16 VoIP-Telefondienstfunktionen, die Ihr kleines Unternehmen verändern können

Wie viele andere Technologien verspricht VoIP Unternehmen egal welcher Größenordnung viel. Im Gegensatz zu anderen Anbietern halten VoIP-Dienstanbieter diese Versprechen im Allgemeinen aber ein. Dies gilt insbesondere gegenüber der Kundengruppe der kleinen Unternehmen. Es ist also nicht überraschend, dass kleine Unternehmen zu den frühesten Nutzern von VoIP-Telefonie und VoIP-Telefondiensten gehören, die sehr begeistert sind.

Was können VoIP-Telefondienste für Ihr kleines Unternehmen tun?

Betrachten Sie zunächst die Tatsache, dass kleine Unternehmen Schwierigkeiten haben, mit ihren größeren Kollegen zu konkurrieren. Ihnen fehlen in der Regel die Ressourcen multinationaler Konzerne – ob finanziell oder technologisch. Aber Sie müssen immer noch mit ihnen um Kunden konkurrieren. Dies ist keineswegs ein fairer Kampf, aber VoIP Telefonie hilft, die Wettbewerbsbedingungen zu verbessern. Ein Telefondienst wie VoIPstudio bietet viele Vorteile, die ein kleines Unternehmen verwandeln können.

So können Sie als kleines Unternehmen mit einer Cloud Telefonanlage

Dies sind natürlich nur die großen Überschriften. Zehn Beispiele für den Nutzen einer Cloud-Telefonanlage für KMUs folgen.

VoIPstudio verbessert die Konnektivität

VoIP kann die Konnektivität für kleine Unternehmen verbessern. Unabhängig davon, ob Sie Smartphones, Computer, Fax, E-Mail oder SMS verwenden, VoIP verbindet alle Geräte und Technologien miteinander. Sie müssen sich nicht um Geräte, Standort oder Software kümmern. Darüber hinaus werden Videokonferenzen, Gruppenaudioanrufe, virtuelle Besprechungen usw. ermöglicht. Das Gute dabei – der Einsatz von VoIP in einem kleinen Unternehmen ändert dabei in vielerlei Hinsicht nichts am herkömmlichen Telefonat. Alle Änderungen finden hinter den Kulissen statt. Endbenutzer tätigen und empfangen Anrufe wie gewohnt.

Mit einem VoIP-Telefondienst können Sie Geld sparen

Mittlerweile ist allgemein bekannt, dass Sie mit VoIP-Telefondiensten bares Geld sparen können. Was die meisten Menschen nicht merken, ist, wie viel ein kleines Unternehmen durch den Umstieg auf VoIP einsparen kann.

Niedrige Einrichtungskosten

Wussten Sie, dass Sie eine VoIP-Telefonanlage der Enterprise-Klasse für nur 3,99 Euro pro Monat nutzen können? Es gibt keine versteckten Kosten oder Premium-Funktionen. Jeder VoIPstudio-Client erhält Zugriff auf denselben erstklassigen Service und die neuesten Funktionen. Wie die meisten anderen Dienstleister bieten wir eine kostenlose Testversion an, damit Sie alle Funktionen testen können, die Ihr Unternehmen benötigen würde. Im Gegensatz zu anderen benötigen Sie dazu keine Kreditkarte! Ein Hinweis hier: Im Einrichtungsdialog wird die Rechnungsadresse abgefragt, da in Deutschland eine Verifizierung statt finden muss. Dies ändert aber nichts am 30-Tage kostenlosten Test für Sie und Ihr kleines Unternehmen.

Softphones

Die meisten kleinen Unternehmen müssen nicht für jeden Mitarbeiter im Büro ein neues Tischtelefon kaufen. Einige Benutzer bevorzugen es, Anrufe von ihrem Computer oder ihrem persönlichen Mobiltelefon über Softphone-Apps zu tätigen. Außerdem können Sie sogar über einen Webbrowser telefonieren. Dies dank der praktischen Erweiterung. Sie müssen also nicht viel Geld für Ausrüstung und Hardware ausgeben. Sie können sich auch von den Wartungskosten die diese Hardware (sowie die Server für eine selbstinstallierte Telefonanlage benötigt) verabschieden.

Zahlen Sie für das, was Sie verwenden

Sie müssen sich bei VoIPstudio nicht auf eine Mindestanzahl von Benutzern oder Plätzen festlegen. Neue Mitarbeiter hinzufügen? Weisen Sie ihnen innerhalb von Minuten Nummern zu. Ein Benutzer verlässt ein Team und wechselt in ein anderes? Sie können die Nummer mitnehmen. Einige Mitarbeiter verlassen das Unternehmen? Löschen Sie ihre Nummern und zahlen Sie nicht mehr für diese Ressourcen. Und bei der sekundengenauen Abrechnung müssen Sie keinen Cent mehr bezahlen, als Sie verbrauchen.

Kostenlose Anrufe

Alle Anrufe innerhalb der Organisation sind für Ihr Unternehmen kostenlos. Angenommen, Sie haben Niederlassungen in drei Bundesländern oder sogar in anderen Ländern, egal ob in er EU oder noch internationaler. Mitarbeiter können sich anrufen, ohne auf die Uhr zu schauen! Sie müssen keine Spesenabrechnungen mehr ausfüllen oder sich Gedanken darüber machen, ob die Abteilungsbudgets überschritten werden. Ermöglichen Sie eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit mit kostenlosen Anrufen! Dank WiFi und der App von VoIPstudio funktioniert das auch aus dem Hotel.

Mit einem VoIP-Telefondienst können Sie auch günstig ins Ausland telefonieren. Abhängig von Ihren Bedürfnissen können Sie unbegrenzt telefonieren oder nach Bedarf und Nutzen bezahlen. Sie können sogar jederzeit zwischen ihnen wechseln. In der global vernetzten Welt von heute hat auch ein kleines Unternehmen in zunehmendem Maße Lieferanten oder Kunden über die Grenzen hinweg. Warum sollten hohe Gesprächskosten Sie also daran hindern, effektiv miteinander zu kommunizieren?

Ein VoIP-Telefondienst bietet Flexibilität

Keine Verträge

Bei VoIPstudio bestehen wir nicht auf langfristige Verträge. Nicht jeder möchte sich auf einen Jahresvertrag festlegen. Bezahlen Sie, Monat für Monat gemäß dem Bedarf Ihres KMU. Damit sind Sie nie an einen Dienst gebunden. Wenn sich Ihre geschäftlichen Anforderungen oder Umstände ändern, können Sie die Cloud-Telefonanlage jederzeit kündigen.
Diese Flexibilität gilt für alle Arten von Telefonnummern, Leitungen oder anderen Ressourcen. Fügen Sie zusätzliche Ressourcen hinzu, um unerwartete Anforderungen oder Anrufvolumen zu bewältigen. Entfernen Sie Kapazität, wenn Sie diese nicht mehr benötigen. Es gibt keine Vertragsstrafen oder Gebühren, wenn Sie an der Cloud-Telefonanlage ihrer kleinen Firma solche Änderungen vornehmen.

Globale und mobile Belegschaft

Mit unseren flexiblen Telefondiensten können Mitarbeiter auch von überall aus arbeiten. Stellen Sie Talente aus der ganzen Welt ein. Warum beschränken Sie Ihr Unternehmen auf lokales Fachwissen? Ermöglichen Sie Telearbeit und mobile Mitarbeiter mit Unterstützung für mobile Geräte. Verpassen Sie keine wichtigen Anrufe, Kunden oder Verträge mehr!

Fügen Sie Funktionen hinzu, wenn Sie sie benötigen

Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie die erforderlichen Funktionen hinzufügen. Sie müssen für nichts im Voraus bezahlen. Aktivieren oder Deaktivieren von Funktionen für bestimmte Personen und Gruppen innerhalb von Minuten. Sie entscheiden, was Ihre Benutzer benötigen.

VoIPstudio kümmert sich auch um Sicherheitsupdates und Feature-Upgrades. Wenn Sie sich das nächste Mal anmelden, sehen Sie also möglicherweise etwas Neues. Dies bedeutet, keine Ausfallzeit mehr, während Sie darauf warten, dass der Hersteller die neueste Version manuell installiert. Holen Sie sich das Neueste und Beste ohne Stress oder Ausfälle.

Ein VoIP-Dienst verleiht Ihrem kleinen Unternehmen ein professionelles Auftreten

Empfangskonsole

Wollten Sie schon immer ein professionelles Frontend für Ihre Telefone, wie es die großen Unternehmen haben? Kein Problem mit VoIPstudio. Verwalten Sie alle Ihre Telefone über eine intuitive Drag & Drop-Oberfläche. Sie können die Änderungen sofort sehen.

Konferenzgespräche

Erstellen Sie virtuelle Besprechungsräume für Kunden und Projektteams. Aktivieren Sie den Video-Chat, während Sie mit der anderen Person sprechen. Fügen Sie nach Bedarf Mitglieder zum Gruppenanruf hinzu oder entfernen Sie sie. Zusätzliche Ausrüstung oder unnötige Schritte sind nicht erforderlich.

Musik/Informationen beim Halten eines Anrufs

Dies mag wie ein unbedeutendes Detail erscheinen, spielt jedoch eine wichtige Rolle bei der Wahrnehmung Ihres Geschäfts durch Kunden. Sie können benutzerdefinierte Nachrichten für Anrufer erstellen. Ändern Sie die Nachrichten entsprechend der Jahreszeit, den aktuellen Verkäufen oder informieren Sie beim Warten über Ihr neuestes Produkt. Verwenden Sie professionelle Audioclips für Anrufer, damit diese nicht auflegen, während sie auf die Weiterleitung warten.

IVR – Interaktive Sprachantwort

Verwalten Sie alle eingehenden Anrufe professionell, indem Sie die Anrufer an die richtige Person oder Abteilung weiterleiten. Dabei erlauben interaktive Sprachantworten einiges an Potential. Beantworten Sie einfache Fragen wie den Kontostatus oder nicht bezahlte Rechnungen über die Sprachantwortfunktion.
Auf diese Weise können Sie die wertvolle Kapazität Ihrer Kundendienstmitarbeiter für komplexere Probleme frei halten.

Visuelle Voicemail

Voicemail ist eine dieser Funktionen, die häufig genutzt wird und an die niemand denkt. Aber VoIPstudio macht es besser. Ein kleines Unternehmen kann Voicemail-Posteingänge für Einzelpersonen und Gruppen für Teams erstellen. Auf diese Weise kann der nächste verfügbare Agent den Kunden unverzüglich kontaktieren.

Sie können Voicemails mit der transkribierten Nachricht im Textformat direkt in Ihren Posteingang senden lassen. Dies bedeutet: Nie mehr eine Nummer anrufen und Befehle für Voicemails abhören!

Ein VoIP-Telefonsystem kann Ihnen dabei helfen, behördliche Anforderungen zu erfüllen
In einer wachsenden Zahl von Ländern gibt es Gesetze zur Verwendung von Telefonsystemen. Auch wenn Sie nicht in einer Branche mit behördlicher Aufsicht tätig sind, können sich die Umstände in Zukunft ändern.

DSGVO

Beachten Sie die Richtlinie der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) in der EU. Es betrifft nicht nur Organisationen, die innerhalb der geografischen Grenzen der Europäischen Union tätig sind. Jede Organisation, die Daten über einen EU-Bürger sammelt, muss diese Gesetze einhalten. Während einige Unternehmen ausgenommen sind, fallen die meisten unter die Richtlinie.

VoIPstudio kann Ihnen dabei helfen, solche Vorschriften einzuhalten. Egal, ob Sie Daten speichern und abrufen oder sich auf einen Notfall vorbereiten – VoIPstudio hält Ihren den Rücken frei. Der vielleicht wichtigste Teil der DSGVO betrifft die Aufzeichnung von Anrufen. Wenn Ihr Unternehmen Kundenanrufe aufzeichnen möchte, müssen Sie den Grund mit einem der folgenden Kriterien begründen:

Kunden müssen ihre Zustimmung geben (vor, nach oder während des Anrufs)
Sie zeigen, dass die Aufzeichnung erforderlich ist, um einen Vertrag oder eine rechtliche Verpflichtung zu erfüllen
Sie müssen den Anruf aufzeichnen, um Ihre oder die Interessen des Teilnehmers zu schützen
Sie zeigen, dass das Aufzeichnen eines Anrufs im öffentlichen Interesse liegt

Mit VoIPstudio können Sie eine automatische Nachricht für Anrufer abspielen, um deren Zustimmung zu erhalten. Außerdem können Sie die Aufzeichnung für bestimmte Anrufe über die Verwaltungsoberfläche deaktivieren.

MiFID II

Ähnlich verhält es sich mit den MiFID-Vorschriften (Markets In Financial Instruments Directive II). Sein Dach deckt jeden Finanzprofi in der EU ab. Dies bedeutet, dass Makler, Banker und Investoren verpflichtet sind, die Anforderungen zu befolgen.

Die MiFID-Anforderungen für die Aufzeichnung von Anrufen lauten wie folgt:

Unternehmen sollten alle Anrufe dokumentieren, die zu einer finanziellen Transaktion führen können
Sie sollten den Kunden darüber informieren, dass der Anruf aufgezeichnet wurde
Bewahren Sie alle aufgezeichneten Anrufe mindestens 5 Jahre lang auf
Sie sollten in der Lage sein, bei Bedarf alle Anrufe abzurufen, die sich auf eine bestimmte Transaktion beziehen

VoIPstudio ermöglicht die Speicherung aller aufgezeichneten Anrufe. Sie können sie abrufen, wann immer Sie sie benötigen. Mit unserem Service können Sie die Anforderungen erfüllen, ohne die erforderliche Infrastruktur selbst einzurichten oder zu warten.

Immer noch Zweifel an VoIP? Melden Sie sich noch heute für eine 30-tägige kostenlose Testversion an, um zu sehen, wie sie Ihr kleines Unternehmen verändern kann!