. Mit der einfachen Kontaktcenter-Software wird der Kundensupport noch professioneller und besser.